Konvertera word till excel

1. Förstå hur dokumentet kommer att konverteras. När du importerar ett dokument till Excel kommer vissa tecken att användas för att avgöra vilken data som går in i vilken cell i Excel-kalkylarket. Genom att följa några formateringssteg innan importen kan du bestämma hur det slutliga kalkylarket kommer att se ut och minimera eventuell manuell formatering som du behöver göra. Detta är särskilt användbart om du importerar en stor lista från ett Word-dokument till Excel.

• Den här metoden fungerar bäst när du har en lista med flera poster, var och en organiserad på samma sätt (lista med adresser, telefonnummer, e-postadresser, etc.)

2. Kontrollera dokumentet för eventuella formateringsfel. Innan du startar konverteringen, se till att alla listor är formaterade på samma sätt. Detta innebär att korrigera skiljeteckenfel eller korrekt organisera alla poster som inte matchar resten. Detta säkerställer att data kopieras korrekt.

3. Visa formateringsmärkena i ditt Word-dokument. Att visa de normalt dolda formateringstecknen hjälper dig att avgöra det bästa sättet att dela upp data. Du kan se dem genom att klicka på knappen "Visa/Dölj styckemärken" på fliken Hem eller genom att trycka på Ctrl+⇧Skift+*

De flesta listor har antingen ett styckemärke i slutet av varje rad, eller ett i slutet av raden och ett på den tomma raden mellan poster. Du använder markörerna för att infoga de tecken som används av Excel för att skilja mellan cellerna.

4. Byt ut stycketecken mellan varje post för att ta bort extra mellanslag. Excel använder utrymme mellan objekt för att definiera raderna, men du måste ta bort dem först för att förenkla formateringsprocessen. Oroa dig inte, du kommer att lägga tillbaka dem om en minut. Detta fungerar bäst när du har ett styckemärke i slutet av en post och ett i mellanrummet mellan poster (två i rad).

5. Separera varje post i separata fält. Nu när dina poster är separerade så att de visas i på varandra följande rader, måste du definiera vilket mått som ska visas i varje fält. Till exempel, om varje objekt har ett namn på den första raden, en adress på den andra raden och en adress på den tredje raden, gör följande:

6. Byt ut avgränsaren för att avsluta formateringsprocessen. När du har gjort de två sök- och ersättstegen ovan kommer din lista inte längre att se ut som en lista. Allt är nu på samma rad, med kommatecken mellan varje post. Det här sista steget för att hitta och ersätta kommer att lista dina data igen och bevara kommatecken som definierar fälten.

2. Kontrollera layouten på ditt bord. Word skapar en tabell baserat på dina inställningar. Dubbelkolla att allt är på rätt plats.

3. Klicka på den lilla "+"-knappen som visas i tabellens övre vänstra hörn. Detta visas när du för markören över tabellen. Genom att klicka på denna väljer du alla data i tabellen.

4. Tryck .Ctrl+Catt kopiera uppgifterna. Du kan också klicka på knappen "Kopiera" på fliken Hem.

5. Öppna Excel. När data har kopierats kan du öppna Excel. Om du vill lägga in data i ett befintligt kalkylblad, ladda det. Placera markören i cellen där du vill att den övre vänstra cellen i tabellen ska visas.

6. Tryck.Ctrl+Vför att klistra in data. De enskilda cellerna från Word-tabellen placeras i separata celler i Excel-kalkylbladet.

7. Dela eventuella återstående kolumner. Beroende på vilken typ av data du importerar kan det finnas ytterligare formatering som du måste tillämpa. Till exempel: om du importerar adresser är det möjligt att stad, delstat och postnummer finns i samma cell. Du kan låta Excel dela upp dessa data automatiskt.