Be om feedback i ett mejl

1. Vänligen rikta din förfrågan till den person som bäst kan bedöma ditt arbete. Ofta är detta din chef. Det är i alla fall bra att börja med sin chef, eller med en kollega som har jobbat där en tid. De har rätt erfarenhet för att hjälpa dig och ge dig den feedback du behöver.

2. Var artig och ödmjuk i din e-post. Följ den etikett som gäller på jobbet för e-post. Blygsamhet är en stor tillgång när det kommer till feedback, men var inte så ödmjuk att din chef tror att du inte vet något om ditt jobb. Försök istället att formulera din fråga på ett sådant sätt att du visar de framsteg du redan har gjort i projektet eller uppgiften som du ber om feedback på. Med detta visar du din chef att du inte sitter och gör ingenting medan du väntar på feedback.

4. Tack feedbackgivaren. Skicka ett tack till personen som gav dig feedback via e-post. Om feedbacken innebär att du behöver förbättra ett antal saker, ange kort hur du ska göra det. Reagera inte impulsivt; låt feedbacken sjunka in och reagera inte förrän dina känslor har lugnat ner sig lite.

Se till att svara inom två dagar.

1. Säg vem du är. Din lärare kan ha hundratals elever, särskilt på en stor skola eller universitet. Du vill göra det tydligt vem du är. Börja ditt mejl med att ange ditt namn (för- och efternamn), vilken klass du går i och vilket ämne du läser med läraren. På så sätt behöver din lärare inte lägga tid på att ta reda på vem du är, och han eller hon kan lägga mer tid på att ge dig användbar feedback.

2. hålla det affärer. Vissa elever tycker att det är svårt att mejla en lärare för första gången. Om inte din lärare vill bli tilltalad i klassen med förnamn, använd efternamnet i hälsningen i mejlet. "Dear Mr. De Vries" eller "Dear Mrs. Smit" är ofta ett bra val. Om du vet att din lärare är väldigt formell, välj då "Kära herr De Vries" eller "Kära fru Smit". Om din lärare har mailat dig tidigare, välj en hälsning som är minst lika formell som den din lärare använde. Håll din ton affärer. Istället för: "Hej, vad tycker du om min uppsats? fett?” det är bättre att säga: ”Jag är inte säker på om jag förstår kommandot korrekt. Jag har några frågor om uppsatsen.”

3. håll det kort. Oroa dig inte för en förklaring till varför du ställer vissa frågor, såvida inte den förklaringen är nödvändig för att din lärare ska förstå frågan ordentligt. Om du till exempel frågar om du kan lämna in en uppsats senare, kommer din lärare att vilja veta varför du frågar, men om du har en fråga om vad som menas med en viss uppgift behöver du inte förklara i detalj hur din hund gjorde dina läxor, ätit eller andra saker som inte direkt har med själva uppgiften att göra.

4. Vänta inte med att be om feedback tills strax före deadline. Inte nog med att din lärare inte blir särskilt glad om du ber om feedback i sista minuten, du kommer inte längre att ha tid att bearbeta feedbacken. Om du fortfarande har mycket brådskande frågor i sista minuten, vänligen var så kortfattad som möjligt i ditt e-postmeddelande och be om ursäkt för så sent att du ber om feedback. Förhoppningsvis tar din lärare sig fortfarande tid att svara dig snabbt.

5. Använd det filformat som din lärare har föreskrivit. Om du skickar en bilaga till e-postmeddelandet (till exempel ditt utkast till uppsats), se till att bilagan är i det filformat som din lärare anger i uppgiftsbeskrivningen. Till exempel, om din lärare har bett om en .doc-dokument, skicka inte .odt. Om du är osäker, skicka dokumentet i två format. Väl i formatet du skapade den (till exempel .doc eller .ppt) och en gång in .pdf. I originalformatet kan din lärare enkelt göra anteckningar, om det behövs, .PDF kan han läsa utan problem även om han kanske har ett annat ordbehandlingsprogram än du. Förklara i mejlet att det är samma dokument två gånger.

6. Begär feedback efter att ha lämnat in en uppsats eller efter en tentamen. Maila bara din lärare och var artig. Säg till exempel: "Käre herr Smit, jag gjorde inte min examen så bra som jag förväntade mig. Kan du snälla förklara frågorna jag fick fel lite mer, så att jag kan göra nästa tenta bättre?" Normalt hjälper din lärare dig gärna med detta.

1. Maila någon du känner först. Om du vill ha omfattande feedback är det bäst att ge ditt manuskript till någon du känner, helst en vän eller kollega. Om du skickar ett e-postmeddelande till någon sånt, gör det som du brukar. Du behöver inte plötsligt göra fler affärer än vanligt. Om du skulle ringa dem istället för att mejla dem för andra frågor skulle det vara smartare att ringa dem först. Om du väljer ett e-postmeddelande istället för ett telefonsamtal, skicka först ett e-postmeddelande där du frågar om de vill ta sig tid att ge feedback på ditt manuskript. Endast om den personen svarar positivt på det, skickar du manuskriptet (i ett andra e-postmeddelande) till den personen.

