Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Tänk på tre saker du vill ska hända som ett resultat av händelsen. Det kan vara ekonomiska mål, sociala mål och personliga mål. Du har kontroll. 
Se till att hålla dina teammedlemmar informerade om dina planer. Om andra vet vad målet är kan de hjälpa dig bättre och de blir mer motiverade att arbeta med dig mot ditt mål. Om du inte kan rekrytera volontärer, anställ folk. Platsen där du organiserar ditt evenemang kan förmodligen hjälpa dig med det. 
Leta efter sätt att hålla dina kostnader låga. Till exempel en billigare plats, eller sköta inredningen själv. Ett enkelt möte som är välorganiserat ger mer intryck än en storslagen fest som visar sig vara en flopp. 
Ta tag i kalendern och fundera över vem din publik är. Är du inriktad på hemmavarande mammor och pappor? Då är en vardagsmorgon ett bra val. Riktar du dig mot studenter? Välj sedan en plats som är lättillgänglig med tåg eller cykel. Vissa platser måste bokas långt i förväg. När du vet var du vill hålla ditt evenemang, kontakta den platsen och fråga om de är tillgängliga på det datum du vill. Ordna detta så snart som möjligt; populära platser är hela månader i förväg. 
Det är viktigt att gå igenom hela listan med teamet och se vad du fortfarande saknar. Vilka praktiska problem kan du stöta på och hur kan du lösa dem i förväg? 
Fundera på andra sätt att marknadsföra ditt evenemang. E-post? Flygblad? sociala media? Fundera på hur du kan uppmuntra människor att komma till ditt evenemang och hur du kan behålla dem där under evenemanget. 
Skapa en tidslinje för varje aktivitet. När startar och slutar aktiviteten, vem behövs för vilket ögonblick, vilka attribut behöver du och när för vilken aktivitet. På så sätt växer din översikt över aktiviteter successivt till ett komplett manus. 
Gå igenom planeringen i detalj med ditt team och dina volontärer. Är allt rätt? Var finns det fortfarande flaskhalsar i planeringen, och hur löser man dem tillsammans? Se till att det inte finns några problem inom teamet. Ni behöver inte alla vara varandras bästa vänner, men se till att människor kan fungera bra tillsammans. 
Det är viktigt att besökarna på evenemanget känner sig välkomna. Ha en mottagningskommitté på en eller två personer som välkomnar alla vid entrén och kan svara på frågor från besökare. 
Vilka sociala medier som är bra att använda beror på vem din målgrupp är. Snapchat och Weibo för unga, Instagram för äldre ungdomar, Twitter för personer i trettio- och fyrtioårsåldern, LinkedIn för (oftast högutbildade) arbetare. 
Se till att behålla alla kvitton och fakturor. Du kommer att behöva dem alla. Ju tydligare du har koll på detta från början, desto lättare är det senare att hitta vissa fakturor och göra bokföringen. 
Fundera på vem din målgrupp är och välj de medier som matchar. Ovan har vi redan pratat om olika sociala medier. Detsamma gäller pappersmedia: ta reda på vilka tidningar eller tidskrifter din målgrupp läser, och annonsera i dem. 
Ta dig tid för detta. Sluta inte tänka på saker förrän du har kommit på minst fem saker du inte tänkt på tidigare. Pennor, första hjälpen-satser, förlängningssladdar, blädderblock, klädhängare m.m. 
Beställ mat och dryck i tid, eller få dem tillagade på plats (glöm inte kaffet – och mjölken, sockret, sötningsmedel, skedar och kakor). Om det finns mat till besökarna under ditt event (snacks eller en måltid), se till att ta hänsyn till kostbehov (vegetariskt till exempel, men glutenfritt är också populärt nuförtiden). Kontrollera om det finns tillräckligt med bord, stolar, mikrofoner, beamers, podier, etc. Tillhandahåll ytterligare utrustning vid behov. 
Anta att cateringfirman inte är närvarande vid överenskommen tid. Vad gör du då? Du går till din superbehändiga lista på din telefon och ringer dem. Åh, de trodde att du skulle komma och hämta de där 100 kilona grillköttet själv? Åh varför inte. Du ger adressen till Tim, han hoppar in i bilen och ordnar det. En kris har förhindrats. Och till nästa gång vet du att du måste ordna en annan cateringfirma, eller åtminstone göra tydligare överenskommelser. 
Prata med din platskontakt. De känner till platsen bättre än någon annan. Finns det saker du bör ta hänsyn till?? Volym på musiken eller en föreskriven stängningstid till exempel? 
