Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Skapa ett nytt dokument och ställ in dokumentets marginaler till 2,5 cm. Använd ett serif-teckensnitt som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Se till att du använder en teckenstorlek som inte är större än 12, men inte heller mindre än 10. Bokstaven ska inte vara svår att läsa på grund av fel typsnitt eller storlek. Se till att använda ett radavstånd. 
Det aktuella datumet, eller det datum då du skickade brevet. Datumet är viktigt eftersom det kan användas för dina och adressatens register. Det kan också användas lagligt. Så se till att datumet är rätt. Avsändarens adress. Det här är din adress, formaterad i ett standardadressformat. Om din adress redan finns i brevhuvudet kan du hoppa över det här steget. Mottagarens adress. Denna består av namn och adress till den som du skriver brevet till. Att använda Mr/Mrs är valfritt. Så om du till exempel skriver till Nina de Vries kan du utelämna fru-delen. Ingressen. Detta kan vara "Kära fru de Vries" eller "Kära Nina de Vries". Om du inte är säker på vem som kommer att läsa brevet, använd "Dear Sir or Madam". Du kan också använda `L.s.’, men bara som en sista utväg om du inte har någon aning om vem som ska läsa ditt brev. Den mellersta delen av brevet. Vi kommer att fokusera på detta mer senare i denna artikel. Brevets avslutning, med underskrift. Detta kan vara "Vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar". 
Börja med "jag" om du vill uttrycka din åsikt som företagare. Använd "Vi" när du skriver på uppdrag av ett företag eller en organisation. Fokusera på ett direkt uttalande som: "Med detta brev vill vi informera dig" eller "Med detta brev vill vi be dig". Du kan också använda ett jag-uttalande när du skriver brevet som företagsägare. Som: "Jag kontaktar dig på grund av" eller "Jag hörde nyligen att...och skulle vilja veta mer om..." Om du till exempel (som företagare) skriver ett brev till Nina de Vries om en obetald räkning från förra månaden kan du börja med: ”Jag kontaktar dig via detta brev på grund av ett utestående saldo från mars 2015 på ditt konto .’ Eller, som företagsanställd, om du svarar på en kunds klagomål om företagets rymdprogram kan du börja brevet med: "Vi har tagit emot ditt klagomål om vårt rymdprogram till Mars.’ Kanske skriver du brevet för att låta en kund veta att de har vunnit en tävling eller en plats på en kurs. Börja med en mening som: "Jag är glad att kunna informera dig..." eller "Vi är glada att kunna meddela dig att..." Om du har dåliga nyheter att förmedla, börja med en mening som "Vi är ledsna att meddela dig att..." eller "Efter noggrant övervägande har jag beslutat att inte..." 
Ett exempel på en passiv form är till exempel: "Vilka specifika klagomål kan jag lösa åt dig??Ämnet för meningen, kunden ("du") är i slutet av meningen, snarare än i början av meningen. Ett exempel på den aktiva blanketten är till exempel: `Vad kan jag göra för att lösa dina klagomål??Den här versionen av meningen, i aktiv form, är mycket tydligare och lättare för läsaren att förstå. Att använda den passiva rösten kan vara ett bra sätt att få fram ditt budskap utan att uppmärksamma ett misstag eller tvivelaktig punkt. Men använd först då detta. I allmänhet är den aktiva rösten mycket mer effektiv i affärsbrev. 
Använd en mening som: "Följer mitt brev om din obetalda räkning" eller "Tack för din betalning i mars". Eller "Det var till stor hjälp att höra din ståndpunkt om rymdprogrammet vid majkonferensen.’ 
Säg att du är en företagsägare som ber en kund att betala en räkning. Använd en mening som: "Jag skulle uppskatta om du betalar din obetalda räkning så snart som möjligt.’ Säg att du skriver på uppdrag av ditt företag. Använd en mening som: "Vi skulle vilja boka tid för ett personligt möte mellan dig och vår personalchef.". Du kan också erbjuda dig att svara på alla frågor eller funderingar som dina läsare kan ha. Använd en fras som "Jag svarar gärna på alla frågor eller funderingar du kan ha om ditt konto".’ Eller, ’Vill du att vi ska ge dig mer information om programmet??’ 
Lägg till en mening där du vänder dig till mottagaren i framtiden. "Ser fram emot att se dig på budgetmötet nästa vecka.` eller `Jag ser fram emot att diskutera detta ytterligare med dig under vårt besök på huvudkontoret.’ Notera eventuella dokument du vill lägga till i ditt brev. Lägg till en mening som "I bilagorna hittar du den utestående räkningen" eller "Bifogad hittar du en kopia av vårt rymdprogram.’ Avsluta brevet med en avslutande mening. Använd "Vänliga hälsningar" för kunder eller klienter. Använd "Vänliga hälsningar" i formella brev till personer du inte känner. Använd bara "Vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar" när du skriver till någon du känner eller arbetar bra med. 
