Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Brevmottagaren bör kunna identifiera brevets huvudpunkt inom fem sekunder, så undvik långa, osammanhängande introduktioner. Du kan lägga ytterligare detaljer eller förklaringar om situationen i stycket efter din inledande mening, men den första raden bör omedelbart uppmärksamma ditt klagomål så tydligt som möjligt. Din inledande mening kan till exempel lyda: "Jag skriver för att klaga på en trasig hårtork som jag köpte från ditt företag den 15 juli, på din filial på A Street, Sample City.` 
Försök att vara så konstruktiv som möjligt i dina kommentarer och föreslå ett sätt som hjälper dig och fortsätter relationen med företaget. Om du ber om pengarna tillbaka eller någon annan form av ersättning, samtidigt som du säger att du planerar att flytta till ett annat företag, kommer de inte att känna sig särskilt tvungna att försöka åtgärda problemet. Om du vill att företaget ska lösa ett bredare problem, skriv det också i ditt brev, men inse att det kan ta tid att göra det. Hota inte med en rättegång i ditt första brev. Det kan vara lösningen du i slutändan behöver, men skicka ditt klagomålsbrev först och vänta på svar. 
Se till att du kopior skickar all dokumentation du vill ha med, inte originalen. På så sätt kan viktig information inte gå förlorad om du måste visa bevisen för någon annan. Se även till att ange exakt antal bilagor i brevtexten. Till exempel: `Bifogat hittar du en kopia av mitt originalkvitto, samt en kopia av hårtorkens garantikort och serienummerinformation.` 
Att sätta en tidsgräns hjälper också till att förhindra att ditt brev försvinner eller glöms bort, vilket kan leda till ytterligare problem och förbittring mellan dig och företaget. Se till att tidsperioden du ger är rimlig. En eller två veckor räcker vanligtvis, även om detta varierar beroende på vad din begäran är. 
Avsluta brevet med vänliga hälsningar eller Med vänliga hälsningar (det senare är lite mer formellt). Undvik informella avslutande formler som "hälsningar". 
Undvik överdriven detaljrikedom eller långa uttalanden eller monologer. Försök att hålla ditt brev begränsat till en sida, eller mindre än cirka 200 ord. 
Att upprätthålla respekt inkluderar en mängd olika saker, såsom kvaliteten på språket som används, dina kunskaper om dina rättigheter och företagets skyldigheter, såväl som en professionell presentation av brevet. Alla dessa saker ger dig trovärdighet, vilket borde ha en positiv effekt på svaret på ditt brev. 
Skriv alltid ditt brev på en dator, det gör det lättare att läsa och ser mycket snyggare ut. Om du måste skriva ditt brev för hand, se till att din handstil är tydlig och läsbar, utan överstrukna ord eller bläckfläckar. Lämna ett tomt utrymme nedan för att skriva din signatur vänliga hälsningar eller Med vänliga hälsningar var du ska sätta din signatur. Skriv ditt namn under detta utrymme så att det är tydligt läsbart. Håll brevet snyggt och välplanerat, med stycken ungefär lika stora. 
Det är bättre att börja med kundtjänstavdelningen innan du går högre än att gå direkt till toppen. Detta beror på att kundtjänstavdelningen har mer erfarenhet av att hantera den här typen av klagomål, och brev till VD:n kommer sannolikt att vidarebefordras till denna avdelning ändå. Om så är fallet kan kundtjänstrepresentanter automatiskt börja se dig i ett ogynnsamt ljus eftersom du försökte gå över huvudet på dem. Tänk på att om du skriver ett brev till en vd eller vd ska det vara extra tydligt, kortfattat och välskrivet, eftersom de förmodligen inte vet något om händelsen än. 
Skriv ett klagomål till ett företag
Att skriva ett klagomål är något de flesta måste göra någon gång. Oavsett om du är missnöjd med ett företags produkt eller tjänst är det vanligtvis möjligt att lösa problemet på ett ömsesidigt fördelaktigt sätt genom ett fast men artigt klagomålsbrev. Att skriva ett klagomålsföretag borde inte vara svårt eller skrämmande - du behöver bara tydligt ange fakta och artigt be om en lösning.
