Ta minuter (med bilder)

Steg
Tips
Varning

Grattis, du har precis blivit vald eller utsedd till sekreterare i styrelsen! Vet du hur protokollföring under ett möte fungerar och hur man utarbetar och presenterar protokollet?? Nedan följer en steg-för-steg-förklaring av hur man för protokoll från både informella möten och mer formella möten, för vilka du kanske också vill använda den mycket använda mötes- och konferenshandboken i USA Roberts ordningsregler (bokstavligen: The Rules of Robert) vill rådfråga.

Steg

Del 1 av 4: Förbereder

1. Se till att du är bekant med organisationens mötesregler. Om sekreteraren är tänkt att ta officiella protokoll, fråga om du behöver följa Roberts regler eller en annan guide. Om reglerna är mindre officiella, fråga vad som exakt ska finnas med i protokollet och hur de kommer att användas.

Som anteckningstagare behöver du inte kunna alla Roberts regler utantill. Det kan dock vara bra att köpa boken (eller låna av ordföranden), eftersom den innehåller mycket användbar och specifik information.
Se till att du vet vad din roll är. Det är möjligt att sekreteraren eller sekreteraren inte deltar i mötet, men det är också möjligt att han eller hon deltar i diskussionen och samtidigt för protokoll. Sekreterarens roll är i alla fall alltid mer blygsam och han eller hon är mindre framträdande än organisationens ordförande eller den som leder mötet.

2. Förbered en modell i förväg. Mötesprotokoll innehåller ofta mycket av samma information. Skapa därför en modell med standardformat där du redan inkluderar återkommande delar. I vilket fall som helst, reservera plats för följande information:

Organisations namn.

Mötestyp. Är det ett ordinarie vecko- eller årsmöte, ett mindre utskotts sammanträde eller är det sammankallat av särskilda skäl?

Datum, tid och plats. Lämna utrymme för start- och sluttider (öppning och stängning).

Namnet på ordföranden eller den person som leder mötet och namnet på sekreteraren (eller deras suppleanter).

Lista över "skötare" och "frånvarande" som ber om ursäkt. Det här är ett fint namn på närvarolistan. Anteckna om beslutförhet (det minsta antal personer som behövs för att rösta om ett förslag) är närvarande.

Plats för din signatur. Som anteckningsskrivare måste du alltid signera ditt arbete. Om protokollet behöver godkännas kan ytterligare underskrift krävas. Detta beror på organisationens policy.

En agenda, om det finns en. Om ordföranden eller den som leder mötet inte har bett dig att förbereda en dagordning bör dagordningen finnas tillgänglig på begäran. En agenda är ett bra verktyg för att skriva mötesprotokoll.

3. Se till att du har en anteckningsbok eller bärbar dator med dig. Vad du än tar med dig, se till att det är något du trivs med att arbeta med. Om du ska ta minuter oftare, köp ett speciellt anteckningsblock eller skapa en mapp för det på din dator.

Om du tog protokollet från ett tidigare möte och det ännu inte har lämnats in för godkännande, ta med protokollet till mötet också.

Du kan valfritt spela in mötet med en röstinspelare. Detta kan vara användbart när du räknar ut protokollet, men du bör alltid göra anteckningar också. Om du spelar in mötet, fråga om alla håller med och se till att protokollet inte är en ordagrant utskrift av inspelningen.

Du kan göra anteckningar snabbare med hjälp av stenografi eller stenografi, men du behöver inte skriva ner varje ord när du tar minuter. Det är ännu bättre att låta bli.

Om avsikten är att alla ska kunna följa dig medan du tar minuter kan du använda en overheadprojektor eller presentationsställ. Se till att du kan ta med dig dina anteckningar snyggt och utan fläckar eller rynkor efter mötet för att vidareutveckla protokollet.

Del 2 av 4: Att göra anteckningar

1. Passera en närvarolista. Så fort alla är där, lämna ett papper (eller vid stora möten med mycket folk, flera ark) med plats för allas namn och kontaktuppgifter. Du kan använda detta efter mötet för att fylla i avsnittet `närvaro` i din modell, men du kan också bifoga den ifyllda namnlistan direkt till protokollet.

