Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Om du till exempel pratar med någon om en affärsfråga kan du fråga dem något i stil med: "Vad tycker du om det nya projektet??` Om du vill få en bättre förståelse för vad någon tycker om ett ämne, försök att sms:a något som "Jag håller med dig, men varför tror du att du är det??` 
Ibland är det helt acceptabelt att svara med "ok" när det är vettigt i sammanhanget. Men undvik ett enda `k` som svar eftersom detta kan framstå som kortfattat och oförskämt. 
Du kan till exempel svara med "Förstår, tack. :)` så att meddelandet inte får dig att känna dig arg eller skärpt. Ibland kan en punkt i slutet av ett ord eller en mening få dig att känna dig frustrerad. Till exempel kan det låta mycket mer avslappnande att säga "Nej, det kommer det inte" än att säga "Nej. Det gör det inte.` 
När du väl har skickat ett meddelande kan du inte ta tillbaka det! Så det är bättre att kontrollera din text i förväg. 
Det är okej att lägga till ytterligare ett meddelande om du har glömt att nämna något eller om du vill förtydliga något. Om någon inte svarar på två meddelanden i rad kanske de inte vill prata med dig eller flytta från telefonen. Hur som helst, ge den andre tid och utrymme att svara. 
Testa att smsa något i stil med "Detta skulle vara lättare att förklara över telefon". Ring mig när du har tid, tack!` 
Till exempel, om någon fortsätter att titta sig omkring eller vickar på fötterna, kan de vara nervösa eller rädda. Du kan då fråga om personen är okej, istället för att svara på vad de säger. Lyssna också på hur något sägs. Om någon talar högt eller aggressivt kan den personen reagera argt eller aggressivt på konversationen. Du kan behöva ta ett annat tillvägagångssätt när du svarar för att undvika att situationen eskalerar ytterligare. 
Det är väldigt oförskämt att avbryta någon med sina egna tankar medan de pratar. 
Ibland kommer människor att lägga till en extra bit information efter att de är klara med sina tankar. Till exempel kan de säga något i stil med "Åh vänta, jag har glömt att säga något". Låt dem sedan avsluta det de ville säga. 
Att ta en stund att tänka på ditt svar gör att du också kan ge ett intelligent svar. 
Om du inte är säker på vad någon håller på med eller om du vill låta dem förklara vad de egentligen menar innan de svarar, ställ en öppen fråga som "Vad menar du med det?"?` Det är aldrig fel att be någon säga något igen om du inte helt har förstått vad som sagts. 
Se till att de är uppmärksamma så att du inte behöver upprepa dig själv. Var uppmärksam på om någon annan vill säga något och ge honom eller henne utrymme att göra det. Låt personen också svara på det du har sagt. Gå inte bara iväg eller avsluta konversationen direkt efter att du har haft en chans att prata. 
Håll dig kall och tappa inte humöret om någon försöker provocera dig. Låt någon uttrycka sina åsikter och åsikter. Försök inte tvinga någon att acceptera din åsikt. 
Om personen du svarar föredrar en viss hälsning eller ber om att bli uppringd vid namn, gör det. Om personen till exempel skulle föredra att du använder den förkortade versionen av deras namn, till exempel "Rob" istället för "Robert", gör det. 
Ett utropstecken är ett bra sätt att gratulera någon eller förmedla entusiasm, men om du använder dem för mycket tappar de sin effekt. 
Ett klassiskt val är att använda en 10 eller 12 punkters Arial eller Times New Roman. 
Om det är nödvändigt att inkludera någon annan i e-postkedjan kan du använda alternativet `blind kopia` eller `BCC`, så att mottagarna inte vet vem mer som har fått ett e-postmeddelande. 
Om det finns en stor grupp människor i e-postkedjan men du bara behöver svara på ett fåtal, välj bara de personerna att svara på. 
Lita inte blint på att stavningskontrollen korrigerar allt! Läs ditt e-postmeddelande högt innan du skickar det så att du kan höra hur det låter. E-postprogram fyller ofta i e-postadresser automatiskt när du skriver i adressfältet för mottagare, vilket kan leda till att du av misstag skickar ett e-postmeddelande till fel person.
