Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Om ditt projekt till exempel innebär att producera och skicka 1 000 t-shirts för 1 000 euro, kan du vara orolig om du bara har tjänat 300 men redan har spenderat 500 euro. Du kan också se att du ligger två dagar före schemat och kommentera det. 
Till exempel, om ditt t-shirtföretag ligger före schemat och efter budget, kan du se detta som en anledning till att öka produktionen och balansera saker och ting. 
Försök att se till att din chef ser all information under de första minuterna av att läsa rapporten. Du kan till exempel omedelbart starta din rapport med något direkt som: "Parker Transport ligger för närvarande före schemat. Vi spenderade 50 % av budgeten och producerade 30 % av produkten. Genom att påskynda produktionen kan vi minska kostnaderna.” Om chefer är nöjda med vad de ser i början kanske de redan vet tillräckligt. Om det finns något i sammanfattningen som indikerar ett problem kan de snabbt gå därifrån till relevant information längre ner i rapporten. 
Skriv till exempel inte något som "Våra produktionsledare, Frank och Sandra, gjorde ett bra jobb. Frank är alltid där väldigt tidigt och Sandras är alltid sist att åka, för att se till att vi producerade allt i tid.” Betona istället nyckeldatumen: "Vi ligger 20 % före schemat eftersom produktionsledarna (Frank och Sandra) har utökat produktionstiden med två timmar om dagen.” 
Om din chef vill se den stora historien kan du namnge ett kapitel Resultat, ett annat kapitel "Utmaningar" och ett tredje "Lösningar". För en chef som gillar att se saker kronologiskt, prova ett kapitel "Veckans framsteg" följt av "Nästa steg". 
Om din chef eller ditt företag specifikt ber om en färdigskriven rapport ska du självklart tillmötesgå det önskemålet. 
Undvik till exempel meningar som "Augustiförsäljningen går bra, den bästa månaden hittills, tack vare Marie och Sams verkligt enastående insatser.” Du kan säga samma sak mycket kortare: "Augustiförsäljningen är den bästa hittills, tack vare Marie och Sams hårda arbete.” 
Om din chef vill få rapporter mer sällan gör du självklart som du blir tillfrågad.
Skriv en statusrapport
En lägesrapport kan verka som ett jobbigt, men att skriva den kan faktiskt vara ett utmärkt tillfälle att kommunicera med ledningen. Oavsett vilket projekt du arbetar med bör du fokusera på att tillhandahålla specifika detaljer som beskriver projektets budget och framsteg. Lägg den viktigaste informationen i en sammanfattning i början. Följ sedan upp med huvuddetaljerna som beskriver projektet i termer av resultat och utmaningar. Håll saker korta men informativa och ledningen är nöjd.
Steg
Del 1 av 2: Konfigurera din rapport
1. Fokusera på kostnader och tidsram. Oavsett vilket projekt du arbetar med vill chefer veta hur det går med budget och framsteg. Skapa din rapport som samlar information om hur projektet går ekonomiskt. Kom även med några kommentarer om huruvida projektet ligger i tid eller inte.
2. Var ärlig om problem. Om du vet att det finns problem med projektkostnader och framsteg, dölj dem inte. Det kommer bara att leda till större problem senare. Tänk istället på hur dessa problem relaterar till saker som går bra.
3. Ge lösningar på problem. En del av syftet med en statusrapport är att hjälpa chefen att besluta om nästa steg. Du kan hjälpa till genom att föreslå lösningar på vissa problem som sticker ut för dig. När du bygger rapporten, gör anteckningar om hur dina lösningar är relevanta för kostnader och framsteg.
Del 2 av 2: Att sätta ihop allt
1. Ge rapporten en titel. Börja din skriftliga rapport med en kort sammanfattning, titel och datum. Eftersom statusrapporter ska vara korta behöver de inte finnas på en separat titelsida. Om du skickar in rapporten via e-post räcker det med ett tydligt ämne så att din chef vet vad mejlet handlar om.
- Något som "Augusti 2017 Parker Transport Report" är bra.
- Lämna alltid uppgifter så att det framgår vilken period du rapporterar om.
- Om ditt företag använder specifika format för rapportering, se till att du använder dem också.
2. Börja med en sammanfattning. Chefer är upptagna och behöver se den viktigaste informationen omedelbart. Några rader i början av rapporten kommer till kärnan av saken och förklarar kort hur projektet fortskrider i form av budget och framsteg.
3. Ange de mest relevanta detaljerna. Lista de viktigaste resultaten hittills, med fokus på milstolpar och nyckeldata. Informera din chef om resultat snarare än aktiviteter.
4. Organisera fakta. Här kan du skräddarsy rapporten efter din chefs stil. Om du känner till din chefs arbetssätt kan du skräddarsy rapporten efter det. Om du inte är säker, fokusera på en kort, direkt sammanfattning i en stil du känner väl.
5. Använd kulor. Chefer ska få den information de behöver snabbt och på ett lättläst sätt. Stycken är för långa att läsa och skymmer nyckelinformation. Men med punktlistor är det enkelt att skanna igenom rapporten.
6. Lägg till visuella element efter behov. Vissa chefer tycker det är bra att lägga till visuella ledtrådar för att förklara hur ett projekt går. Du kan till exempel sätta ett grönt ljus bredvid en kostnadspunkt om det går bra, men ett orange ljus bredvid en om framsteg om du hamnar lite efter.
7. Granska din rapport och ändra den vid behov innan du skickar den till din chef. Stavfel och saknade meningar är aldrig bra, inte ens i en kort, relativt informell lägesrapport. Lita inte enbart på elektroniska stavnings- och grammatikkontroller. För att hålla rapporten kort och direkt, titta på vad som fortfarande kan göras (som onödiga adverb och adjektiv).
8. Anmäl minst en gång i månaden, om du inte har andra instruktioner. Ditt företag kan be dig att tillhandahålla statusrapporter enligt ett schema, till exempel varje vecka eller varannan vecka. Att rapportera minst en gång i månaden är generellt sett bra för att hålla din chef informerad. Kontakta honom om du inte är säker på när statusrapporterna ska vara inne.
"Skriv en statusrapport"
Оцените, пожалуйста статью
