Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Tänk på att du med största sannolikhet också behöver kunna använda kopiatorn, skannern och skrivaren (och lösa problem som dina kollegor stöter på när de arbetar med dessa enheter). Om du vet vilken typ av enheter du använder, dyk ner i manualerna så att du kan lösa de vanligaste problemen. 
Se till att du skriver ut meddelanden i detalj och att du läser vad du har skrivit. Upprepa meddelandet och/eller kontaktuppgifter när du skriver ner det för att se till att du har rätt information. 
Lyssna noga på namnet på personen som uppringaren frågar efter. Upprepa om du vill vara säker. Fråga om den som ringer kan stava namnet om det är svårt att förstå. Överför samtalet snyggt med en standardfras, som t.ex "Ett ögonblick snälla, jag ska föra dig vidare till Mr Smith". Eller om personen pratar: "Mr Smith är för närvarande i konversation. Kan du vänta eller ska jag föra meddelandet vidare?". Tacka uppringaren artigt och överför samtalet. 
Du kan till exempel hälsa med: "God morgon! Om du sätter dig ner så är jag med dig!". 
Kontrollera om ditt företag har specifika regler för kläder. Ditt företag kanske gillar formella affärskläder, men kom ihåg att aldrig.. på klä dig formellt (joggare kanske inte uppskattas).
Bli receptionist
Varje företag som tar emot besökare behöver en receptionist. En receptionist är någon som tar emot besökare vid disken på företaget eller institutionen. Det är oftast den första personen besökaren ska möta, och som ni vet är första intryck alltid väldigt viktigt. Receptionisten ska ta emot besökaren artigt och tala korrekt, även i telefon eller e-post. Det är så att säga företagets visitkort.
Steg
Del 1 av 2: Att ha rätt kompetens
1. Har utmärkta organisatoriska färdigheter. Som receptionist är du företagets visitkort -- -- du är den som kunden pratar med först och som anställda kommer till för information och planering. Förutom att ta emot samtal och hänvisa besökare måste man ofta ha att göra med kunder, ordna alla möjliga event, ordna möten m.m. Eftersom detta innebär mycket ansvar är det viktigt att du som receptionist är välorganiserad, så att du kan göra flera saker samtidigt. Om du inte kan ta på dig flera uppgifter samtidigt och slutföra dem i rätt ordning, kommer du inte hålla länge som receptionist.
- Ett bra sätt att vara organiserad på är att investera i ett arkivsystem som du kan arbeta med. Det är viktigt att du vet vilka papper och information din chef, kollegor och kunder kan behöva. Spara all denna information i olika mappar - på din dators skrivbord eller på papper. Organisera ditt system på det sätt som fungerar bäst för dig - om du behöver neonfärgade klisterlappar går det också bra.
- Att vara organiserad innebär också att du kan motivera dig själv - du behöver inte någon som berättar för dig hur du ska göra något, eller för att hålla dig på rätt väg. Om du är välorganiserad vet du exakt vilka uppgifter du måste utföra på en dag, och vilka saker som har prioritet.
- Se till att du har (många) telefonnummer till hands, till exempel till kollegor, entreprenörer, säljare, räddningstjänst etc. Du kommer att behöva dem bit för bit någon gång. Lagra telefonnumren i ett speciellt datorprogram eller i en Rolodex.
2. Se till att du har lite teknisk kunskap. Den viktigaste tekniken som en receptionist måste hantera är telefonen – och alla de knappar och linjer som hör till den. Datorkunskaper är också viktiga - de flesta receptionister bör veta hur man skickar e-post och använder en ordbehandlare väl. Det är också användbart om du vet hur man skapar kalkylblad och använder program som är specifika för företaget du arbetar för.
3. Var pålitlig. Receptionisten förväntas vara vid hans/hennes skrivbord hela tiden - företaget kommer att få ett dåligt namn om ingen tar telefonen eller om väntetiderna är mycket långa. Gör att vara pålitlig till din prioritet - om din chef vet att han kan lita på dig och att du alltid finns där för att hjälpa, gör du dig själv oumbärlig.
4. Vara en bra lyssnare. En viktig del av att vara receptionist är att lyssna på andra människor - i telefon, när en kund ställer en fråga vid skrivbordet eller när information skickas till dig. Att vara en god lyssnare kan hjälpa dig att arbeta mer effektivt - du kommer att kunna lösa problem lättare om du omedelbart förstår vad någon frågar dig, och du kommer bättre att kunna hänvisa kunder till den avdelning där de kan hjälpas.
5. Gör anteckningar överallt. Om din chef ber dig att göra något, gör anteckningar om detaljerna. När en kund ringer, se till att skriva ner sina uppgifter (namn, kontaktuppgifter, vad de vill ha osv.). Anteckningar hjälper dig att hålla ordning och påminna dig om alla små saker som kommer att passera en dag. Skriv ner dina anteckningar i en anteckningsbok eller anteckningsbok och ha den med dig hela tiden. Du skulle bli förvånad över hur användbart det är, speciellt om du vill veta vad den personen som ringde för fem timmar sedan ville igen.
