Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Detta steg verkar självklart, men det glöms ofta bort av uppringare. Om du har en specifik tjänstetitel eller beskrivning av dig själv som kan vara till hjälp för mottagaren för uppföljningsintervjun, vänligen inkludera den efter ditt namn. Till exempel "Jag heter Dr. Versluis, radiolog vid universitetssjukhuset i Amsterdam" eller "Detta är Ariane Janssens, Chloës mamma som går i klass med din dotter". 
Ett enkelt sätt att inkludera ditt telefonnummer i början av ett meddelande är att säga något i stil med "Detta är (ditt namn), mitt nummer är (ditt telefonnummer)" eller "mitt namn är (namn) och jag ringer ( nummer )`. Trots att nummerpresentationsfunktioner finns överallt, rekommenderas det alltid att lämna ditt telefonnummer om personen som ska ringa dig inte har sparat ditt nummer eller om du begär att ringa tillbaka till ett annat nummer. 
Försök att lägga till en kort introduktion som väcker lyssnarens intresse, till exempel "Jag fick ditt nummer från Patrick, som sa till mig att du funderade på att sälja din båt.".’ Även om du inte ringer ett affärssamtal är det viktigt att hitta en anslutningspunkt för att lugna mottagaren. "Det här är Bob, din granne mittemot dig" är mer personligt än "Detta är Bob Vermeersch". 
Å andra sidan kan ett röstmeddelande som är för kort få mottagaren att känna att det inte är viktigt, vilket gör att de kan radera det utan att ens lyssna på det. Detta gäller särskilt när du ringer från ett privat nummer. Syftet med att lämna ett röstmeddelande är att få någon att ringa tillbaka. Det är inte meningen att lämna all information, eftersom det var avsikten med telefonsamtalet. 
Du har inte mycket tid på dig att få fram din poäng. Om du inte är rak kommer din lyssnare att radera meddelandet innan han eller hon har hört den avgörande informationen. Det är bättre att komma med dåliga nyheter som "pappa är på sjukhuset" rakt fram. Använd resten av meddelandet för att trösta och förklara. Det är åtminstone bättre än att undvika ämnet och låta din lyssnare oroa sig. 
När du låter som att du läser ett manus kommer din lyssnare att känna att du bara ringer ett nytt telefonsamtal eftersom du måste. 
Att nämna ditt telefonnummer mer än två gånger i slutet av ett telefonsamtal är överdrivet och kommer sannolikt att tolkas som oförskämt. Oroa dig inte för det här steget om det är ett vardagsmeddelande till en vän eller familjemedlem. 
Att avsluta vänligt med något som "Ser fram emot att höra från dig" är varmare och därför mer effektivt än generiska, kommersiella fraser som "Ha en trevlig dag.’ Du får inte sammanfatta eller sammanfatta ditt meddelande i slutet. Om mottagaren behöver höra en viss detalj igen kan de spela upp meddelandet senare.
Lämna det perfekta röstbrevlådan
Om ditt jobb ofta kräver att du ringer kunder är chansen stor att du ofta måste lämna ett röstmeddelande. Men vad exakt ska man säga efter pipsignalen? Det kan vara nervkittlande att komma ihåg all relevant information du behöver för att kommunicera, vilket betyder att viktiga detaljer kanske inte sägs. Genom att använda ett röstmeddelandesystem behöver du aldrig lämna förvirrade och improviserade röstmeddelanden igen. Genom att snabbt gå igenom en checklista i ditt huvud kan du säkerställa att du har lämnat all nödvändig information och att du har större chans att få ett samtal tillbaka.
Steg
Del 1 av 3: Identifiera dig själv
1. Använd rätt intonation. Från det ögonblick inspelningen av ditt meddelande börjar måste du tala klart och begripligt. Försök att inte mumla eller prata för snabbt. Gör ditt bästa för att låta intresserad och glad för att fånga lyssnarens uppmärksamhet. Även om mottagaren inte kan se dig, kommer din allmänna intonation att fångas upp av telefonen, så se till att du förmedlar den rätta.
- Artikulera allt du säger. Dålig mottagning kan förvränga din röst och få dig att hoppa av. Även en normal talande röst kan låta som ett mumla över telefonen.
- Din röst bör stämma överens med den typ av telefonsamtal du ringer. Det är till exempel okej att låta glad när du lämnar ett röstmeddelande för att gratulera din brorson till gymnasiet. Men om du vill uttrycka dina kondoleanser till en sörjande vän måste du se till att din röst är högtidlig och respektfull.
2. Nämn ditt namn. Det första du ska göra är att nämna ditt namn. På så sätt vet personen som ringer dig omedelbart vem han eller hon har att göra med. Ett enkelt "det här är (ditt namn)" är tillräckligt för de flesta situationer. Om du inte har träffat någon ännu kan du välja "mitt namn är (ditt fullständiga namn)". Vänner och släktingar kommer att känna igen dig utan att behöva identifiera dig. Om det är ett affärssamtal kommer den andra personen omedelbart att ha ett namn att associera med rösten och meddelandet, vilket kanske möjliggör en mer personlig form av kommunikation.
3. Lämna ditt telefonnummer. Ange ditt telefonnummer direkt efter att du har skrivit in ditt namn. De flesta uppringare väntar till slutet av röstmeddelandet med att ge sin kontaktinformation, men om mottagaren inte kan skriva ner den korrekt första gången, tvingas de lyssna på hela meddelandet igen. Kom ihåg att tala långsamt och formulera allt när du ger ditt telefonnummer så att det är förståeligt.
