

Vad är dina läsares engagemang i projektet? Hur kommer resultatet av projektet att påverka dem? (Anslutningen och effekten på läsaren kommer att vara annorlunda för din handledare än för kunden, till exempel). Fundera på vilket beslut dina läsare måste fatta efter att ha läst lägesrapporten (vilket stöd, pengar, tid de investerar, till exempel). Tänk på den information som läsaren behöver för att övervaka och delta effektivt i projektet. Vilka tekniska aspekter av projektet bör läsaren känna till. Är läsaren bekant med den tekniska jargongen? 
En lägesrapport kan vara en kort muntlig rapport vid veckovisa eller månatliga personalmöten. De kan vara periodiska mejl till kollegor. Det kan vara formella eller informella PM till tillsynsmyndigheter. De kan också vara formella rapporter för kunder eller statliga myndigheter. 

När det gäller information till en kund eller statlig myndighet, eller examenskommitté, är det bättre att hålla den formell. Oavsett formaliteten eller informaliteten i din ton, vill du att din rapport ska vara tydlig, fokuserad och ärlig. 

Uppdelningar kan också bidra till tydlighet, eftersom det låter läsare eller din publik veta vad de kan förvänta sig i varje stycke. Om det finns material de är särskilt intresserade av kan de hoppa direkt till det. 
Rubriken ska innehålla datumet då rapporten lämnades in, mottagarens namn och befattning, författarens namn och befattning samt ämnet för rapporten. 
Inkludera: syftet med rapporten, en introduktion eller en uppdatering av projektets framsteg. 
Ange uppgifter som har slutförts sedan föregående rapport, och vilka uppgifter som fortfarande väntar. Diskutera de problem du har stött på, problem som måste åtgärdas och möjliga lösningar på dessa problem och problem. Ange ändringar som gjordes och varför de behövde göras. Du kan också rapportera saker som personalförändringar, svårigheter att skaffa material, eventuella kostnadsöverskridanden, förseningar eller problem med säkerhet eller teknik. 
Ange definitivt om deadline för projektet har ändrats eller inte. Få inte saker att se mer rosa ut än de är, men larma inte läsarna i onödan eller lova något du inte kan leverera. 


Beroende på din målgrupp kan du vara begränsad till ett visst antal sidor. En bra tumregel är att hålla den så kort som möjligt, samtidigt som du ser till att du tillhandahåller rätt information. 


Skapa en lägesrapport
Lägesrapporter är en viktig del av projektledning, oavsett om det är en avhandling eller ett projekt på jobbet. Du bör använda dessa för att hålla dina handledare, kollegor eller kunder informerade om projektet du arbetar med. Du kommer att fokusera på vad du har uppnått och vad som fortfarande behöver göras.
Steg
Del 1 av 3: Starta processen

1. Bestäm vad syftet med förslaget är. Det finns flera anledningar till att någon ber dig att skriva en lägesrapport. Uppenbarligen för att visa vilken typ av framsteg du har gjort med ett specifikt projekt. Det finns dock några olika typer av förslag som du bör överväga.
- En lägesrapport för ett forskningsprogram eller ett projekt är något annorlunda än en för ett projekt på jobbet. I det första fallet måste du citera information oftare och i mindre utsträckning överväga saker som kostnader (men inte alltid).
- En affärsrapport för en kund kommer att läsa lite annorlunda än den för en arbetsledare på jobbet. Du bör fundera över varför du skriver den här rapporten åt dem.

2. Var uppmärksam på din publik. När du vet syftet med din lägesrapport måste du överväga vad din publik ska kunna få ut av rapporten. Även om alla framstegsrapporter har saker gemensamt, bör du överväga följande detaljer:

3. Bestäm dig för det bästa sättet att kommunicera med din målgrupp. En lägesrapport är inte bara ett skriftligt dokument som du lämnar vidare till din handledare eller lärare. Flera formulär kan krävas beroende på vad som behövs.

4. Fråga din handledare. Såvida du inte har skrivit den här typen av lägesrapport tidigare (i så fall, varför är du här??), vill du ha så mycket vägledning som möjligt från din chef. Finns det kanske något specifikt format som används i ditt företag, då måste du se till att följa reglerna.

