Ring ett konferenssamtal

Med ökningen av platsoberoende arbete och hemarbete blir konferenssamtal, där tre eller fler personer deltar i samma telefonsamtal, normen. Vi visar dig hur du genomför ett konferenssamtal.

Steg

Metod 1 av 2: Använd din smartphone

Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 1
1. Ring någon av konferensdeltagarna. Kontrollera i telefonens inställningar om alternativet `Samtal väntar` är aktiverat. Sedan ringer du den första deltagaren. Du gör detta på samma sätt som du normalt skulle ringa dem, så från din kontaktlista eller helt enkelt genom att skriva in numret.
  • När telefonsamtalet har upprättats trycker du på "Lägg till". Den första personen du ringde kommer att parkeras.
Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 2
2. Ring nästa deltagare. Du kan också göra detta som du är van vid, via din kontaktlista eller genom att skriva numret.
Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 3
3. Tryck på "Sammanfoga". Detta kommer att lägga till den som ringde dig näst till telefonsamtalet du ringde först.
  • Du kan lägga till ännu fler personer på detta sätt. Hur mycket beror på din leverantör. Vanligtvis är det maximala antalet deltagare fem.
  • Denna procedur gäller för Apple iPhones. Det fungerar även på detta sätt på många andra telefoner, även om menyalternativen kan ha lite olika namn.

    Metod 2 av 2: Hitta en leverantör av konferenssamtal

    Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 4
    1. Hitta rätt leverantör. Du kan organisera konferenssamtal för flera deltagare via företag som Skype och KPN. Videomöten är ofta också möjliga. Beroende på vad du behöver varierar priset för denna tjänst från gratis till flera hundra euro per år.
  • Beroende på leverantör kan du betala med konferenssamtal (där priset beror på hur många som deltar, hur länge mötet pågår etc.) eller betala ett fast pris, där du kan ha obegränsade konferenssamtal.
  • Normalt är det bara den som initierar tjänsten som betalar. Däremot betalar deltagarna ofta de vanliga samtalskostnaderna om de ringer in via ett telefonnummer.
  • Vissa leverantörer kräver att du köper utrustning eller ringer internationella samtal, men det finns också leverantörer där du kan använda din egen telefon eller dator och ringa ett lokalt nummer.
  • Fundera på om du vill att deltagarna ska kunna ringa ett avgiftsfritt nummer (i så fall blir kostnaderna för dig som arrangör troligen högre) eller om deltagarna måste betala för samtalet.
  • Hos vissa leverantörer kan du lägga till ett webbalternativ till konferenssamtalet, så att alla deltagare kan se samma dokument eller presentation på sin skärm. Om detta inte erbjuds som tillval kan du alternativt välja att förmaila det aktuella dokumentet eller en internetadress till deltagarna så att de själva kan öppna dokumentet medan de är i telefonkonferensen.
  • Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 5
    2. Samla all information som deltagarna behöver för att ringa in. Detta är ofta ett telefonnummer och en åtkomstkod.
    Testa anslutningen i förväg om du inte har använt systemet i fråga tidigare.
    Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 6
    3. Schemalägg konferenssamtalet och bjud in deltagarna.
    Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 7
    4. Välj rätt plats. Det kan vara lockande att göra konferenssamtalet på kontoret vid ditt skrivbord eller hemma vid köksbordet. Se dock till att ha en lugn plats att ringa. Bullriga kollegor eller hunden kan vara väldigt distraherande. Observera att de andra deltagarna kan höra dina bakgrundsljud.
    Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 8
    5. Starta telefonsamtalet. Se till att du är uppringd i tid. Om du är ordförande, ring gärna några minuter i förväg om möjligt. Hos vissa leverantörer kan du bara ringa in på schemalagd tid. Med andra kan deltagarna bara höra varandra när ordföranden har ringt in med separat åtkomstkod.
    Bild med titeln Ring ett konferenssamtal Steg 9
    6. Vänta tills alla deltagare ringer in och starta sedan mötet.

    Tips

  • Försök att minimera pappersrullning eller skrivning för att minimera bakgrundsljud.
  • Stäng av mikrofonen ("Mute" eller "Mute") när du inte pratar eller när du måste nysa.
  • Tugga inte tuggummi eller äta under ett konferenssamtal.
  • Varningar

    • Om det finns deltagare som vill ringa in från utlandet, kontrollera i förväg om de kan delta från utlandet.
    • Kontrollera i förväg vilka priser som kommer att debiteras arrangören och deltagarna i telefonkonferensen för att undvika överraskningar.
    • När du jämför leverantörer av konferenssamtal, titta noga på möjliga dolda kostnader och om ett minimiköp krävs.

    Оцените, пожалуйста статью