Även om ingen har några fler frågor så kollar du om alla vet vad de ska göra. Se om samarbetet fortfarande går bra, och fixa det om det inte är det. 
Ring eller skicka meddelande till VIP-gäster för att påminna dem om att de förväntas. Du kommer att märka att några av dem redan hade glömt det. 
Kontrollera om du har tillräckligt med volontärer. Oavsett hur lojalt ditt lag är kan någon alltid bli sjuk. Ordna byte vid behov. 
Du kan göra detta för alla besökare, eller bara för huvudgästerna och dina volontärer. 
Om du verkligen vill vara superorganiserad kan du göra ett manus för alla talare och volontärer. I den lägger du den information som är relevant för talarna eller volontärerna. För volontärerna kan det till exempel vara en översikt när vilken utrustning behövs var, eller ett städprotokoll. 
Om dina teammedlemmar har föremål hemma som de behöver ta med sig, påminn dem om det. Det skulle vara synd om du bara fick reda på under evenemanget att den 12.000 pappersmuggar för kaffe finns fortfarande någonstans på en vind. 
En banderoll vid entrén hjälper till att göra det tydligt för besökarna vart de ska gå. Se också till att parkeringen är väl markerad. Skapa en receptionsdisk. Se till att det är tydligt för talare och besökare var de kan rapportera. Ovan har vi redan pratat om en välkomstkommitté; se till att en eller flera av dina teammedlemmar är redo att välkomna besökare. Slå på musik. Speciellt om det är lite tyst i början, så hjälper musik till att förhindra obekväma tystnader. 
Om du vill bli ännu bättre, anlita en professionell fotograf. Du har redan tillräckligt att göra, och oavsett hur bra din iPhone eller Samsung är, tar en professionell fotograf ännu bättre bilder. 
Du kan också ge dina besökare en länk till en onlineundersökning som de kan ge feedback med. Om dina deltagare låter dig veta vad de gillade med evenemanget och vad de inte gillade, kan du skapa ett ännu bättre evenemang nästa gång. 
Kontrollera att dina besökare inte har lämnat något bakom sig. Om värdesaker lämnas kvar, vänligen meddela lokalen att du tar dem med dig så att du kan lämna tillbaka föremålen när ägaren rapporterar. Om något skadades under evenemanget, vänligen meddela din kontaktperson på platsen. De får reda på det i alla fall, och då är det bättre att vara öppen med det direkt. Städa upp avfallet så gott det går. Se i alla fall till att allt avfall ligger i papperskorgar eller avfallspåsar. Platsen kan sedan slänga avfallet. 
Tack alla teammedlemmar, speciellt sponsorer och volontärer. Det hade inte varit möjligt utan dem. Slutför bokföringen. Gör det så snart som möjligt. Ju förr du får det här över, desto bättre. Ordna en tackfest för era volontärer och sponsorer. Du vill att de ska känna sig uppskattade och du vill att de ska veta hur viktiga de är. Returnera hyrt material. Meddela VIP-gäster hur mycket du uppskattar att de deltar. Publicera de bästa bilderna på evenemangets webbplats. 
Om du får feedback, agera på det. Om du inte får feedback från deltagarna, fråga dina teammedlemmar vad de tyckte om evenemanget och samarbetet. Bestäm vad du kan göra själv, vad dina teammedlemmar kan göra och vad du behöver hjälp från andra till. Om du kan anställa andra beror på hur mycket du behöver deras hjälp och vad din budget är. Leende. Glad utseende gör underverk. Du mår bättre och dina teammedlemmar gör det lilla extra. Gör personer i ditt team ansvariga för följande: sponsorer besökare VIP-gäster och talare Logotypdesign, slogan, hemsida Priser, certifikat, besöksväskor, avskedspresenter Transport, catering, läge Press och marknadsföring Om andra erbjuder sin hjälp (händer, saker eller pengar), svara omedelbart och tacka dem uppriktigt. Saker att tänka på när du väljer en plats och förhandlar om priset: Kapacitet Mat och dryck alternativ Tider (när eventet kan starta finns det en fast sluttid, du kan ställa in saker dagen innan) Ljus (särskilt viktigt om ditt evenemang är på natten) Vilken utrustning finns (mikrofoner, projektionsdukar, förstärkare, etc.) Möbler (bord, stolar, dukar) Är musik tillåten Tillgänglighet Tillgång till extra utrymmen för organisationen, omklädningsrum m.m Totala kostnader Planering är nödvändig. Du diskuterar planeringen och bestämmer den med ditt team. hålla fast vid det. Under evenemanget har teammedlemmar ansvariga för: Övergripande samordning Mottagande av talare Mat och dryck Scenaktiviteter Ordförande för dagen / presentation Utrustning (ljud, ljus, datorer, etc.) Fotografi Mottagande av besökare Parkering Säkerhet Saker att tänka på när du anger ett datum: Är dina viktigaste gäster tillgängliga på det datumet Vilken typ av dag fungerar bra för din målgrupp Om det finns ett problem, skyll inte på andra – lös det. Om du anordnar ett riktigt stort evenemang, se till att ha säkerhet och första hjälpen närvarande.
