Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Genom att hålla reda på viktig information före, under och efter evenemanget kan du skapa en mer specifik och i slutändan mer effektiv rapport. Detta gör att du också kan avsluta det tidigare. Tänk på att datainsamling är en pågående process där du kan engagera flera personer om det behövs (inklusive eventuella praktikanter). Summan av kardemumman är att du inte behöver vänta med att göra rapporten till slutet av evenemanget. 
Välj ut några höjdpunkter från evenemanget att utveckla. Fundera på vilka tre saker som fungerade bäst och vilka tre saker som var mest överraskande. Undvik att belamra rapporten med banala detaljer, såsom lunchmenyn eller en detaljerad sammanfattning av huvudtalarens hela presentation. Man måste ta upp saker som betydde något. 
Om eventet handlade om en ny produkt kan du visa en bild på den. Foton från den faktiska händelsen hjälper till att illustrera rapporten. Försök att få bilder på sponsorerna vid eventet som du kan använda för din rapport. Detta är en annan uppgift som inte kan vänta tills efter händelsen. Prover, reproduktioner och andra prover på plats är bra att använda. Ange antal personer som har fått sponsorkuponger mm. Dokumentera både på och utanför platsen marknadsföring genererad av evenemanget, i media, till målgruppen och för sponsorerna. 
Utöver cirkulation och räckvidd, fokusera på tryckta annonser och artiklar med sponsorernas namn och marknadsföring. Dokumentera tv-reklam, gratis publicitet, räckvidd, reklamkostnader och nyhetsbevakning. Glöm inte att dokumentera radiobevakning, mediaannonser, reklamkostnader, kampanjer, revisionsrapporter och så vidare. 
Du kan lägga till programmet för evenemanget. Du kan också diskutera vilka som var huvuddeltagarna i evenemanget. Men håll dessa delar korta. Se till att du lägger ner mest tid på att spela in och diskutera evenemangets nyckelresultat och jämföra dem med de önskade resultaten. Var realistisk och försök inte få saker att se bättre ut än de är. 
Du måste specificera alla kostnader, inklusive marknadsförings- och marknadsföringsaktiviteter, personalkostnader och sponsringskostnader. Det är en bra idé att lägga till en detaljerad budget. Ekonomichefer och chefer vill se bevis för att stödja slutsatserna. Lägg till en beräkning av få samt kostnader, sponsring och stödjande dokument. Se till att jämföra den uppnådda vinsten med den budgeterade vinsten. Jämfört med vad? Det är en bra fråga att ställa. 
Annan relevant statistik och data kan inkludera antalet säljleads och antalet besökare i en specifik monter. Att nämna data gör rapporten mer trovärdig. Ge information om deltagarna/besökarna. Ange demografiska egenskaper, antal besökare och besökarnas forskningsresultat (såsom köpbeteende). Rapportera om antalet personer som har svarat på sponsorernas kampanjer och om donationer till välgörande ändamål. Dokumentera den ekonomiska effekten och medarbetarnas deltagande. 
Samla in citat och feedback från evenemangsdeltagare och teammedlemmar så att bedömningen av evenemangets framgång och brister inte enbart kommer från författaren som skriver rapporten. Det är mer trovärdigt då. Fundera även på om du vill lägga till extern forskning. Att ge ett värde åt marknadsföringen i media är något en tredje part kan undersöka. Betygsätt platsen och uppställningen. Du bör lägga lite tid på att bedöma effektiviteten av lokalen och upplägget ur andras perspektiv. Diskutera hur utrymmet användes av konferensen, evenemanget etc. 
Se till att dina svar har djup. En bra tumregel är skrivregeln `visa, berätta inte.’ Detta innebär att ge specifika exempel för att stödja allmänna punkter i rapporten. Glöm inte din målgrupp och se till att din skrivstil är formell och professionell. En händelserapport är inte ett tillfälligt dokument; det är ett viktigt dokument för att avgöra om evenemanget var värt det, så det måste vara auktoritativt.
Skriv en händelserapport
Du kan behöva skriva en händelserapport för att avgöra om ett evenemang var framgångsrikt genom att jämföra resultaten med målen. Det är ett viktigt sätt för personer eller företag som har arrangerat evenemang att bedöma om de behöver göra justeringar nästa gång. Det finns vissa sätt du kan säkerställa att du gör en framgångsrik händelserapport. Detta är viktigt om du funderar på att vara värd för ett annat evenemang!
Steg
Del 1 av 3: Förbereder din händelserapport
1. Bestäm stilen och layouten på presentationen för varje målgrupp. Händelserapporter kommer i pappersform, inbundna eller häftade, i digital form, PDF som kan mejlas, PowerPoint-presentationer och så vidare.
- Se till att händelserapporten är uppdelad i tydliga avsnitt. Du måste bedöma hur evenemangets resultat klarade sig mot målen. Sammanfatta de viktigaste resultaten av evenemanget.