5. Tänk på din ton. Alla lägesrapporter behöver inte vara formella. Faktum är att interna rapporter till kollegor eller arbetsledare ofta är mer informella i tonen. Därför är det så viktigt att diskutera med sin chef vad avsikten är.
Del 2 av 3: Att skriva din rapport

1. Bestäm hur du vill presentera materialet. När du börjar skriva rapporten eller rapporten har du redan räknat ut vad tonen ska vara och vad den handlar om. Nu måste du bestämma de bästa sätten att presentera den informationen.
- Du kan välja att skapa en punktlista. Det är ett mycket tydligt sätt att presentera materialet och enkelt för en snabb överblick, utan att kompromissa med informationsförsörjningen. Det kan dock vara ett lite mindre formellt sätt att skriva en lägesrapport, så det kan vara bättre att spara den för PM till chefer och mejl till kollegor.
- Du kan också överväga att lägga till grafer och/eller tabeller. Detta kan vara särskilt användbart om du gör en lägesrapport för ett projekt du försöker få finansiering för, eller vill visa varför du förtjänar den finansiering du har fått.

2. Överväg uppdelningen i stycken. Om du vill skriva en framgångsrik lägesrapport bör den vara så tydlig som möjligt. Att dela upp rapporten i stycken är ett bra sätt att samla allt relevant material.

3. Skriv rubriken. Det visas vanligtvis överst i texten om du använder en sidlayout. Detta beror återigen på vad ditt företag eller universitet föredrar, så se till att du kollar först.

4. Skriv inledningen. Den inledande delen kommer under rubriken. Det sticker ofta ut från resten av materialet eftersom det är markerat med kursiv stil. Den ger en kort översikt över projektet och innehåller en översikt över status. Du anger vilka framsteg som har gjorts och om vissa mål har uppnåtts.

5. Skriv kärnan i förslaget. Kärnan i förslaget, oavsett om det är uppdelat i stycken och därefter, är egentligen bara en mer detaljerad version av inledningen. Tänk på informationen du gav i inledningen och se till att utveckla den.

6. Ange vad nästa uppgift är för ditt projekt. Även om detta fortfarande är en del av rapportens huvuddel, måste du se till att din publik förstår vart du vill gå med projektet. Var noga med att nämna eventuella problem som kan påverka deadline, budget eller styrningsstruktur.

7. Ange det totala antalet arbetade timmar på projektet. Du måste visa hur mycket arbete du och ditt team (om du har något) har lagt ner på projektet. Detta kommer att visa läsaren (oavsett om det är en chef, kund eller statlig myndighet som kan ge dig pengar) att du har arbetat hårt.
Del 3 av 3: Undvika vanliga svårigheter

1. Gå inte utanför ämnet. Så länge du håller dig till grunderna som beskrivits ovan kommer du att klara dig. Försök att undvika att glida in i andra ämnen som bara är indirekt relaterade till projektet, hur intressanta det än är.
- Om ditt projekt till exempel handlar om att återuppliva en lokal, ideell konstorganisation kan det vara frestande att gå vilse i en diskurs om det bedrövliga finansläget, men det hjälper inte riktigt att klargöra hur det fungerar. Projektet löper ut.

2. Håll det enkelt. Poängen med en lägesrapport är att du kan klargöra vilka framsteg som har gjorts utan att överbelasta läsaren med ord och idéer. Du behöver bara fokusera på status för ett visst projekt, vad som behöver arbetas med och vilka förändringar som behöver göras.

3. Försök att inte vara otydlig. Du måste se till att du tillhandahåller specifika detaljer om ditt projekts framsteg. Till exempel: säg inte något som "Vi gör goda framsteg med att få vår konstfinansiering på plats", utan säg hellre "Med de två anslagen på 5 euro.000 från dessa olika stiftelser, vi kostar bara €2.000 från vårt mål på 12 €.000.`

4. Använd ett kortfattat språk. Återigen, du vill att din rapport ska vara tydlig och koncis. Det är inte meningen att överväldiga läsarna med språk som inte tillför något till rapporten. Till exempel är fraser som "fullständig katastrof" eller "smaskig framgång" för känslomässiga och vaga för att vara till nytta för kunder eller chefer.

5. Ange dina källor. All information du använder som kommer från externa källor, inklusive grafer och data, måste citeras korrekt. Du kan lägga till en extra resurssida i lägesrapporten.
Tips
- Försök att följa chefens stil. De kan ha en preferens för en viss typ av rapporter. Vissa chefer vill ha fler listor eller punktlistor -- andra vill att informationen ska vara så kortfattad som möjligt. Andra vill bara att du ska vara så noggrann som möjligt, oavsett hur många sidor det tar.
- Var specifik när du gör lägesrapporten, men inte alltför långrandig.
Varningar
- För att alltid vara väl förberedd på att göra en lägesrapport är det en bra idé att föra protokoll under hela projektet så att det är lätt att samla in all information.
Оцените, пожалуйста статью