• Även om du redan har diskuterat din förfrågan med personen du begär feedback från, förklara kortfattat din förfrågan i e-postmeddelandet där du skickar manuskriptet.

2. Mejla en expert. Ibland vill du att en riktig expert ska titta på ditt manuskript. Skicka ett mail till en expert du känner och förklara varför du ber om feedback. Var inte påträngande. Var medveten om att expertens tid sannolikt är knapp och skriv något i stil med: "Jag förstår om du inte har tid att ge mig feedback." Du kan till och med fråga om experten du mailar känner någon som kanske har tid om de inte gör det.

3. Maila inte manuskriptet till någon oönskad. Du kanske inte ens får ett svar om du inte erbjuder i e-postmeddelandet att betala mottagaren för deras hjälp. Om du skickar ett oönskat e-postmeddelande till en känd författare eller skribent är chansen stor att din e-post hamnar i papperskorgen, eftersom en känd författare får hundratals sådana e-postmeddelanden. Istället för att vända sig till kända personer är det bättre att fråga någon nära dig först. Till exempel en vän, en kollega eller en lärare. Chansen att de vill hjälpa dig är större.

4. Var specifik i vilken typ av feedback du vill få. Ange till exempel att du gillar att få konstruktiv kritik. Ange även hur detaljerad du vill att feedbacken ska vara, och om feedbacken bara ska handla om innehållet (är det till exempel en trevlig berättelse) eller även om formen (grammatik, stavning, design). Om personen du ber om feedback vet vad du behöver kan de hjälpa dig bättre.

5. Ge mottagaren tid att svara. Om du har bett om detaljerad feedback om ett bokmanuskript, förvänta dig inte feedbacken i din brevlåda inom en dag. Och inte inom en vecka. Det tar tid att läsa och kommentera ett långt manuskript. Om du har en deadline, se till att feedbackgivaren vet i förväg. Fråga feedbackgivaren om han kan ge feedbacken före ett visst datum. Tänk på att feedbackgivaren har andra saker att göra; han kommer inte att kunna arbeta med ditt manuskript på heltid.

6. Tacka feedbackgivaren för deras hjälp. Om feedbackgivaren är en vän till dig, överväg att ge en liten present som tack. Till exempel en chokladask. Om en kollega eller lärare har gett dig feedback kan du skicka ett e-postmeddelande för att tacka dem. Låt feedbackgivaren veta hur mycket du uppskattar att de tog så mycket tid att hjälpa dig. Om du inte tackar feedbackgivaren kommer de att få intrycket att du inte uppskattar deras hjälp, och de kommer inte att vara så snabba att hjälpa dig nästa gång.

1. Ställ inte för många frågor. Kunderna får redan många undersökningar, från nästan alla företag. Om du vill vara säker på att en kund omedelbart kastar din e-post i papperskorgen, lägg i en hel tvättlista med frågor. Om du vill att kunden ska anstränga sig för att hjälpa dig, håll dig till en eller två frågor.

2. Ställ öppna frågor. Istället för att ställa ja/nej-frågor, formulera dina frågor så att du får ett mer uttömmande svar. Istället för att fråga: "Skulle du rekommendera oss till en vän?” frågar du: ”Hur skulle du beskriva oss för en vän?" Svar på öppna frågor ger dig mer information än en enkel ja/nej-fråga.

3. Låt kunden veta att du kommer att svara snabbt. Detta gör det tydligt att du verkligen ska göra något med kundens feedback, och att den inte kommer att försvinna i en anonym inkorg. Du kommer sannolikt också att få mer uppriktig feedback om kunden vet att de kommer att få ett svar från dig.

Var ärlig och professionell när du svarar. Med den lätthet med vilken kunder publicerar negativa upplevelser på sociala medier nuförtiden, har du ett dåligt rykte innan du vet ordet av. Svara därför alltid ärligt och professionellt.

4. Använd inte Flash eller andra tillägg som gör din e-post långsam. Om en kund har en långsam internetanslutning är chansen stor att de kommer att radera e-postmeddelandet så fort de ser att det inte laddas. Kom ihåg att feedbacken ofta är viktigare för dig än för din kund.

5. Använd ett väldesignat typsnitt och design. Du vill att din e-post ska se tydlig och professionell ut. Ett e-postmeddelande med bilder av dålig kvalitet eller med typsnittet Comic Sans lämnar ett dåligt intryck på din kund. Använd hellre vanligare typsnitt som Times New Roman eller Arial och håll bilderna till ett minimum.

6. Se till att din e-post är kompatibel med alla enheter. Ett e-postmeddelande som består av en kolumn är mer flexibelt än om du väljer en layout med flera kolumner. Se också till att din teckenstorlek inte är för liten. Du vill att din e-post ska se bra ut på bärbara datorer, smartphones och surfplattor. Eftersom många läser sina e-postmeddelanden på sina telefoner är det viktigt att ta hänsyn till detta när man utformar sin e-post.