Multitasking: 15 steg (med bilder)

Steg
Tips
Varningar

Verkar det som att det inte räcker att göra en sak i taget?? Multitasking är definitivt inte lämplig för alla situationer. För att spara tid måste multitasking göras med omsorg och uppmärksamhet.

Steg

1. Tänkamål fast. Det gamla talesättet, "Om du inte vet vart du är på väg kommer du aldrig dit" gäller även om du tar på dig flera uppgifter samtidigt.

2. Bedöm om multitasking är rätt för dina mål och de uppgifter du behöver slutföra. Om du är väldigt ärlig i din bedömning är multitasking nödvändigt? Kommer det att hjälpa dig att få mer gjort? Eller kommer det bara att resultera i att man gör flera saker långsamt eller värre?

Om din chef eller någon annan ber dig att multitaska och du känner att det är kontraproduktivt eller osäkert, försök förklara dina problem.

3. Avsätt lite tid för att ge intensiva eller komplexa uppgifter din fulla uppmärksamhet. Låt det vara känt att du föredrar att ha en timme eller två för dig själv varje dag, och använd den tiden till intensiva uppgifter som kräver din fulla koncentration.

4. Välj uppgifter som är rutinmässiga, kända eller lätta att göra samtidigt. Förvänta dig inte att ha all den uppmärksamhet som krävs för att lära sig en ny eller göra en komplex uppgift.

5. Planera framåt. Du kan inte schemalägga varje rast, eller förutsäga hur många gånger telefonen kommer att ringa under en eftermiddag, men det kan vara möjligt att välja dina uppgifter och ha en allmän ordning i åtanke där du kan utföra dem, men med onödiga upprepningar om redundans undviks.

Gör de längre eller tyngre uppgifterna först. Fyll i luckorna med de kortare, väldefinierade eller begränsade uppgifterna.

Tänk på resurser du kan hantera och fördela utöver din tid och uppmärksamhet. Om du förbereder flera ugnsrätter behöver varje rätt gräddningstid. Kan man sätta in alla i ugnen samtidigt eller måste man göra det separat??

6. arbeta framåt. Om du vet att det kommer att bli trångt på eftermiddagen, börja tidigt för att få allt klart och klart. Om du någonsin har sett restaurangpersonal lägga ner tallrikar och servetter på eftermiddagen, har du sett ett bra exempel på att arbeta framåt.

7. Ge dig själv extra tid. Om du förväntar dig frekventa avbrott, tänk på det när du planerar varaktigheten för allt annat.

8. Arbeta med en sak i taget, men varva. Jonglörer kan hålla många föremål i luften, men de brukar bara manipulera ett i taget.

På tal om uppgifter, kan snabbt byte innebära att hitta sätt att sömlöst växla mellan uppgifter. Det kanske innebär att identifiera eller till och med bygga in ögonblick när en uppgift inte kräver din omedelbara uppmärksamhet (som när tvätten ligger i tvättmaskinen eller en stekpanna är i ugnen). Det kan också innebära att ställa in en timer eller ett alarm, eller göra eller skriva en anteckning i ditt huvud för att påminna dig själv om att uppmärksamma en uppgift igen när det är dags.

9. Släpp onödiga uppgifter. Om du multitasking för att bli mer effektiv, ägna inte tid åt att göra extra saker. Undantag är en bakgrundsaktivitet som hjälper dig att fördriva tiden när en uppgift är väldigt tråkig, mekanisk eller rutinmässig. Till exempel, om att lyssna på radio eller en ljudbok lindrar tristess av att måla en vägg, gå för det.

10. Förenkla uppgifter som du inte kan lämna ifrån dig. Särskilt om det är rutinuppgifter, försök att göra dem bara så exakt som krävs. Det betyder inte att ditt arbete ska vara under genomsnittet. Leta istället efter saker som inte är effektiva och förbättra vad du kan.

11. Välj uppgifter som matchar. Du kanske upptäcker att läsning och att lyssna på det talade ordet kräver samma typ av koncentration. Försök istället att kombinera en fysisk uppgift, som att stryka kläderna, med en mental uppgift, som att lyssna på radio.

12. Välj uppgifter som är lätta att avbryta. Speciellt om multitasking består av att hantera frekventa avbrott (som telefonsamtal), välj uppgifter som du enkelt kan pausa.

När du tar en paus, gör det medvetet och gör vad du behöver göra för att påminna dig själv om att gå vidare.

Ta naturliga pauser när det är möjligt. Detta kan vara slutet på en sida eller början på en väntecykel.

13. Håll ett urval av mindre projekt eller enklare uppgifter till hands för att fylla luckorna i ett större projekt. Det vill säga, du väljer det större projektet som prioritet, men gör standarduppgifter för att fylla de ögonblicken när du befinner dig i väntan på information eller inspiration för ett större projekt.

14. Använd väntetiden effektivt. Se till att du har något att göra, särskilt på platser du förväntar dig att behöva vänta (flygplats, postkontor, tandläkare). Att läsa är en enkel uppgift som du kan göra var som helst. Att ta med kort eller ett anteckningsblock för att skriva ner idéer är också en bra idé.

15. Arbeta i en takt du kan hålla i. Ta pauser när du behöver dem, särskilt för att balansera upptagna stunder. Multitasking kan kräva mycket koncentration och kan vara en aktivitet som du inte kan hålla på i det oändliga.

Tips

Lägg märke till vad som fungerar och vad som inte fungerar. Om läxor framför tv:n tar dubbelt så lång tid som att göra läxor och sedan titta på ett program, gör inte dessa uppgifter samtidigt i framtiden.
Försök att inte överväldiga dig själv. Om du känner att du inte kan slutföra två uppgifter samtidigt, dela upp båda i hanterbara bitar och börja med bara en del.
Gör din tränings- och promenadtid till "din" tid. Gör detta under din lunchrast för att spara ännu mer tid. Eller cykla, springa eller gå till jobbet för att kombinera den tid du annars spenderar på att pendla med träningen och undvika att fastna i trafiken.
Ta med något att göra på ett möte, speciellt om du förväntar dig att ämnen ska diskuteras som inte passar dig. Om ämnet eller mötet inte gäller dig, se till att du bara kan delta i de relevanta delarna, eller be en kollega ringa dig när du behöver, och gå inte dit alls.

Varningar

Ägna alltid din fulla koncentration åt uppgifter som kan påverka din och andras säkerhet. Multitaska aldrig medan du kör.
Överdriv inte. Gör inte så många saker på en gång att inget blir gjort. Ta heller inte så mycket hö på gaffeln att du får en utbrändhet.
Kom ihåg att multitasking sänker kvaliteten på arbetet du gör och hur mycket du kan komma ihåg efteråt. Multitask bara som en sista utväg.