Om det är många som du inte känner (nåja), kan det vara bra att rita en karta över alla platser och fylla i den genom att be alla närvarande en efter en att presentera sig. Håll den här kartan till hands medan du tar några minuter så att du kan ringa folk vid namn om det är lämpligt (se nedan).

2. Fyll i så många delar av modellen som möjligt. Medan du väntar på att mötet ska börja kan du redan nu skriva ner organisationens namn, datum och plats för mötet och typ av möte (till exempel: veckostyrelsemöte, möte i en särskild kommitté, etc.). När mötet börjar, notera öppningstiden.

Om du inte har en modell, skriv ner denna information i början av dina anteckningar.

Om stämman kallats av särskild anledning eller vid särskild tidpunkt, behåll kallelsen som skickats till medlemmarna. Lägg till kallelseförrättaren som bilaga till det detaljerade protokollet.

3. Notera resultatet av det första förslaget. Ett officiellt möte börjar vanligtvis med ett förslag (formellt: en motion) om att godkänna dagordningen, så det tar vi som exempel här. Om mötet börjar med ett annat förslag, skriv ner minst samma relevanta information:

Officiellt, när man lägger ett förslag (eller lämnar in en motion), säger någon "jag föreslår" (på engelska: "jag flyttar"). Så det sägs sedan `Jag föreslår att jag godkänner dagordningen.`

Namnet på den person som lämnar in motionen (dvs den som lämnar förslaget).

Resultatet av omröstningen. Om omröstningen är för, skriv "förslag antaget".` Om rösten är emot, skriv `förslag avvisat`.`

Om ett förslag är för långt för att skrivas ner ord för ord, fråga om motionen kan lämnas skriftligen. Om detta händer oftare kan du fråga utanför mötena om detta inte kan bli officiell policy för motioner eller förslag från en viss ordräkning.

Om du har upprättat dagordningen är det även möjligt att du är minutskrivare och den som lämnar in denna motion samtidigt. Det är inget problem. Så länge du förblir opartisk kan du spela in dina egna handlingar i protokollet utan problem.

4. Notera övriga förslag under mötet. Lyssna noga på alla diskussioner, men (om inget annat anges!) skriv inte ner dem. När ett nytt förslag görs, skriv bara ner relevant information.

För varje nytt förslag, glöm inte att skriva ner den exakta lydelsen av motionen, namnet på den som lämnar motionen och resultatet av omröstningen.

För vissa motioner måste förslaget stödjas med en sekund innan det kan röstas om. Till exempel, om någon säger "Jag stöder motionen" eller "Jag stöder förslaget", skriv personens namn som en andra.

Om du vill att motionen ska upprepas men du inte känner till namnet på den person som skickar motionen, avbryt mötet artigt och fråga personen om hans eller hennes namn. Att skriva ner rätt information exakt är tillräckligt viktigt för att motivera ett kort avbrott.

När ett förslag ändras, skriv bara om förslaget i dina anteckningar. Såvida inte alla håller med om ändringen och det skapar en hel del diskussioner, finns det ingen anledning att notera att en ändring (officiellt: ändring) har gjorts.

5. Lyssna noga på alla rapporter och rapporter och be om en kopia. När någon läser en rapport, nyhetsbulletin eller liknande högt, skriv personens namn (eller namnet på den underkommitté som skrev det första utkastet). Om det innebär en motion, skriv ner den på samma sätt som alla andra förslag.

Det är till stor hjälp att se till att du får en kopia i slutet av mötet. Observera att i slutet av mötet måste du be läsaren eller den som leder mötet (ordföranden för organisationen eller mötet) om en kopia. När du har skrivit protokollet, lägg till en kopia av varje rapport eller rapport som en bilaga.

Om inga kopior finns, notera var originalet förvaras eller be om det efter mötet vid behov.

När en medlem i mötet rapporterar något muntligt, istället för att läsa den skrivna texten, skriv en kort, objektiv sammanfattning av rapporten. Undvik specifika detaljer och citera inte talaren ordagrant.

6. Registrera alla vidtagna åtgärder och tilldelade uppgifter. Detta inkluderar vad som sägs om utförandet av de uppgifter som tilldelats vid det föregående mötet samt eventuella nyligen tilldelade uppgifter och åtgärder som ska vidtas. Är någon i uppdrag att skriva ett brev? Skriv sedan ner namnet på den personen och instruktionerna som ges.