Svara
Hur du reagerar på någon kan påverka hur han eller hon och andra människor ser på dig. Lyckligtvis kan du lära dig hur och när du ska svara för att bli bättre på det. När du pratar med någon personligen är det viktigt att du uppmärksammar dem och låter personen uttrycka sina tankar innan du ger ett välgrundat svar. I en sms-konversation finns det några outtalade regler du måste följa för att kommunicera framgångsrikt. E-postmeddelandet är ett mer formellt sätt att kommunicera med professionell etikett som du måste följa för att förmedla information effektivt och svara på lämpligt sätt.
Steg
Metod 1 av 3: Svara på textmeddelanden
1. Använd ett enkelt språk när du sms:ar. E-post, brev och till och med konversationer ansikte mot ansikte kan få en mycket mer formell struktur. På grund av den korta, begränsade karaktären hos textmeddelanden är ett mer avslappnat språk ofta mer lämpligt och ger konversationen en mer personlig touch.
- Du kan till exempel använda "t" istället för "det" för att spara utrymme, skriva ett meddelande snabbare och förmedla en avslappnad ton.
- Reglerna för skiljetecken är ofta mycket mer flexibla i sms. Till exempel kan strikt efterlevnad av kommatecken få samtalet att framstå som konstlat och formellt.
- Anta inte alltid att en sms-konversation kan vara så avslappnad, men om den andra personen använder ett tillfälligt språk kan du svara på samma sätt, för att göra dem lugnare.
2. Ställ öppna frågor för att hålla igång en konversation. Om du vill hålla igång sms-konversationen kan ställa öppna frågor hjälpa den andra personen att säga mer och be om hans eller hennes åsikt om något. Att ställa frågor som räcker med ett kort ja eller nej kan släcka en konversation.
3. Vänligen skicka inte korta eller ettordssvar. SMS ska vara relativt korta, men korta eller plötsliga svar kan få dig att känna dig arg på den andra personen. Om du svarar på en annan persons inlägg, ge dem ett riktigt svar som är minst en eller två meningar långa.
Dricks: Om du generellt ger korta svar kan det vara vettigt att fortsätta göra det.
4. Använd skiljetecken och uttryckssymboler för att förmedla en ton. Den opersonliga karaktären hos textmeddelanden gör att människor kan tolka en ton eller en känsla genom förkortningar. Du kan förmedla din mening tydligt genom att inkludera skiljetecken och uttryckssymboler om ditt meddelande verkar tvetydigt.
5. Läs meddelandet igen innan du skickar det. Innan du trycker på skicka, ägna en stund åt att granska meddelandet. Kontrollera om det finns stavfel och se till att du förmedlar informationen korrekt och använder rätt ton.
6. Skicka inte flera meddelanden i rad. Flera aviseringar och en rad textmeddelanden kan irritera och frustrera mottagaren. Skicka en kommentar som innehåller allt du ville säga, istället för att skicka flera korta meddelanden.
7. Be att få ringa om samtalet blir för komplicerat för ett sms. Textmeddelanden är tänkta att vara korta och raka. Om ett textmeddelande är för begränsat för att på ett adekvat sätt uttrycka dina tankar, be personen att ringa dig så att du kan utveckla eller diskutera saken fullständigt.
Metod 2 av 3: Att prata med någon personligen
1. Lyssna noga när någon pratar med dig. När någon pratar med dig, ta ögonkontakt med dem och var uppmärksam på vad de säger till dig. Detta visar att du lyssnar och förstår vad den andra personen försöker säga.
- Fokusera helt på högtalaren för att få dem att känna sig bekväma.
- Luta dig framåt eller be personen att fortsätta prata på en lugnare plats om du har svårt att höra vad som sägs.
2. Var uppmärksam på icke-verbala signaler. Kroppsspråk kan säga så mycket som ord. När någon pratar med dig, var uppmärksam på deras kroppsspråk för att få en bättre uppfattning om hur du ska svara.
3. Undvik att planera ditt svar medan någon pratar. Om du är så upphetsad eller ivrig att svara innan någon har pratat klart, kommer de att märka det och kan bli arga eller irriterade. Vänta tills den andra personen har pratat klart och du har hört allt personen ville säga innan du börjar planera ditt svar.
Dricks: Lyssna när någon pratar och gör en mental notering av huvudpunkterna du tänker svara på, men fortsätt att vara uppmärksam på resten av deras berättelse så att du kan komma med ett smart eller smidigt svar.