Organisera ett evenemang
Att organisera ett event är ett stort jobb. Det finns mycket att titta på. Du kan undvika mycket stress om du planerar väl. Bra förberedelser börjar månader i förväg. Vad måste du tänka på så att du är friden själv på den stora dagen? Nedan hittar du användbara tips med vilka du kan ordna allt in i minsta detalj.
Steg
Del 1 av 4: Börja planera månader i förväg
1. Bestäm syftet med evenemanget. Vet du vad målet är ger det ett bra handtag att designa ditt event. Vill du överföra kunskap om ett specifikt tema? Vill du rekrytera givare för en god sak? Eller bara ordna en stor fest? Försök att göra målet så konkret som möjligt: vad vill du uppnå och varför.
- Målet är ditt uppdrag. Din väg till framgång. Om du vet exakt vad du vill är det mycket lättare att uppnå det.
2. Fyll i ditt mål. Vad exakt är det du vill uppnå? Med detta menar vi inte hur många personer du vill komma, eller om evenemanget överhuvudtaget äger rum, utan vad du vill uppnå med ditt evenemang. Om du till exempel vill rekrytera givare för en god sak, är du nöjd om du har 5 nya givare, eller 50, eller 500? Eller vill du att folk ska bli övertygade om en viss idé? Eller att andra månader senare fortfarande gillar videorna från ditt parti på Facebook?
3. Rekrytera volontärer. Att organisera ett evenemang görs inte på egen hand. Du behöver teammedlemmar med olika färdigheter. Personer som kan hjälpa dig med att göra upp manus och budget, som kan göra inbjudningar och affischer, men också personer som är med på själva dagen, till exempel för att välkomna gästerna och för att städa efteråt. Ditt team hjälper dig att få jobbet gjort. Om det är möjligt, se till att du samlar människor runt dig som du känner och som du litar på.
4.Lägg upp en budget. Din budget bör innehålla alla möjliga utgifter och intäkter. Du tar även med sponsorpengar i detta. Om du inte ställer upp en budget kommer du att sluta med en hög med kvitton och ett tomt bankkonto. Var realistisk från första stund. Detta förhindrar otäcka överraskningar.
5. Ställ in ett datum och en plats. Detta är det viktigaste när du organiserar ditt evenemang. Utöver ditt tema är datum och plats avgörande för folks val om de vill komma eller inte. Du vill välja ett datum där många kan åka och en plats som är lättillgänglig och attraktiv för din målgrupp. Tänk också på att platsen måste vara överkomlig för dig.
6. Tänk på logistik. Logistiken av allt. Hur mycket parkeringsplats behöver du och hur mycket finns tillgängligt? Är platsen tillgänglig för funktionshindrade?? Hur många användbara utrymmen har platsen? Vilken typ av utrustning behöver du? Vilka extra saker behöver du (vatten till högtalarna, namnskyltar, pärmar etc.) och vilka måste du betala extra för? Hur många personer behöver du för att allt ska fungera smidigt?
7. Tänk på marknadsföring. Tänk på en affisch som nämner datum och tid för evenemanget, platsen, huvudgästen eller gästerna, evenemangets namn och evenemangets tema. Du behöver inte designa en sista affisch i detta skede, men det är bra att göra ett koncept i förväg för att se hur coolt det kommer att bli och använda det som underlag för annat reklammaterial.
8. Organisera dig själv. Kan du fortfarande se skogen för träden? Ta ett djupt andetag och öppna Excel. Gör en första planering av aktiviteterna under ditt evenemang. Vilka aktiviteter ska du organisera och hur passar de alla in den ena dagen. Skapa olika flikar för att organisera dina tankar. Ju fylligare Excel blir, desto tydligare blir det i ditt huvud.
