Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Detta är också viktigt om du vill verka intelligent när du skickar e-postmeddelandet. Om du frågar något när svaret redan står tydligt på hemsidan kan de på kundtjänst tycka att du är krävande och lat och därför olönsam. Se även de vanligaste frågorna (FAQ). Ofta finns frågan du vill ställa redan i de vanligaste frågorna. Det är därför de flesta webbplatser har en sådan sida, för att hålla e-post från kundtjänst till ett minimum.
Försök att hitta ett namn att lägga till din hälsning. På mindre företag nämns ibland namnen på kundtjänstrepresentanterna på hemsidan, så om du använder dem blir ditt meddelande mer personligt vilket gör det trevligare att arbeta med. Du kan avsluta hälsningen med ett kommatecken eller kolon. Bästa kundservice, ellerBästa kundservice:
Använd URL:en till produkten om du har en så att medarbetaren direkt kan se vad det handlar om. Skriv även ditt ordernummer i e-postmeddelandet, för det kommer de flesta anställda att fråga dig ändå. Detta ordernummer hänvisar till hur ordern är i deras system. 
Du ska självklart lägga till en bilaga till ett personligt brev när du blir ombedd att lägga till ditt CV som ett Word-dokument. Lägg heller aldrig in användarnamn, lösenord eller kreditkortsuppgifter i den.
Skicka ett mail till en kundtjänstrepresentant
Vissa människor tycker att det är svårt att skicka ett mejl till ett företags kundtjänst. Hur skriver man ett sådant brev i form av ett e-postmeddelande, medan det förr i tiden verkligen skrevs på papper? Vilka formulär eller protokoll gäller när du ställer en kundtjänstfråga?? Även om detta varierar beroende på bransch, region och kultur, finns det några allmänna riktlinjer för att säkerställa att din e-post kommer att tas emot väl av kundtjänst.
Steg
Del 1 av 3: Visa webbplatsen
1. Sök efter svaret. Innan du skriver ett e-postmeddelande till ett företags kundtjänst, se till att svaret inte bara finns på webbplatsen. Många företag lägger svar på vanliga frågor på en speciell sida på sin webbplats, vanligtvis under rubriken "FAQ" eller "Vanliga frågor".
- Du kan vanligtvis hitta dessa sidor genom att scrolla hela vägen till botten av sidan och klicka "Kontakt" eller "Kundservice".
2. Hitta sidan "Kundservice". Om du inte ser en länk längst ner på webbplatsen kan du ibland hitta sidan genom att skriva ordet i sökrutan. Du kommer vanligtvis att se ett fält med en förstoringsglasikon i det övre högra hörnet på startsidan. Skriv termer som "kundservice" eller "Kontakt" och tryck sedan på enter.
På sidan "Kontakt" innehåller vanligtvis ett e-postformulär där kunder kan skriva klagomål eller kommentarer.
Kontrollera den här sidan för att se om du kommer att få en kopia av det skickade meddelandet; Om inte, sök på webbplatsen efter en e-postadress som du kan nå från ditt personliga e-postkonto så att du har korrespondensbevis.
3. Använd sökrutan. Sök efter ämnet du vill ställa en fråga om, i samma fönster som du använde för att hitta kundtjänstens e-postadress. Om du söker på ämnet eller frågan på det här sättet kan du hitta svaret utan att behöva skicka ett e-postmeddelande.
4. Se företagets policyer. Om du inte hittar svaret på din fråga via sökrutan eller de vanligaste frågorna kan du fortfarande söka på sidan "Om oss", eller med returpolicyn. Scrolla till botten av webbplatsen igen och se vilka länkar som finns där. Leta efter en länk som kan innehålla svaret på din fråga: om oss, beställning och leverans, returer, garanti och reparation, etc.
Även om du inte kan hitta svaret i dessa länkar, kan det vara bra att kolla in sidorna så att du kan hitta ytterligare information om företaget att inkludera i ditt e-postmeddelande.
Del 2 av 3: Skriver mejlet
1. Bestäm om det är ett klagomål eller en komplimang. Alla kundtjänstmeddelanden behöver inte vara klagomål eller frågor. Kanske vill du bara tacka dem för den goda servicen. Positiva mejl är också välkomna, liksom mejl med frågor.
- Det är ett faktum att det ibland går snabbare och mer direkt att förmedla ett klagomål per telefon. E-post fungerar bättre för att uttrycka tacksamhet eller ställa en fråga som inte behöver ett omedelbart svar, men om du vill lösa problemet direkt, ring.
2. Skriv ett tydligt ämne. Se till att ämnet i e-postmeddelandet är tydligt och meningsfullt. Du vill att kundtjänstrepresentanten ska se din e-post först så att du får ett snabbare svar. Håll ämnet kort, se till att det sammanfattar ditt mejl kort och att agenten känner sig tvungen att snabbt öppna mejlet.
Till exempel: "Hunden åt garantikort - behöver bytas ut"
3. Börja med en hälsning. När du väl har kommit på ett bra ämne är nästa steg att hälsa på kundtjänstrepresentanten. Börja inte med ditt problem direkt. Du hälsar på någon i telefonen först, eller hur? Det kan vara något riktigt enkelt som "Bästa kundservice".
