Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Vem kommer att läsa detta dokument? Regeringstjänstemännen? Företagsledare? journalister? En kombination av dessa? Hur mycket vet läsaren redan om detta problem? Vet de ens något om det?? Vad måste läsekretsen vet? Vilken auktoritet har läsaren i frågan? Vilka förändringar kan han/hon göra? 
Eftersom en genomgång vanligtvis inte är längre än en eller två sidor bör den vara kortfattad. Politiker är mycket upptagna, och ditt problem är inte det enda de får på sina tallrikar. Det finns inget utrymme för överflödig information eller långrandiga förklaringar. Bestäm dina nyckelpunkter i förväg för att skapa en kortfattad genomgång. 
En mall kan hjälpa dig att organisera dina tankar och göra en genomgång snabbare. 
Namnet motsvarar den som informationen riktar sig till. Datumet motsvarar datumet för inlämnandet av informationen. Ämnesraden ska med några få ord beskriva informationens huvudämne, till exempel "Förekomsten av mobbning i skolan i Utrecht-regionen.Detta gör att läsaren kan veta, utan att ens behöva titta på dokumentet snabbt, vad problemet är som kommer att åtgärdas. 
För en mycket upptagen läsare ger sammanfattningen viktiga punkter i förväg, vilket gör det lättare att skumma igenom resten av dokumentet. En välgjord briefing är ofta tillräckligt kort för att göra detta avsnitt överflödigt. Men om det finns frågor som kräver omedelbara åtgärder kan detta vara ett sätt att påpeka hur brådskande informationen är genom att tydligt ange tidsfristen i sammanfattningen. Sammanfattningen bör inte överstiga tre till fyra poäng. 
Detta avsnitt bör innehålla den information som behövs för att läsaren ska kunna fatta beslut i denna fråga. Data som inte är nödvändiga för detta ändamål, hur intressanta än är, kan utelämnas. Om du inte redan har gjort detta, gör lite research innan du skriver det här avsnittet. Informationen i detta avsnitt bör vara så korrekt, specifik och uppdaterad som möjligt. Översätt eventuellt informationen så att din publik visar detta avsnitt tydligt och enkelt. Undvik jargong, fackspråk eller information som inte är av direkt intresse för allmänheten. Använd statistik och data där det är lämpligt, men förklara saker i termer som din publik snabbt och enkelt förstår. 
Du kan dock välja att diskutera för- och nackdelar med de olika föreslagna eller aktuella åtgärderna, och peka på styrkorna och svagheterna hos varje. 
Vissa kort listar de föreslagna lösningarna i ett avsnitt märkt "Rekommendationer", men vissa skribenter föredrar "Nästa steg", eftersom de tycker att det har en mjukare känsla och mindre ansträngande eller aggressivt. Kom ihåg att det är läsaren som har sista ordet och fattar beslutet i frågan, inte du. Det här avsnittet behöver inte vara "balanserat" som avsnittet för bakgrund/överväganden. Det här kan vara en plats där du kan ge din åsikt om vad som behöver göras. Det bör dock noteras att du inte behöver tillhandahålla en särskild lösning. Du kan också bara lägga upp några alternativ med deras för- och nackdelar, och uppmana läsaren att överväga dessa val och vidta några åtgärder för att lösa detta problem. Du behöver inte nödvändigtvis ange vilken åtgärd som är mest lämplig. 
Se till att alla lösningar du föreslår är tydliga och direkt relaterade till problemet som du beskrev det. Anta till exempel att du i föregående avsnitt påpekade bristen på program för att förebygga mobbning. I det här avsnittet är det alltså meningsfullt att föreslå ett sådant program och kanske påpeka dess effektivitet för andra skolor. Om du inte har nämnt förebyggande program ännu, verkar en lösning som denna komma från ingenstans. 
Särskilt om du är expert på ett ämne du skriver om, är det lätt att glömma för ett ögonblick att vardagsspråket för dig kan vara svårt för andra att förstå. Tänk på att för personer som inte är alltför insatta i ett ämne är det inte alltid direkt klart varför något är viktigt. Politiker kan vanligtvis inte vara experter på varje ämne de måste fatta beslut om. 
En genomgång med stavnings-, stil- eller grammatiska fel görs mindre allvarligt av läsaren. Du kanske gör mer nytta än skada genom att skicka in en sådan genomgång, eftersom det kan misskreditera ditt perspektiv.
Skriv ett kort
En briefing beskriver ett visst ämne och dess bakgrund, vanligtvis för en regeringstjänsteman eller annan beslutsfattare. Dessa beslutsfattare måste göra svåra val varje dag i många olika ämnen, och de har inte tid att utforska varje fråga på djupet. En genomgång hjälper någon att uppmärksamma en enskild fråga och nämna viktiga detaljer som de behöver veta. Genomgången föreslår sedan lösningar och ger förslag på förbättringar. Att kunna skriva en briefing är en användbar färdighet för studenter, affärsmän, politiker och aktivister. En övertygande genomgång är kortfattad, välorganiserad och täcker de viktigaste och mest relevanta fakta och lösningar.
Steg
Del 1 av 4: Kartlägga och ställa in din briefing
1. Bestäm omfattningen av informationen. Omfattningen omfattar både utkastet och längden på briefen. I vilken detalj ska du täcka ämnet? Hur många olika ämnen kommer du att ta upp?? Detta beror på hur mycket information du kan hitta och hur mycket information du måste tillhandahålla för att stödja dina påståenden.
