Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Skriv din e-post i en läsbar teckenstorlek, till exempel teckenstorlek 12. Undvik speciella stilar som kursiv stil, markerade eller flerfärgade typsnitt om inte deras användning motiveras av innehållet och syftet med ditt e-postmeddelande. Använd inte versaler i hela texten. Om du skriver allt med stora bokstäver ser det ut som att du skriker på mottagaren.
Ämnen som: "Fråga", "Meddelande från mig" eller "E-post om ett viktigt ämne" är för vaga eller överflödiga och därför helt värdelösa. Å andra sidan, ett ämne som "Program, gästlista, lunchpreferenser och mötesöversikt 12 mars".s.` alldeles för lång tid för att kunna hantera. Dessutom täcker den här titeln flera ämnen. En titel som `Möteskada rulltrappa 12 mars` är kort och tydlig. Det pekar mottagaren på ett enda huvudämne och det tillhörande datumet.
Om du inte vet namnet på den person som din e-post är adresserad till, använd en hälsning som "Dear Sir/Madam", "Dear Chairman/Dear Board", eller om nödvändigt: "Till vem det gäller". Börja inte ditt e-postmeddelande med "Hej", "Hej", "Hej" eller andra tillfälliga hälsningar. 
Om du till exempel skickar ett e-postmeddelande till en lärare, slösa inte utrymme med onödiga saker som: "Jag är Diana Franssen. Känner du mig? Kemi 221 är mitt favoritämne för tillfället. Jag gillar sättet som föreläsningarna är organiserade på. Jag kan alltid följa allt perfekt och vet alltid exakt vad jag kan förvänta mig på ett prov. På tal om tentor så ville jag fråga om nästa tentavecka.` Istället är det mycket tydligare att skriva något i stil med: `Jag heter Diana Franssen och jag tar med dig Chemistry 221. Jag skriver till dig med en fråga om en eventuell konflikt under kommande tentatider.`
slang Onödiga förkortningar eller sammandragningar Emoticons och smileys vulgärt språk Skämt
"Väntar på ditt svar, jag är kvar," `Med vänliga hälsningar,` `Vänliga hälsningar,` `Stort tack på förhand,` "Vänligt tack,"
Till exempel, lägg till en kommentar som: "Jag bifogar en kopia av mitt CV och portfolio i PDF-format.` 
Skicka ett formellt mejl
Många människor fruktar att skriva ett formellt mejl. Du använder vanligtvis e-post för att skicka personliga och informella meddelanden. Om du behöver skicka ett e-postmeddelande till en lärare, arbetsgivare, klient, statlig myndighet eller annan formell destination finns det några enkla riktlinjer att följa. Håll ditt budskap klart och koncist och följ allmänt accepterade standarder för stil, ton och formatering. Och glöm inte att läsa och kontrollera din e-post noggrant innan du skickar den.
Steg
Metod 1 av 3: Att välja rätt format
1. Använd en neutral e-postadress. Det är bäst att använda en e-postadress som är en variant av ditt riktiga namn och inte ett användarnamn, smeknamn eller smeknamn. För att skapa en e-postadress som inte består av något annat än ditt namn, utan extra siffror eller bokstäver, kan du använda punkter och/eller anslutande eller understreck.
- En mailadress som [email protected] ser till exempel inte särskilt professionell ut. Med adressen [email protected], å andra sidan gör du ett mycket mer seriöst intryck.
2. Håll dig till ett professionellt typsnitt. De flesta e-postleverantörer tillåter inte att du kan välja mellan en mängd olika typsnitt och formateringsstilar. I vilket fall som helst, i ett formellt e-postmeddelande, är det bäst att hålla sig till en traditionell stil, med ett typsnitt som Times New Roman eller Arial. Använd inte dekorativa typsnitt som Comic Sans eller Old English. Tänk dessutom på följande:
3. Välj ett kort och exakt ämne. Använd nyckelord i ditt ämne som anger exakt vad mejlet handlar om, med högst några få ord. På så sätt hjälper du till att förhindra att läsaren förbiser ditt meddelande eftersom e-postmeddelandet inte har något ämne, ett ämne som är för vagt eller ett ämne som ger intrycket att e-postmeddelandet inte är viktigt.