Steg
Metod 1 av 3: Skriv ditt klagomålsbrev
1. Adressera ditt brev till kundtjänstavdelningen. Om du skriver ett klagomål har du störst chans att lyckas om du adresserar brevet till företagets kundtjänstavdelning. Kundtjänstavdelningen är van vid att hantera klagomål och ditt brev kommer sannolikt att hanteras effektivt och ändamålsenligt.
- Försök att ta reda på namnet på chefen eller direktören för kundtjänst och adressera ditt brev till honom eller henne personligen. Börja ditt brev med Dear herre eller Fru, följt av deras efternamn. Om du inte hittar namnet på kundtjänstchefen är det bara att skriva Kära Herr / Fru.
- Du bör kunna hitta adressen till kundtjänstavdelningen på företagets hemsida, eller på företagets reklam- eller reklammaterial, eller på produktförpackningar eller etiketter.
2. Kom snabbt till saken i ditt brev. Den allra första raden i ditt brev bör tydligt ange varför du skriver brevet och exakt vad ditt klagomål är. Ange så många relevanta fakta som möjligt, inklusive datum, tid och plats där du gjorde köpet eller fick tjänsten, tillsammans med eventuella relevanta serie- eller modellnummer.
3. Ange specifikt vilket resultat eller botemedel du vill se. Om du vill ha en ersättning, dina pengar tillbaka, en reparation eller någon annan form av ersättning, vänligen ange detta tydligt i ditt andra stycke. Detta kommer att hjälpa till att undvika att få ett standardbrev och ge mottagaren något att arbeta med.
4. Bifoga kopior av styrkande handlingar. Detta kan inkludera kvitton, garantikort, kopior av checkar som du har skickat och, om så är lämpligt, foton eller videor. All dokumentation måste medfölja ditt brev.
5. Ge dem en viss tid för att lösa problemet. Det kan hjälpa att ange en exakt tidsperiod under vilken du vill att problemet ska lösas. Detta ger dig sinnesfrid och hjälper dig att lösa problemet snabbt.
6. Stäng brevet med respekt. Tacka mottagaren för hjälpen och låt dem veta hur och när de kan nå dig för att lösa problemet. Detta kommer att göra deras jobb mycket enklare, så att du kan se fram emot ett mer effektivt resultat.
Metod 2 av 3: Använd rätt ton och format
1. Var artig. Du kan vara arg, och du kan ha rätt, men att vara oförskämd kommer bara att göra mottagaren defensiv. Skriv i en respektfull ton och undvik till varje pris hotfulla, arga eller sarkastiska kommentarer. Kom ihåg att personen som läste ditt brev inte var direkt ansvarig för vad som hände, och de kommer att vara mycket mer positiva och villiga att hjälpa en artig, artig kund än en arg, anklagande.
- Kom ihåg att företaget du skriver till inte riktar sig till dig. De flesta företag har ett intresse av att hålla sina kunder nöjda.
- Du kommer att bli mycket mer framgångsrik om du behandlar mottagaren som någon som vill hjälpa dig, snarare än att anta att de har uppsåt.
- Skriv inte när du är arg. Vänta med att skriva ditt brev tills du har lugnat ner dig. Eller om du föredrar det, skriv brevet medan ångan fortfarande kommer ur dina öron, vänta sedan en dag eller två innan du skickar det. Du kommer förmodligen att vilja omformulera saker, för att ta bort de vassa kanterna.
2. vara kortfattad. Kundtjänstrepresentanter kan ta emot hundratals brev om dagen, så det är viktigt att du kommer till saken snabbt så att de vet exakt vad de har att göra med så fort de börjar läsa. Om ditt brev är för långt eller detaljerat, kommer läsaren att läsa det grovt och sluta med att inte ha en klar uppfattning om det exakta problemet eller din önskade lösning.
3. befalla respekt. Att framtvinga respekt i ditt brev sätter den rätta tonen och låter företaget veta att ditt klagomål bör tas på allvar. Detta gäller särskilt för mer allvarliga klagomål som kan få betydande ekonomiska konsekvenser.
4. Organisera ditt brev på ett tydligt och korrekt sätt. Att formatera ditt brev på ett professionellt sätt kommer som nämnts ovan att ha en positiv inverkan på hur ditt klagomål tas emot. Ange ditt namn, adress och datum längst upp till vänster, följt av namnet eller titeln på den du skriver till, tillsammans med företagets adress, precis ovanför brevets text.