4. Håll dig till de vanliga skrivmetoderna. Få medarbetarens respekt genom att använda vanliga skrivmetoder. Skriv inte allt med stora bokstäver och använd inte extra stora eller tjocka teckensnitt. Använd normal interpunktion, stavning och versaler. Då kommer din e-post att tas på allvar.
5. Skriv i en artig ton. Skriv artigt, även om du lämnar in ett klagomål eller vill uttrycka din frustration. Du kommer då att värderas mer som kund och du kommer förmodligen att bli mer artig bemött.
6. Berätta vem du är. Presentera dig själv efter hälsningen. Skriv ditt namn och förklara vilken typ av kund du är och om du är förstagångskund eller återkommande kund. I båda fallen vill medarbetaren helst behålla dig som kund. Nämn även din geografiska plats om det är relevant.
7. Var specifik. Använd ett specifikt språk i din e-post. Undvik generiska termer som "min produkt". Beskriv istället i detalj vad produkten eller tjänsten är och varför du mailar den. Beskriv alla relevanta händelser så att medarbetaren vet exakt vad problemet är. Om du lägger in denna information i det första mejlet direkt slipper du ett långvarigt mejlbyte.
8. Ställ tydliga frågor. Var tydlig i ditt mejl. Vänd dig inte om. När du har hälsat medarbetaren och presenterat dig själv, börja ett nytt stycke som förklarar vad som händer, på samma specifika språk som nämndes i föregående steg.
Be omedelbart om den ersättning du vill ha. Du kanske inte vågar fråga, men lägg din blyghet åt sidan i ditt mejl. Om du vill ha något i utbyte mot en defekt produkt, säg bara till.
9. Skriv korta stycken. Se till att dina stycken är korta. Ett stycke med en, två eller högst tre meningar är lättare att läsa. Medarbetaren kan därför skanna mejlet snabbare för att se om det har företräde, och har du skrivit ett stort textblock kan ditt meddelande komma att läggas längst ner i högen eftersom han/hon inte direkt förstår vad du menar.
10. Stäng med en enkel signatur. Avsluta mejlet med en avslutande mening som sammanfattar din begäran eller komplimang, följt av en hälsning. Du kan avsluta med "vänliga hälsningar", men du kan också bara sätta ditt namn eller e-postsignatur direkt. Du kan också visa att du vill ha ett snabbt svar genom att säga: "Väntar på ditt svar", eller något i den meningen.
En e-postsignatur är ett kort textblock som innehåller ditt namn, yrke och kontaktinformation. Du kan skapa en e-postsignatur i inställningarna för ditt e-postkonto, så att den alltid visas automatiskt under ett nytt meddelande.
11. Skicka inte bilagor ännu. Skicka inte bilagor med ett första meddelande ännu. Många webbplatser har spamfilter som fiskar upp e-postmeddelanden med bilagor och lägger ditt meddelande i papperskorgen innan det läses.
12. Läs ditt meddelande igen innan du skickar det. När din e-post är klar, tryck inte för ivrigt "att skicka". Du bör läsa e-postmeddelandet igen först för att se till att det inte finns några stavfel eller stavfel som förringar ditt meddelande. Även om du skrev mejlet på din smartphone är det automatiska meddelandet "skickat från min Iphone" ingen ursäkt för att göra stavfel eller grammatiska misstag.
13. Skicka en påminnelse. Om du inte har fått svar på ditt mejl efter några dagar är det möjligt att ditt meddelande har hamnat i skräpposten, eller har hamnat längst ner i högen. Skriv ett mejl som nämner det tidigare mejlet och fråga om det togs emot väl.
Del 3 av 3: Var artig
1. Se till att du har bra grammatik och stavning. Du kanske inte inser det, men bra grammatik och stavning är en del av en artig ton. Om du gör ditt bästa för att kommunicera tydligt visar du respekt för den andra parten och visar att du generellt är en artig person.
2. Visa att du är smart. Var inte pretentiös, utan visa din smarthet genom att visa ett omfattande ordförråd. Genom att kolla in företagets hemsida och lära dig om deras policyer kan du visa att du har läst allt noggrant men fortfarande inte hittat svar på din fråga.
3. skämta inte. Smarta kommentarer och skämt har sin egen plats, och det är inte i ett mejl som ska tas på allvar, åtminstone inte i den första korrespondensen. Den sortens språk kan uppfattas som olämpligt och det vill man undvika när man har att göra med ett företag.
När du har skickat en massa e-postmeddelanden fram och tillbaka med en kundtjänstrepresentant, är det mer sannolikt att skämt accepteras och förstås.
4. Uttryck dig inte aggressivt. Även om du kan vara frustrerad över hur en produkt eller tjänst har hanterats, kommer du ingen vart att lägga den i ett argt e-postmeddelande. Om du diskuterar ditt problem med respekt och artighet kommer du att få det du vill ha tidigare.
Kom ihåg att det är svårt att sätta ord på dina känslor. Om du är upprörd över ett problem och vill ha en omedelbar lösning är det bättre att du ringer.
5. Namnge din lojalitet och tacksamhet. Om du skriver i ditt mejl hur lojal du alltid har varit mot företaget så kommer medarbetaren att uppskatta ditt meddelande och svara snabbare.
Varningar
Inkludera aldrig användarnamn, lösenord eller betalningsinformation (kreditkort eller kontonummer) i ett e-postmeddelande till kundtjänst.
"Skicka ett mail till en kundtjänstrepresentant"
Оцените, пожалуйста статью