Del 2 av 4: Organisera evenemanget två veckor i förväg
1. Se till att allt är ordnat. Minst två veckor i förväg måste datum, plats, huvudgäst, volontärer under evenemanget och namnet på evenemanget bekräftas. Se till att alla dessa viktiga saker bekräftas i svart och vitt.
2. Samla ditt lag. Diskutera den slutliga budgeten och det dagliga schemat med ditt team. Om det finns några frågor om budget eller planering är det nu dags att få ut dem. Vet alla vad som förväntas av honom eller henne??
3. Delegera arbete till flera personer och låt någon med erfarenhet koordinera det. Om det är ett mycket stort evenemang behöver du flera koordinatorer med en person som håller den totala översikten.
4. Se till att informationen om ditt evenemang på internet är uppdaterad. Du är förmodligen på Facebook och Instagram med ditt evenemang, men det finns andra webbplatser där du kan annonsera ditt evenemang. Till exempel Meetup och Nearify. Om du vill sälja biljetter online finns det flera hemsidor som du kan ordna detta genom, till exempel GO-biljetter.
5. Samla sponsorer. Att anordna ett event kostar mycket pengar. Du vill inte betala för allt själv. Om du tar ut en entréavgift kan du få tillbaka en del av dina utgifter, men sponsorer kan också bidra ekonomiskt (eller en sten). Till exempel, i utbyte mot ett ekonomiskt bidrag kan du nämna namnen på sponsorer på affischen eller din hemsida, men du kan också ge sponsorer möjlighet att få sitt eget reklammaterial utdelat under evenemanget.
6. Marknadsför ditt evenemang. Vi har nämnt affischen tidigare. Dessutom kan du tänka dig flygblad, annonser i lokaltidningar, pressmeddelanden m.m. Se till att folk vet vilket fantastiskt evenemang du organiserar. Du vill vara komplett i den praktiska information som människor behöver. Ge tillräckligt med insikt om innehållet i ditt evenemang för att göra människor nyfikna.
7. Samla material för ditt evenemang. Beroende på ditt evenemang inkluderar dessa priser du vill ge, pennor och anteckningsblock, presenter du ger till talare och volontärer som tack, och så vidare. Glöm inte de självklara sakerna som bord och stolar, dukar, ljudutrustning och vägvisare.
8. Var beredd på vad som helst. Se till att foton och videor tas. Se till att det finns transport för högtalarna. Se till att det finns mat till städpersonalen. Bocka av det du redan har ordnat så att du vet vad du fortfarande behöver ordna.
9. Skapa en lista med kontaktuppgifter. Samla in telefonnummer, adresser och e-postadresser till dina teammedlemmar. Gör även en lista med kontaktuppgifter till talare och andra gäster, och på alla leverantörer. Om någon inte dyker upp eller är försenad kommer den här listan att spara dig mycket sökande efter rätt telefonnummer.
10. Gå till platsen med dina teammedlemmar. Se till att du vet var parkeringsplatserna, toaletterna, omklädningsrummen, entréer och nödutgångar finns. Se även vilka butiker som ligger i närheten och var du kan få extra baguette i sista minuten vid behov. Se till att du känner till platsen och den omedelbara omgivningen som din egen bukkappa.
Del 3 av 4: Pricka i:et en dag i förväg
1. Hålla sig lugn. Du kan göra det. Det är otroligt viktigt att hålla sig lugn och inte studsa. Du har haft månader av förberedelser; allt är klart. Det kommer att bli bra. Ju lugnare du är, desto lugnare är ditt team och desto smidigare går evenemanget.
- Du kan verkligen göra det. Du ordnade allt. Du har kartlagt alla möjliga problem, och om något går fel vet du vad du ska göra.
2. Gör en sista kontroll med ditt team. Se till att alla dina teammedlemmar vet hur man tar sig till platsen, vilken ingång man ska ta och vilken tid man ska vara där. Du vill inte få samtal från förlorade lagmedlemmar fem minuter före start.
3. Kontrollera alla inbjudningar och svar på dem. Se till att din gästlista är komplett; bearbeta de senaste inloggningarna och utloggningarna. Observera att inte alla som anmäler sig faktiskt kommer att delta. Beroende på typ av evenemang kan det bara vara så att 30 % av de som anmält sig ändå avbokar.
4. Gå till platsen och kontrollera om allt är ok. Är utrymmena rena och tillgängliga?? Är all utrustning ansluten och fungerar?