5. Kontrollera stavning och grammatik. Felaktig stavning och grammatik kan påverka hur ditt klagomål tas emot negativt. Se till att använda en stavningskontroll på din dator innan du skriver ut brevet, eller låt någon annan läsa det innan du skickar det.
Metod 3 av 3: Uppföljning
1. Vänta tills den tidsgräns du har angett är över. Ha tålamod och gör ingenting förrän tidsgränsen i ditt första brev är över. Om detta datum passerar och du fortfarande inte har hört något kan du följa upp med ett telefonsamtal eller e-post för att se till att brevet har tagits emot. Det är alltid bäst att ge företaget fördelen av tvivel.
- Om du fortfarande inte har fått någon information om ditt brev, eller om du har fått men situationen inte har lösts på ett tillfredsställande sätt, kan du gå vidare genom att skicka ditt klagomål till någon högre upp.
2. Arbeta upp kommandostrukturen. Om du inte lyckas komma i kontakt med direktören för kundtjänst, försök ta reda på vem som är högre och skriv till den personen. Varje gång du går uppåt, oavsett om det är från kundtjänstrepresentant till direktör till vice ordförande till VD, lägger du till korrespondensen du hade på den tidigare nivån. På så sätt kommer din nya representant på företaget att veta vad som händer, och det är troligt att problemet kan lösas utan att gå till domstol.
3. Om du vill starta en rättegång, gå till en advokat. Han eller hon kommer att veta vad han ska göra. Tänk på att rättsliga åtgärder är en sista utväg, och om du nämner det omedelbart i ditt brev, kommer du att ange en negativ ton och riskera att få begäranden om ersättning på sidspår. Det kan också bli negativt för dig om de märker att du bluffar.
Tips
- Innan du skriver, ägna en stund till att tänka på vad som hände. När du har tänkt på allt och vet exakt vad du vill ha och hur du ska be om det, är du redo att skriva ditt brev.
- Se till att ditt brev innehåller ditt namn, adress, e-post och telefonnummer (hem, arbete och mobil om möjligt). Be även om läsarens uppgifter så att ni båda kan hållas informerade om eventuella framsteg med ditt klagomål.
- Läs den igen och se till att allt är sant, uppriktigt och verifierbart.
- svär inte. Kom ihåg att du vill ha ersättning eller en lösning, och att förolämpa din läsare hjälper inte. Om du vill använda ett starkare språk, undvik den passiva rösten och använd ord som är mer direkta och beskrivande. det kanske du var chockad eller kände du ens avsky, starkare ord än bara besviken.
- Att skicka ditt klagomål skriftligt har en starkare effekt än att skicka ett mejl, fax eller kommentarer till företaget på sin blogg eller hemsida. De flesta företag hanterar formella skriftliga klagomål med högre prioritet.
- Om du skriver för att klaga på en specifik person, begränsa ditt brev till deras brister och klaga inte på organisationen som helhet. Om du skriver för att klaga på företagets policy, kränk inte lyssnaren eller policyerna. Ange bara ditt problem och hur du vill att det ska lösas.
- Skicka inte vittnesutlåtanden under ed. Faktum är att om du tror att du så småningom kan behöva gå till domstol, vill du förmodligen inte bara undanhålla vittnesförklaringen utan även hennes namn. Kom också ihåg att det förmodligen inte är billigt att gå till domstol. I de flesta fall är det bättre att nå en överenskommelse informellt, eller högst via en tvistnämnd.
- Det finns konsumentwebbplatser där du kan göra klagomål och se om andra har varit i samma situation med just det företaget.
- Spara kopior av all korrespondens och datumen för dina brev.
Varningar
- Det är olagligt att skriva ett brev som hotar med fysisk misshandel, förstörelse av egendom eller en attack mot hälsa eller säkerhet. Ett hot kan tolkas som hot och kan leda till en stämningsansökan och kan leda till böter eller till och med fängelse. Gör dig själv en tjänst och bli av med hot. Lägg dem inte på papper och skicka dem inte!
"Skriv ett klagomål till ett företag"
Оцените, пожалуйста статью