Beroende på hur formellt mötet är kommer många av dessa åtgärder att falla under rubriken "motioner" (eller "förslag"). Under ett mer informellt möte, håll öronen öppna för eventuella mindre tydligt formulerade beslut.

Ange kort, om det ges, anledningen till att ett visst beslut fattades.

7. Notera alla ordningspunkter. När en invändning görs mot ett visst förfarande, skriv in invändningen i sin helhet, skälen till den och det fullständiga beslutet som formulerats av ordföranden.

Glöm inte att i protokollet inkludera hänvisningar till Roberts ordningsregler, organisationens stadgar eller företagsprotokoll.

8. Spela bara in diskussionssammanfattningar när du uppmanas. Officiellt bör protokollet vara en uppteckning över vad Gjort är och inte av det som är sa är. I alla fall, i första hand, följ alltid organisationens regler så noggrant som möjligt.

Var så objektiv och opartisk som möjligt när du noterar diskussioner. Inkludera konkreta punkter, inte åsikter, och använd så få adverb eller adjektiv som möjligt. Försök att skriva så torrt, sakligt och tråkigt du kan!

Nämn inga namn i diskussionssammanfattningen. Detta är särskilt viktigt i heta diskussioner som kan förolämpa vissa personer.

9. Säkerställ en bra avslutning i slutet av mötet. Notera vilken tid mötet stängde. Glöm inte att ta med kopior av eventuella rapporter eller be någon att mejla dem till dig.

Läs alltid ditt protokoll för att se om något saknas och om ytterligare förklaring bör ges någonstans. Om du behöver fråga någon om något, gör det innan alla andra har åkt.

Del 3 av 4: Träna minuter

1. Börja med detta så snart som möjligt. Det är bäst att skriva ut det officiella protokollet direkt efter mötet, när allt fortfarande är färskt i minnet.

2. Skriv mötesprotokollet på en dator. Om du använde en bärbar dator under mötet har du redan gjort det. Spara dina anteckningar och öppna ett nytt dokument för protokollet så att du i slutet kan lägga dina anteckningar och protokollet sida vid sida för att jämföra dem.

3. Ordna dina anteckningar i tydliga stycken. Börja ett nytt stycke för varje motion, beslut och ordningsfråga. Observera följande när du förbereder protokollet:

Undvik stavnings- och grammatikfel. Använd stavningskontroll om det behövs.

Skriv hela texten i samma verbtid. Använd antingen dåtid eller nutid, men blanda inte ihop dem i samma dokument.

Protokoll bör vara så objektiva och opartiska som möjligt. Din egen åsikt ska aldrig förekomma i protokollet. Du ska skriva en objektiv och opartisk rapport som kan användas av alla.

Använd ett enkelt, exakt språk. Skriv om allt som låter vagt i mer exakta termer och ta bort alltför färgglada beskrivningar eller ulligt språk.

Inkludera bara de åtgärder som vidtagits, inte diskussionerna. Om du inte har blivit instruerad att skriva ner alla diskussioner, fokusera bara på vad Gjort är, och inte på allt som är sa är.

Numrera sidorna för enkel referens senare.

4. Skicka ett första utkast till protokoll till alla som deltog i mötet. Du kan använda kontaktuppgifterna på närvarolistan eller, om du inte har den, fråga mötesordföranden hur du når alla.

5. Få protokollet godkänt. Du kan bli ombedd att läsa upp protokollet vid nästa möte och lämna in det för godkännande. Om förslaget antas, ange på protokollet att det har godkänts.

Om protokollet korrigeras innan det godkänns, ändra dokumentet och ange i slutet att protokollet har rättats. Du behöver inte ge beskrivningar av specifika korrigeringar.

Om någon efter protokollföring lämnar in ett rättelseyrkande, ta med den exakta lydelsen av den motionen i det aktuella protokollet och anteckna om förslaget har antagits eller inte.

Del 4 av 4: Använda mötesmallar

1. Besök en webbplats för mallar för mötesprotokoll. Med dessa färdiga mallar sparar du tid när du ställer in dina minuter och undviker misstag.

2. Ta dig tid att surfa på webbplatserna. Använd sökfunktionerna och bläddra bland alternativen för att hitta den som passar dig bäst.