5. Förbered besöksväskorna. Om du ska ge alla en påse vid ankomst, se till att du har fyllt den i förväg. Till exempel med en flaska vatten, ett anteckningsblock, en penna, ett flygblad och information som besökarna behöver som schemat för de olika aktiviteterna. Du kan också lägga en liten minnessak i påsarna. Detta visar att det är ett genomtänkt och organiserat evenemang. Med en sådan gåva känner sig besökarna uppskattade.
6. Skriv ut manuset. Skriptet på din telefon är användbart, men ett pappersskript hjälper dig att hålla en bättre överblick, särskilt om det är många sidor. Skriptet innehåller all nödvändig information. Från minut till minut registreras det hur ditt evenemang går.
7. Gör en checklista över saker att ta med till lokalen. Checklistan innehåller åtminstone din telefon, listan med kontaktuppgifter och scenariot. Gör en checklista, kolla listan, kolla listan igen och ta med dig allt du behöver.
Del 4 av 4: Få evenemanget att fungera smidigt på dagen
1. Var där i tid. Kontrollera att alla är närvarande och att all utrustning fungerar. Har någon fortfarande frågor? Om du har tid, gå runt kaffet och ta ett peptalk. Ditt team kan göra det. du kan göra det.
- Se till att dina teammedlemmar är igenkännbara, till exempel genom ett färgat märke. Besökarna vet då vem de ska kontakta om de har några frågor.
2. Gör i ordning klädseln. Inuti och utanför. Vill du ha ballonger på brevlådan? Lyktor på toaletten? Affischer på dörrar och i korridorerna? Om du har flera rum, se till att ha bra skyltning.
3. Se till att ditt team vet vad som händer. Om en talare är sen, se till att den som är ansvarig för den aktiviteten ordnar något så att besökarna inte känner sig vilse. Om en paus tar längre tid än planerat, se till att ditt team vet att programmet behöver justeras. Det händer alltid saker som gör att du måste avvika från ditt schema. Se till att du kommunicerar om detta med ditt team så att alla vet att saker och ting kommer att bli annorlunda och hur det kommer att lösas.
4. ta bilder. Självklart vill du också ha något att minnas denna fantastiska dag med. Dessutom gillar de flesta att ta bilder. Ta även vackra bilder på banderoller från sponsorer, entrén och översiktsbilder med grupper av människor. Vem vet, du kan använda dessa bilder som reklammaterial för ditt nästa evenemang.
5. Ge en avskedspresent till dina besökare. När dina deltagare går hem efter ett lyckat evenemang, ge dem en minnessak om du inte redan har gjort det vid ankomsten. Ett flygblad som tillkännager nästa evenemang är också bra att dela ut.
6. rena. Även om platsen ansvarar för städningen, se till att du lämnar den städad. Ta även bort alla affischer, ballonger och andra dekorationer. Dela upp arbetet mellan dina teammedlemmar; Många händer gör jobbet lätt.
7. Hantera alla saker som behöver göras efter evenemanget. Beroende på typ av händelse kan det inte vara något alls, eller en lång lista med tack som ska delas ut och kvitton som ska behandlas. Här är några idéer för att komma igång:
8. Samla in feedback från besökare, volontärer och talare. Vad tyckte de gick bra, vad mindre bra? Vad kan bli ännu bättre nästa gång? Vad skulle du ha gjort annorlunda? Vad fungerade bra och vad som inte fungerade? Skulle du ordna ett sådant evenemang igen? Vad lärde du dig?
Tips
- De olika aktiviteterna som är involverade i att organisera ett evenemang är precis som de olika funktionerna i ett företag. Att göra bokföringen är ekonomiavdelningen, reklam är marknadsavdelningen, att skriva pressmeddelanden och närma sig lokala medier är PR-avdelningen, och så vidare.
- Dokument och utrustning du behöver förbereda:
- Budget
- Tidtabell (planering av varje aktivitet under evenemanget)
- Inbjudningar
- Lista över inbjudna
- manus
- Tal
- Högtalarlista
- Översikt över kontaktuppgifter
- Checklista över saker att ta med
- Checklista över saker att göra
- pressmeddelande
Varningar
- Få inte panik. Du har allt välorganiserat och förberett. Är något fel? Håll dig kall och lös det.
- Under evenemanget kan det bli rörigt och spänningar kan byggas upp mellan dina teammedlemmar. Håll dig lugn, ha överblick och se till att dina teammedlemmar tar pauser i tid.
Оцените, пожалуйста статью