- Att bestämma omfattningen av informationen är viktigt eftersom då läsaren vet exakt vilken information som diskuteras och vad som inte.
2. Känn din publik. Innan du börjar skriva din brief är det viktigt att veta vem som ska läsa den. Detta styr de val du kommer att göra i dokumentet. Innan du börjar, fundera på följande frågor och om du inte redan vet svaren, försök ta reda på följande:
3. Planera nyckelpunkterna. Innan du börjar skriva din brief bör du kartlägga (antingen i åtanke eller i kontur) de nyckelpunkter du vill göra.
4. Överväg att använda en mall. Även om formateringen av briefing inte behöver vara alltför komplex, kan du spara tid genom att ladda ner en av de många gratis onlinemallarna för att skapa briefingsdokument i MS Word.
5. Gör ett namn, datum och ämnesrader. Om du inte använder en mall måste du börja skriva namn, datum och ämnesrader.
6. Överväg att lägga till en sammanfattning. Vissa genomgångar innehåller en sammanfattning i början av genomgången, som sammanfattar hela texten i några punkter. Bestäm om du vill göra detta, och reservera i så fall plats för denna sektion.
Del 2 av 4: Beskriv saken
1. Skapa en inledning som sammanfattar problemet. Nästa del av genomgången bör beskriva problemet eller problemet i detalj. Börja med en kort inledning, vanligtvis märkt "Problem" eller "Mål", och beskriv i en eller två meningar huvudfrågan som genomgången fokuserar på och/eller varför du har förberett denna genomgång.
- Du kan till exempel skriva något i stil med: `Det har skett en ökning av antalet våldsamma mobbningsincidenter i skolor i Utrecht-regionen. Nuvarande disciplinära policyer kanske inte är tillräckliga för att lösa detta problem.`
2. Ge en översikt över de viktigaste fakta/bakgrunder. Nästa avsnitt, "Överväganden" eller "Bakgrunder" bör ge detaljerad information om problemets eller frågans status, med fokus på den senaste utvecklingen och/eller aktuellt tillstånd.
3. Lämna din egen åsikt. Din åsikt om denna situation och/eller vad som bör göras åt den hör inte hemma i detta avsnitt. Håll dig till fakta.
Del 3 av 4: Att dra slutsatser och rekommendationer
1. Gör det relevant. Din genomgång bör kompletteras med avsnitt som "Slutsats" och/eller "Rekommendationer" eller "Nästa steg". En avslutning som denna borde göra det tydligt varför denna fråga bör betraktas som viktig av din läsare.
- Försök att koppla frågan direkt till läsarens egenintresse, för att göra din briefing mer övertygande.
- Du kan till exempel säga något som "Mobbningsincidenter leder till att föräldrar överväger privatskola.". De är kopplade till lägre provresultat och godkända betyg, vilket gör att våra skolor verkar mindre effektiva i samhällets ögon. De minskar regionens möjligheter att ge finansiering genom statliga bidrag och privat finansiering.`
2. Föreslå en lösning. Många genomgångar erbjuder ett förslag till lösning på det beskrivna problemet, och associerar problemet med en förändring av policyn för att förbättra situationen.
3. Använd fakta för att stödja ditt argument. Dina förslag i det sista avsnittet bör följa logiskt från informationen i föregående avsnitt. Använd fakta du har presenterat för att visa varför lösningen du föreslår är bra.
Del 4 av 4: Kontrollera informationen
1. Gör briefingen kortare. En genomgång bör inte överstiga två sidor. Om genomgången har blivit längre än så bör du först leta efter bitar som kan utelämnas i kontrollfasen.
- Leta efter information som inte är relaterad till ämnet, eller mindre viktig, och ta bort det materialet, särskilt om det inte är relaterat till lösningen/lösningarna du erbjuder.
- I samma ljus bör inga viktiga delar av information saknas, nödvändiga för att göra ditt argument tydligt och övertygande. Du kan behöva byta ut viss information mot en annan.
- Försök att sätta dig själv i en politikers eller byråkrats situation när du redigerar din text. Tänk på hur mycket information dessa individer får varje dag. Bidra inte till problemet. Bli en del av lösningen genom att tillhandahålla den information du behöver för att fatta ett beslut – varken mer eller mindre.
2. Ta bort tekniskt språk. Under redigeringsfasen, var uppmärksam på tekniskt språk eller jargong som gör din briefing mindre tillgänglig. Även om du försökte undvika detta när du skrev korten, kan vissa komplexa termer ha hittat in i dokumentet.
3. Se till att strukturen är logisk. Se till att de nyckelfakta du har tagit med logiskt följer av saken som du har sammanfattat den. Dubbelkolla också att alla lösningar du föreslår verkligen handlar om de viktigaste övervägandena.
4. Kontrollera noga ditt arbete för fel. Efter att ha kontrollerat längden och flödet av briefen, gå igenom texten en gång till för att se till att inga misstag har smugit sig in.
Tips
- Se genomgångar skrivna av framstående ledare och professorer för att lära av deras övertalningsmetoder.
- Tänk på att även om din briefing kan riktas till en viss person, kan andra – personal, kollegor och till och med media – läsa den. Detta är en bra anledning att hålla ditt språk så tillgängligt som möjligt, även om den tilltänkta läsaren har viss kunskap om ämnet.
Оцените, пожалуйста статью