Om du behöver en specifik typ av mall, säg en viss standard, bläddra på webbplatserna för dina specifika behov och ladda ner en genom att klicka på "ladda ner" eller "använd mall"-knapparna. Se till att förvara den på en plats som är lätt att hitta så att den inte försvinner.

3. Öppna filen. Nu när du har laddat ner den, extrahera filen och öppna den i Microsoft Word eller Excel. Använd den senaste versionen av Microsoft Word för bästa kvalitet och användarvänlighet. Att hålla sig uppdaterad gör arbetet lättare och låter dig dra nytta av nya funktioner.

4. Lägg till din företagslogotyp och copyright-skylt i rubriken. Ta bort den andra provlogotypen – men se till att läsa användarvillkoren för webbplatsen du fick mallen från först. På så sätt slipper du onödiga juridiska problem.

5. Ändra titeln. I rubrikområdet markerar du orden "Möte/Grupp" och skriv rubriken för dina mötesprotokoll.

6. Ändra temat (valfritt). För att få din mötesmall att se vackrare och professionellare ut, överväg att ändra färgerna eller välja ett redan skapat tema. Det är enkelt: hitta fliken "Sidlayout" och följ den till avsnittet "Färger och teman". Där kan du anpassa hur din mall ser ut. Du kan också få den matchad med färgerna på din företagslogotyp.

7. Namnge mallsektionerna. Mallen måste innehålla flera fältnamn. Kanske behöver du mer, kanske mindre, eller så gillar du inte hur de är märkta. Anpassa dem efter behoven på dina möten.

8. Spara mallen på din bärbara dator så att du kan ta med den till möten och ta protokoll. Fortsätter du använda Microsoft Office går det snabbt och enkelt och du ska kunna hänga med i mötet på ett ännu mer organiserat och precist sätt än tidigare. Du kan också skriva ut din mall för att handskriva dina anteckningar, men se till att hålla fälthöjden för att se till att du får plats med så mycket information som du behöver.

9. Korrekturläs din mall. Grattis! Din mötesprotokollmall är klar. Din produktivitet och noggrannhet i möten bör öka exponentiellt nu när du har en mall som vägleder dig och organiserar dina tankar. Som med alla projekt, bläddra i mallens detaljer för att se om något saknas eller är oklart. När du är säker på att allt är i sin ordning kommer din mall att vara redo att användas och du är redo för dina kommande möten.

Tips

Skriv protokollet direkt efter mötet. Detta fungerar bäst när allt fortfarande är färskt i minnet. Det är därför viktigt att de närvarande så snart som möjligt får ett exemplar där de tilldelade uppgifterna skrivs ut.

Sätt dig så nära mötesordföranden som möjligt så att du kan förstå allt klart och be om förklaringar diskret.

Be folk skriva ner sina förslag så att du inte behöver göra det på plats.

Förvara protokollet på en säker plats.

Du kan när som helst avbryta mötet och be om en förklaring.

Protokoll är mycket viktiga. De förvaras i ett arkiv och konsulteras ibland flera år senare. Särskilt när det kommer till en juridisk fråga kan någons rykte bero på det.

Läs vissa utdrag Roberts ordningsregler, speciellt delen om hur man blir en bra sekreterare.

Lista saker i den ordning de händer. Om ett visst ämne nämns två gånger, skriv ner det två gånger också, och sammanfatta det inte under en nämnare.

Varning

Gör inte protokollen för detaljerade. Även om du blir ombedd att visa diskussionerna, gör det så kortfattat som möjligt. Begränsa dig till att visa huvudpunkterna, annars blir det snabbt för mycket och du tappar koll och riskerar att ta in alla typer av irrelevanta detaljer.
Protokollet bör aldrig återspegla anteckningstagarens personliga åsikter eller känslor!
Om en del av mötet omfattas av tystnadsplikt mellan till exempel en advokat och dennes klient ska du inte göra anteckningar om den delen. Notera istället att "styrelsen informerade om att samtalet var föremål för tystnadsplikt mellan advokat och klient". Inget protokoll fördes från mötet.
När du för protokoll från ett konfidentiellt möte enligt beskrivningen ovan, gör separata protokoll och förvara dem inte tillsammans med protokollen från vanliga möten. Ange tydligt att det är konfidentiell information och se till att det är tydligt vem som har tillgång till den.