- Skräddarsy eventtäckningen efter varje sponsors behov och intressen och din målgrupp. Tänk på sponsorernas mål. Till viss del är sponsorer huvudmålgruppen för en evenemangsrapport. De vill veta om det var värt att sponsra evenemanget. Så tänk på vad de vill veta och vad deras heta ämnen är.
- Gör även evenemangsrapporten på ett sådant sätt att den passar evenemangets och sponsorernas individualitet. Gör inte en enkel rapport. Andra målgrupper för evenemangsrapporten inkluderar chefer och ekonomichefer.
2. Skapa en process för att hålla reda på information du behöver under evenemanget. Du ska inte bara lita på ditt minne.
3. Låt det komma ner till huvudpunkterna. Ett av problemen med händelserapporter är att de inte gör mer än att idissla på agendan eller fokusera på må bra, upplyftande uttalanden. Gör inte det. Betona istället huvudpunkterna med en tydlig, analytisk syn.
Del 2 av 3: Ta med rätt innehåll till din rapport
1. Skriv en ledningssammanfattning. Händelserapporten måste innehålla en ledningssammanfattning som är en komprimerad version av den fullständiga, detaljerade rapporten. Kom ihåg att sammanfattningen är som en introduktion.
- Du kan skapa två rapporter - en sammanfattning för personer som är intresserade av resultatet av evenemanget, och en mer detaljerad, fullständig rapport för personer som faktiskt har bidragit till eller sponsrat evenemanget.
- I sammanfattningen bör du fokusera på huvudmålen och resultaten. Sammanfattningen bör vara kort - bara en eller två sidor. Den bör sammanfatta händelsens huvudpunkter och den bör innehålla en kort tolkning av uppgifterna.
2. Använd bilder i din händelserapport. Det är ofta mer effektivt att använda ett diagram för att visa statistik, snarare än att ge dina läsare en massa siffror.
3. Dokumentera all marknadsföring och mediabevakning. Du vill avgöra hur starkt evenemanget har främjats i media, i förhållande till dess mål.
4. Gör ett uttalande om syftet med evenemanget. Det är mycket viktigt att koppla evenemangets mål till resultaten, så se till att inkludera en påminnelse om vad evenemangets ursprungliga uppdrag var och vilka mål som sattes.
5. Lägg till finansiell information till händelserapporten. Det är viktigt att ge en detaljerad bild av evenemangets budget och vad som faktiskt har spenderats (eller eventuellt tagits emot). Se till att inkludera en jämförelse av budgeterade utgifter med faktiska utgifter, belysa de saker som fungerade bra och de saker som kan förbättras.
6. Lägg till statistik som är relevant för läsarna. Du ska inte göra en anmälan som bara innehåller feel-good-information. Antalet personer som deltog är ett antal du måste nämna. Det är en bra idé att tillhandahålla mätbar data.
7. Tillhandahåll ett kvalitativt element som kontextualiserar data. Din rapport bör innehålla statistik, men du behöver också uttalanden från deltagarna för att ge kontextuell feedback.
Del 3 av 3: Slutför din händelserapport
1.Fyll i rapporten i tid. Försök att skriva och publicera rapporten ganska snart efter händelsen. Se till att schemalägga det i din kalender för att det ska hända. Vissa människor föreslår att du publicerar en händelserapport inom 30 dagar, men andra säger att du kan göra det inom några dagar.
- Oavsett deadline, se till att du håller den. Kanske skriver du händelserapporten för en byrå som anlitats av en specifik kund. Var uppmärksam på alla förfrågningar.
- Summan av kardemumman är att din målgrupp förväntar sig en noggrann och punktlig rapport. Så ta dig tid att göra det ordentligt och ordentligt, men vänta inte så länge att det blir inaktuellt.
2.Läs din händelserapport. Se till att din händelserapport har korrekt grammatik och undvik stavning, skiljetecken och andra felskrivningar.
Tips
- Ta fler bilder än du tror att du behöver. Du kommer att vara nöjd med alternativen senare.
- När du vill ha en offert från en av cheferna och planerarna, gå inte till dem först. Det är de som stannar längst, så fråga publiken först; det är de som går hem snabbast. Trakassera inte en talare eller handledare när han/hon är upptagen med något annat; de kommer att finnas tillgängliga för frågor senare.
- När du samlar in citat, starta konversationen och fortsätt att ställa frågor naturligt tills du hittar personen du vill prata med.
- Samla in fler offerter än du tror att du behöver. Du kommer att vara nöjd med alternativen senare.
- Bra bilder visar händelsens handling eller människors reaktion på händelsen.
- Försök att få bilder på hela evenemanget, inklusive publiken och talaren på ett foto så att du visar läsaren hur stort det var.
Förnödenheter
- En digitalkamera
- Ett anteckningsblock
"Skriv en händelserapport"
Оцените, пожалуйста статью