6. Svara artigt i telefonen med en vanlig hälsning, som t.ex "God morgon, du pratar med ____(ditt namn), från ____(företagets namn), hur kan jag hjälpa dig?". Svara i telefonen efter en eller två ringsignaler. Det är inte bra att sätta folk på is i mer än en minut (det är längre än du kanske tror).
7. Hälsa paketutdelare med samma professionalism och artighet som alla andra besökare. Du kan behöva skriva på för en leverans. Se till att din signatur är läsbar. Leverantören kan behöva vägbeskrivningar var paketet ska placeras. Se till att du kontaktar rätt medarbetare för sådana ärenden.
8. Ta emot kunder som kommer till företaget effektivt och artigt. Efter att besökaren har berättat för dem vilka de är och vem de letar efter, kontakta den personen och berätta vem som är där. En vanlig mening du kan använda för detta är: "herr Smit, fru Jansen från XYZ f.v. är här för mötet klockan 2". Försök alltid att ange ett för- och efternamn och vilket företag de representerar. Det är bra att fråga om han/hon har en tid. Herr Smit kommer sedan att ge ytterligare instruktioner var du kan få kunden att vänta och hur lång tid det kommer att ta. Du kan sedan berätta för besökaren: "Mr Smith kommer snart". Eller: "Mr Smith säger att han avslutar ett möte och att han kommer om 5 minuter. Kommer du att sitta ner".
Del 2 av 2: Att vara representativ
1. Se till att du har en positiv attityd. Som nämnts ovan är receptionisten företagets visitkort – kunderna ser dig först och du svarar på frågor från personer som inte kan komma till kontoret. Ingen vill mötas av ett surt eller grinigt ansikte. Ha alltid ett leende på läpparna och en glad personlighet. Ha tålamod med svåra kunder, även om de går dig på nerverna.
- Även om du har en mycket svår kund, fortsätt påminn dig själv om att du har en stark, glad personlighet. Säg till dig själv att de tar ut sina frustrationer på dig, men vet att så länge du gör ditt bästa för att tillmötesgå dem, är det inte du som gör något fel. Bättre att hålla sig kall än att explodera.
2. Ha en hälsning redo. Det är alltid viktigt att hälsa kunderna välkomna på ett vänligt sätt. Även om du måste göra klart något innan du kan hjälpa kunden är det viktigt att hälsa på dem så att de vet att de har setts och att de kommer att få hjälp.
3. Var artig. Visa respekt. Behandla alla som om de är den viktigaste personen som kom in på kontoret idag. Det här är ditt jobb - ingen bryr sig om du satt fast i trafiken i timmar i morse, eller om du bara hällde kaffe på dina nya läderskor. Lämna personliga bekymmer hemma. Se till att kunden känner sig bekväm och tycker om att prata med dig.
4. Klä dig representativt. Du representerar ett företag, så du måste se snygg ut. Satsa på kläder som matchar företagskulturen. Om du är receptionist på en specifik typ av företag (till exempel ett klädmärke) kan det vara bra att bära kläder från det märket. Gå till den konservativa sidan, om du inte arbetar någonstans där mode eller andra faktorer är viktiga.
Tips
- Håll personliga saker åtskilda från ditt arbete. Det betyder också att du inte hanterar personliga samtal och e-postmeddelanden på jobbet. IT-avdelningen kan spåra dina datoraktiviteter.
- Var snäll mot chefer, se om du kan hjälpa dem när du inte har något att göra.
- Kom ihåg vem som betalar din lön och var alltid respektfull mot dem.
- Hitta någon som kan hålla koll på skrivbordet eller telefonen när du behöver gå på toaletten, när du äter lunch, när du är på semester osv. På så sätt finns det inga arga människor som väntar på dig när du kommer tillbaka.
- Fråga kollegor om du kan hjälpa till med något. Bättre att få vänner genom att hjälpa än fiender genom att klaga.
- Att hantera post är ofta också en del av ditt arbete. Ta reda på din första dag vart den måste gå, vem som levererar den och när.
- Alltid vara villig att lära sig en ny uppgift. Mångsidighet kan ge dig mycket.
- Skriv meddelanden i två exemplar och ge en kopia till den som meddelandet är avsett för. Eller använd en dagbok, saker är lättare att hitta där, speciellt om du letar efter ett namn eller telefonnummer.
Varningar
- Säg aldrig "jag gör inte det". Du kommer snart att förlora ditt jobb.
- Låtsas inte vara trevlig. Folk ser rakt igenom det. Var genuint intresserad, artig och respektfull. Om du inte kan göra detta bör du inte vara receptionist. Du försämrar företagets rykte. Sök då hellre ett kontorsjobb där du inte behöver komma offentligt.
- Bråka inte med en kund eller uppringare. Hänvisa honom/henne till en överordnad.
"Bli receptionist"
Оцените, пожалуйста статью