Metod 2 av 3:Skriv ditt meddelande
1. Välj en lämplig hälsning. Börja alltid ett formellt mejl med en lämplig hälsning. Det är bäst att ringa mottagaren vid namn (om du känner honom). I princip börjar hälsningen av ett formellt e-postmeddelande alltid med `Kära...`, följt av titeln (sir/fru), personens efternamn och ett kommatecken. Om du redan känner till personen som e-postmeddelandet är adresserat till kan du börja hälsningen med `Kära...` följt av förnamnet.
2. Presentera dig själv i första stycket om det behövs. Om ditt meddelande är riktat till någon du för närvarande inte har en befintlig relation med, till exempel en ny kund, chefen för rekryteringsavdelningen & Val av företag dit du vill söka, eller tjänsteman på kommunen, säg först vem du är och anledningen till ditt meddelande. Gör detta i en mening eller två i början av ditt e-postmeddelande.
Om du till exempel vill skicka ett e-postmeddelande till en potentiell arbetsgivare kan du säga: `Jag heter Erik van Raam. Anledningen till detta e-postmeddelande är att jag skulle vilja ansöka om tjänsten administrativ assistent som finns listad på CareerXYZ-webbplatsen.NL.`
3. Börja med den viktigaste informationen. Efter att ha presenterat dig själv och sammanfattat anledningen till ditt meddelande kan du gå vidare till huvuddelen av ditt e-postmeddelande. Placera den viktigaste informationen nära toppen. Med detta visar du respekt för mottagarens värdefulla tid och du klargör snabbt avsikten med din e-post.
Om du till exempel skrev till en tjänsteman på en statlig myndighet, är det första du kan säga: `Jag heter Aletta van Raam. Jag hittade din e-postadress på Åklagarmyndighetens hemsida. Jag skriver för att ifrågasätta stämningen jag fick den 31 december 2009 i samband med en trafiköverträdelse. `
4. Säg direkt vad det är. I ett formellt mejl är det absolut inga problem att vara direkt, så länge du är artig. Genom att springa runt i den heta röran uppnår du bara att din läsares uppmärksamhet avtar, vilket gör det svårare för honom eller henne att avgöra exakt vad du vill eller behöver.
5. håll det kort. Det finns ingen standardregel för den föreskrivna längden på ett e-postmeddelande. Ändå är det bäst att behålla en maximal längd på ytan på en skärm (på en bärbar dator eller PC) för ett e-postmeddelande.
Om ditt e-postmeddelande är relativt långt, dela upp det i flera korta stycken. Infoga en tom rad mellan två stycken, istället för att göra indrag i början av varje stycke.
6. Håll ditt språk formellt. Du skriver ett formellt mejl i ett professionellt sammanhang, varför du naturligtvis vill göra ett gott intryck. Använd kompletta meningar och artiga formuleringar. Undvik saker som:
7. Stäng din e-post ordentligt. Det som gäller för hälsningen gäller även avslutningen. Du kan stänga ett formellt e-postmeddelande på ett antal acceptabla sätt. Ange alltid ditt fullständiga namn och befattning under avslutningen. Beroende på innehållet i ditt e-postmeddelande kan du använda en eller flera av följande stängningar:
Metod 3 av 3: Förbered din e-post för att skicka
1. Lägg till de bilagor som du vill skicka. Om du behöver skicka vissa bilagor med din e-post, nämn dem i brödtexten i ditt e-postmeddelande för att meddela mottagaren att e-postmeddelandet har bilagor. Vänligen håll antalet och storleken på bilagorna små och välj traditionella och allmänt kompatibla filtyper.
2. Kontrollera din e-post noggrant för stavnings- och grammatikfel. Lita inte blint på din e-postleverantörs stavningskontroll eller ordbehandlingsprogram. Att läsa din e-post högt eller be någon annan kontrollera den åt dig är ett bra sätt att fixa stavfel, stavfel eller oklara meningar.
3. Se till att det inte finns någon konfidentiell information i din e-post. Tänk alltid på att e-post inte är ett 100 % säkert kommunikationssystem. Tänk på att e-postservrar kan hackas eller att mottagaren avsiktligt eller oavsiktligt kan dela information som du inte vill offentliggöra.
Vänligen inkludera inte lösenord, kontonummer eller annan konfidentiell information i ett e-postmeddelande.
Оцените, пожалуйста статью