4. Vänta tills den andra personen har pratat klart innan du pratar. Om du pratar med någon, låt dem avsluta sin berättelse innan du svarar. På så sätt har du all fakta och information som personen ville förmedla, så att du kan ge ett informerat och eftertänksamt svar.
5. Tänk på din reaktion så att du kan förmedla den med tillförsikt. Innan du svarar, ägna en stund till att tänka på all information du har fått. Om du ger ett svar som inte är genomtänkt kan det visa personen att du inte riktigt lyssnar på vad han eller hon har sagt.
6. Ställ frågor om du behöver förtydliganden eller mer information. Om du inte riktigt kunde höra eller förstå vad någon sa, försök att inte svara med en partiell eller felaktig tolkning. Fråga hellre vad den andre har sagt eller menar, så att du kan ge ett riktigt svar.
7. Tala direkt och tydligt när du svarar. När du har tänkt på vad som har sagts till dig och du har tänkt på hur du vill svara, tala tydligt och säkert. Använd inte vagt eller motsägelsefullt språk för att försöka låta smartare eller smartare. Människor uppskattar uppriktighet, så ge dem ett uppriktigt svar som visar dem att du är intresserad och att du förstår personen.
8. Var medveten om att någon inte håller med dig. Även om du har tänkt på vad du ville säga, finns det alltid möjligheten att någon inte håller med dig. Det är okej! Var bara beredd på att någon bestrider eller nedsätter dina ord.
Metod 3 av 3: Svara med ett e-postmeddelande
1. Svara på ett mejl inom 48 timmar. Det är viktigt att du svarar på ett e-postmeddelande i tid av artighet och professionalism. Du behöver inte svara direkt, men det gör du inom två dagar.
- Även om mejlet inte hade något med dig att göra eller skickades felaktigt, är det bäst att svara avsändaren (exklusive span) så att de vet att du inte är rätt person.
2. Använd en professionell hälsning i ett e-postsvar. E-postmeddelanden är ofta mer formella än ett sms eller ett telefonsamtal. Börja ditt e-postmeddelande med ett "Hej" eller ett "Hej" före personens namn för att korrekt öppna e-postmeddelandet.
3. Använd utropstecken sparsamt. Ditt svar på ditt mejl måste vara korrekt vad gäller grammatik, stavning och interpunktion. Om du använder utropstecken för mycket kan du dock verka ouppriktig eller överupphetsad. Undvik att använda det om det inte är lämpligt.
4. Undvik konstiga typsnitt i ett e-postmeddelande. Behåll ditt val av typsnitt i ett klassiskt typsnitt för att få din e-post att se professionell ut. Använd inte flerfärgade typsnitt eller ett typsnitt som Comic Sans när du skickar ett e-postmeddelande.
5. Var uppmärksam på vem mer du skickar e-postmeddelandet till som CC (en kopia). Det kan ofta vara bra att kopiera e-postmeddelandet till andra personer samtidigt så att du kan ta med dem i en diskussion. En onödig CC till en arbetsledare eller medarbetare kan verkligen uppröra eller uppröra personen du reagerar på i första hand.
6. Bestäm vem du ska svara i ett gruppmail. Om det korrekta svaret är att svara alla i gruppmeddelandet, välj "Svara alla" när du skickar ditt svar. Men om du behöver fråga eller förklara ett specifikt ämne eller problem för en person, svara direkt till den personen.
7. Skicka inte ett e-postmeddelande bara för att säga tack om det inte är nödvändigt. Inget behov av korta e-postmeddelanden som inte bidrar till en konversation. Såvida inte avsändaren ber dig att bekräfta att du har tagit emot och förstått ett mejl, är det onödigt och irriterande att skicka ett "Tack"-mejl.
Dricks: Om avsändaren skickar ett läskvitto till dig, bekräfta att du har fått e-postmeddelandet genom att klicka på alternativet för att skicka ett kvitto.
8. Korrekturläs din e-post och kontrollera mottagarens e-post innan du skickar. Ett stavnings- eller grammatiskt fel kan få din e-post att se oprofessionell ut. Ta en stund att läsa din kommentar innan du klickar på skicka. Kontrollera rätt stavning och grammatik och se till att du skickar meddelandet till rätt person.
Оцените, пожалуйста статью