Notera eventuell användning av den passiva rösten och försök anpassa meningen till den aktiva rösten. Notera eventuella långa, oklara och komplicerade meningar. I ett affärsbrev är mindre vanligtvis mer, så förkorta längden på dina meningar om möjligt.
Att skriva ett affärsbrev till kunder
När du driver ett företag måste du förmodligen skriva brev till dina kunder. Du kan behöva berätta för dem om nya evenemang eller specialerbjudanden, eller så kan du behöva svara å ditt företags vägnar till en kund som har ett klagomål. Oavsett anledningen till ditt brev, använd alltid en professionell ton.
Steg
Del 1 av 2: Formatera ett affärsbrev
1. Använd ett professionellt brevpapper. Ett affärsbrev representerar ditt företag. Så det ska se distinkt ut och vara av hög kvalitet. Företagets logotyp eller varumärke måste också finnas på den.
- Du kan skapa brevpapper med hjälp av layouterna i Microsoft Word. Se till att använda din befintliga logotyp eller varumärke i brevhuvudet.
2. Öppna ett ordbehandlingsprogram. Du bör alltid skapa ett affärsbrev på en dator.
3. Använd blockformen. Blockformen är det vanligaste formatet för affärsbrev. Det är också det enklaste att arbeta med. Varje rubrik ska stå mot den vänstra marginalen och det kommer att finnas ett mellanslag efter varje rubrik. Från topp till botten bör ditt affärsbrev ha följande rubriker:
Del 2 av 2: Att skriva affärsbrevet
1. Bestäm vem din målgrupp är. Tonen i brevet ska alltid vara professionell, oavsett din målgrupp. Men du kan behöva justera ditt språk eller din formulering beroende på mottagaren. Om du skriver till ett annat företags personalavdelning, var lite mer formell på ditt språk. Men om du skriver till en specifik kund kan du använda ett mer informellt eller avslappnat språk.
- Att bestämma din målgrupp innebär också att du kan vara tydlig mot din målgrupp. Undvik att använda terminologi som din läsare inte förstår. Till exempel känner en kund förmodligen inte till förkortningarna som används för ditt företags rymdprogram, så använd inte de i brevet.
- Den gyllene regeln för att skriva ett bra affärsbrev är att vara tydlig, koncis och artig.
2. Ange syftet med bokstaven i första meningen. Tänk på syftet med brevet. Är det för att informera dina kunder om din nya plats? Är det för att påminna en kund om en obetald räkning eller utestående saldo? Eller för att svara på en kunds klagomål? Med detta mål i åtanke, skapa ett utkast till den första meningen som omedelbart låter din läsare veta vad brevet handlar om. Var inte vag om syftet med ditt brev. Var rakt fram.
3. Använd den aktiva rösten istället för den passiva rösten. I vanligt språk använder vi ofta den passiva formen. Men den passiva rösten gör det du skriver tråkigt och förvirrande. Den aktiva rösten är mycket mer effektiv i ett affärsbrev eftersom den sätter en mer självsäker ton.
4. Peka på en tidigare händelse eller konversation med läsaren, om tillämpligt. Du kanske har kontaktat Nina de Vries tidigare denna månad med en varning om hennes obetalda räkning. Eller så kanske en kund uttryckte frustration över rymdprogrammet vid en konferens förra månaden. Om du redan har interagerat med läsaren, bekräfta detta. Det påminner läsaren om din tidigare kontakt och gör att affärsbrevet verkar mer brådskande och viktigt.
5. Gör en förfrågan eller ge hjälp. Sätt en positiv ton med läsaren genom att göra en artig förfrågan eller erbjuda dem hjälp i form av en samarbetsrelation.
6. Stäng brevet. Lägg till en uppmaning, för dig själv och för läsaren. Detta kan vara en begäran om betalning före ett visst datum, eller en anteckning om att göra ett formellt möte med läsaren.
7. Läs brevet igen. All din noggranna formatering och alla ord har varit för intet om bokstaven är full av stavfel!
Tips
- När du skriver ut brevet, använd en tom A4. När du skickar brevet, vik det i tredjedelar och skicka det i ett standardkuvert.
"Att skriva ett affärsbrev till kunder"
Оцените, пожалуйста статью