4. Ge en anslutning. När man lyssnar på företagsröstmeddelanden eller meddelanden från okända avsändare kommer folk snabbt att bli misstänksamma eller tappa intresset om de inte vet vem du är och varför du ringer. Försäkra dem genom att nämna en gemensam vän eller referens som gav dig deras nummer. Detta säkerställer återigen att samtalet blir mer professionellt. Röstbrevlådan kommer att låta mindre påträngande och det är mer sannolikt att du får ett samtal tillbaka.
Del 2 av 3: Säg vad du tycker
1. Tänk i förväg på vad du kommer att säga. Innan du lämnar ett röstmeddelande, se till att du har en klar uppfattning om vad du kommer att säga. Det här borde inte vara ett problem om du ringer av en speciell anledning, men att höra pipsignalen i andra änden av linjen och inse att du blir besvarad kan få dig att glömma vad du sa ett tag. Dela upp informationen i enskilda punkter och täck var och en innan du lägger på.
- För mycket brådskande eller viktiga röstmeddelanden kan du överväga att skriva en grov version av manuset i förväg.
- Om du märker att du ofta tappar linjen, fokusera bara på att med några få ord ange ditt namn, ett nummer att ringa tillbaka och anledningen till att du ringer.
- Föreställ dig att du skickar ett röstmeddelande för att följa upp gårdagens romantiska kväll. Att mentalt formulera ditt meddelande innan du spelar in det kan göra stor skillnad för att verka cool, lugn och sansad eller stammande och nervös.
2. Håll ditt budskap kortfattat. Begränsa dina röstmeddelanden till 20-30 sekunder. Det finns inte många situationer där ett röstmeddelande behöver vara längre. Det är inte meningen att du ska tråka ut mottagaren med en väldigt lång introduktion eller berättelse. Håll det kortfattat. Förresten, ett kort meddelande kan väcka mer nyfikenhet och övertala någon att ta tillbaka när de kanske inte annars.
3. Börja med den viktigaste informationen. Var rättfram och ange tydligt varför du ringer. Om du enbart omröstar, till exempel när du har ett förslag om att köpa något eller om du följer upp en transaktion eller vill bekräfta ett möte, måste du göra detta tydligt för mottagaren. Din lyssnare kommer snabbt att tappa intresset om du inte berättar varför du kontaktar dem i början.
4. Var personlig och uppriktig. Motstå frestelsen att anta en konstruerad, generiskt klingande "telefonröst". Var bara snäll, var dig själv och prata naturligt. Folk vet när de försöker sälja något på ett visst sätt och de är mer benägna att ge dig en chans om de känner att du tilltalar dem som jämlika.
Del 3 av 3: Avsluta
1. Ställ en specifik fråga eller begär något. När du slutför meddelandet, se till att ange specifikt varför du vill att mottagaren ska ringa tillbaka. Ställ en exakt fråga eller begär något som får dem att ta telefonen. Om de efter att ha lyssnat på röstmeddelandet känner sig förvirrade eller osäkra på vad exakt du vill ha, så har röstmeddelandet missat sitt mål.
- Testa fraser som "Säg till om du gillade receptet jag skickade till dig" eller "Jag skulle gärna höra dina tankar om detta förslag.’
- Människor är mer motiverade att ta kontakt när du har nämnt en specifik förfrågan snarare än bara frasen "ringa tillbaka".
2. Vänligen ange ditt namn och kontaktuppgifter. Fyll i ditt meddelande genom att nämna ditt namn och kontaktinformation igen. Upprepa din låt två gånger så att lyssnaren kan skriva ner den korrekt och inte missförstå en siffra. Se till att inkludera alla detaljer som skulle vara till hjälp för din lyssnare att ringa tillbaka, till exempel när du är och när du inte är tillgänglig och den bästa tiden på dagen att ringa.
3. Undvik ett långrandigt slut. När det är dags att lägga på, sträck inte ut budskapet i onödan. Såvida det inte är ett telefonsamtal ansikte mot ansikte med en älskad, finns det ingen anledning att önska någon en trevlig dag. Mottagarens uppmärksamhet försvinner när meddelandet fortsätter, så försök att inte tappa fokus i slutet. Tacka dem för deras tid och överlåt nästa steg i kommunikationen till dem.
Tips
- Tänk på röstmeddelandena du fick där du tänkte `vad vill den här personen av mig?’. Lämna ett röstmeddelande som du själv vill ta emot.
- Om det är relevant för mottagaren kan du även ange din e-postadress eller annan kontaktmetod utöver ditt telefonnummer.
- Glöm inte att ange datum om du delar tidskänslig information.
- Leende! Även genom telefonen kan detta kännas.
- Om du ringer om ett känsligt ämne bör du begränsa informationen du inkluderar i röstbrevlådan ifall den hörs av andra.
- I händelse av en nödsituation eller naturkatastrof kan du använda ett utgående röstmeddelande för att låta folk veta att du är okej.
Varningar
- Om du försöker få någon att ringa tillbaka, prata inte om tidigare misslyckade samtalsförsök. Detta kan uppfattas som irriterat, vilket gör att lyssnaren känner sig mindre bekväm med att prata med dig.
- I affärsförhållanden bör du alltid lämna ett röstmeddelande om personen du ringer inte svarar. Att se flera missade samtal utan röstmeddelanden kommer att undergräva ditt företags betydelse.
"Lämna det perfekta röstbrevlådan"
Оцените, пожалуйста статью
