Hålla koll på timmar som frilansare: 6 steg

Steg
Tips

Ingen gillar att hålla reda på arbetade timmar. De flesta egenföretagare föredrar att fokusera på sitt yrke än med tidskrivning och redovisning. Men som företagare kan du inte undvika att registrera dina timmar på ett eller annat sätt. Du kan läsa hur och vilka timmar du håller koll i den här artikeln.

Steg

Bild med titeln Vilka timmar kommer du att behålla tabell 1

1. Spåra fakturerbara och icke fakturerbara timmar. Inom ett projekt som du utför åt en kund får du med största sannolikhet också hantera timmar som du inte kan fakturera. Tänk på de timmar du lagt ner på att göra offerten eller de timmar du lägger ner på fakturering.

Det är frestande att bara hålla koll på fakturerbara timmar, men då saknas underlaget för en bra projektutvärdering.
För att avgöra vad du faktiskt tjänar per timme måste du hålla reda på alla timmar du spenderar på ett projekt.

Bild med titeln Vilka timmar kommer du att behålla tabell 2

2. Håll koll på projekttimmar och interntimmar. För en helhetsbild av din verksamhet är det viktigt att ha koll på alla arbetade timmar. Det innebär att du inte bara registrerar de timmar du lagt ner på dina kunder, utan även de timmar du utfört arbete för din egen affärsverksamhet.

Tänk på timmar som du lägger på förvärv, på bokföring eller på studier.

Endast genom att hålla reda på alla arbetade timmar kan du beräkna den verkliga lönsamheten för ditt arbete. Du kan räkna dig rik med det imponerande timpriset som du tar ut för ditt arbete, men hur många interna timmar som du inte kan fakturera kompenseras av detta?

3. Designa en standardstruktur för projekt. I praktiken händer det ofta att dina projekt har en liknande projektstruktur. Om så är fallet, använd en standardprojektstruktur. genom att använda en standardstruktur sparar du mycket tid när du skapar nya projekt i ditt projektledningssystem. En annan stor fördel med att använda en standardprojektstruktur är att du korrekt kan utvärdera ditt arbete över flera projekt. Till exempel hur lång tid tar det i genomsnitt i offert- och beredningsfasen av ett projekt jämfört med genomförandefasen?

Inkludera även interna timmar i din (standard)projektstruktur. Registrera helst inte bara timmarna som ska faktureras, utan även alla ej fakturerbara timmar. Håller du koll på alla projektaktiviteter på detta sätt kan du också göra en bra analys av lönsamheten i ditt projekt.

För att få bilden helt komplett är det också nödvändigt att registrera timmar som inte är relaterade till ett visst projekt. Detta är viktigt för det första eftersom alla timmar du lägger ner på affärsverksamhet räknas mot timmarskriteriet. Dessutom är denna information oumbärlig om du vill beräkna den verkliga lönsamheten för ditt företag. När allt kommer omkring kan du räkna dig rik med ett bra timpris, men hur många timmar är det totalt som inte är faktureringsbara?

4. Bestäm projektkomponenterna. Det är självklart att dela upp ett projekt för tidsregistrering i olika projektkomponenter. Det lönar sig att tänka på detta innan du börjar skriva timmar på dina projekt. Räcker det i ditt fall att endast skilja på projekttimmar som kan faktureras och övriga timmar?? Eller är det värt att göra skillnad inom projektet mellan alla olika aktiviteter som du utför för ett projekt??

5. Bestäm detaljnivån. Är det nödvändigt att notera start- och sluttid eller räcker det att bara notera antalet arbetade timmar på en dag? Om du vill hålla reda på din tid exakt till minut, finns det tidsregistreringsverktyg där du kan mäta detta exakt med hjälp av en timer. Vissa verktyg övervakar till och med vilka dokument du arbetar med och bestämmer på detta sätt hur lång tid som ska registreras per projekt.

Bild med titeln Att välja hur man spårar dina timmar Bild 2

6. Bestäm om du också vill lägga till information. Räcker det med att endast registrera tid eller vill du även förse dessa timmar med en ytterligare beskrivning? Det senare tar självklart lite mer tid, men kan du även använda denna information i din fakturering är det värt den extra mödan. När allt kommer omkring behöver du inte längre diskutera ursprunget till beloppen på fakturan med din kund om du tillhandahåller denna faktura med ett tydligt schema över timmar.

Tips

Spårningstider ger dig information som du behöver som företagare eller egen företagare för att driva ditt företag och det ger dig inblick i ditt arbete.
Att hålla koll på dina timmar mycket utförligt kan tyckas komplicerat och tidskrävande, men om du vill göra en bra analys av den tid du lagt ner på ditt företag över tid är en uppdelning av dina timmar efter aktivitet nödvändig. Du kanske får reda på att du lägger mycket mer tid på kommunikation än du trodde och det vill du ha med i offerten för nästa projekt.
När du som företagare tillhandahåller dina tjänster på timbasis är det viktigt att hålla god koll på dem. Du vet då exakt hur många timmar du har arbetat med ett projekt och hur mycket du kan debitera din kund.
Om du kan visa att du som självständig företagare har fler än 1.Har du lagt ner 225 timmar på din verksamhet har du rätt till egenföretagaravdraget. Det enda sättet att visa detta är att föra en tidrapport.
Genom att korrekt registrera dina timmar kan du korrekt utvärdera ett projekt i efterhand. Motsvarade de budgeterade timmarna de timmar du faktiskt spenderade? Vilken del av projektet var en besvikelse? Vilken del gick bra?
Artikeln hålla koll på timmar som frilansare ger några exempel på projektstrukturer som du kan använda för att spåra timmar.
Som frilansare med få projekt kan du börja med att hålla koll på dina timmar i ett kalkylblad. Om du inte är särskilt händig med kalkylblad finns det även otaliga tidsregistreringspaket på marknaden. På hemsidan Implementering av tidsregistrering hittar du en omfattande steg-för-steg-plan som hjälper dig att välja rätt applikation för ditt företag.