Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Till exempel kan brevet fråga om status för en ansökan. Om du inte är involverad i anställningsprocessen, vänligen ring anställningschefen för att kontrollera status för ansökan innan du svarar. 
Om personen du gav brevet till tar lite tid att svara, är det bra att svara till originalskribenten att du vidarebefordrade brevet till någon mer kvalificerad att svara på brevet. Detta låter författaren veta att deras meddelande har tagits emot och att någon arbetar med det. 
En enkel inledning som "Jag skriver som svar på ditt brev av den 13 juni" är perfekt för ett svarsbrev. Om du inte är den ursprungliga personen som mottagaren skrev brevet till, ange vem som har skickat brevet till dig. Skriv till exempel: "Vår kundtjänstrepresentant, Michelle Harris, vidarebefordrade ditt brev till mig.` 
Ange vad det ursprungliga brevet frågade om och svara sedan på frågan. Till exempel: `I ditt brev frågade du vem som är kontaktperson för frågor från media. Den personen är Janet Walters. Hennes e-postadress och telefonnummer är följande.` För längre frågor, använd en numrerad lista för att svara på varje fråga. Detta är lättare att läsa och visar att varje fråga har besvarats. Var djärv, men håll det kort. Några meningar per fråga borde räcka för att svara på personens ursprungliga fråga. 
Använd alltid en förstående ton när du avslår en förfrågan, men ge också ett bestämt svar. Säg till exempel "Jag kan tyvärr inte uppfylla denna begäran. Vi har inte den information du behöver, och jag kan inte säga när vi kan ha den.` Om du kanske kan svara på frågan med mer information, be personen om ett svar. Säg något i stil med "Jag skulle vilja svara på din fråga, men jag måste veta mer om din situation först. Om det passar dig, vänligen svara med datum för din förfrågan och namnet på den person du kontaktade, jag kommer att svara så snart som möjligt.` 
Vissa människor föredrar att öppna sitt brev med ett tack. Den exakta placeringen är inte så viktig, så länge du tackar personen någon gång. 
Om du skriver ut för hand eller skriver ut brevet, lämna plats för din signatur efter att du har skrivit ut ditt namn. När du skickar ett e-postmeddelande räcker det att bara nämna ditt namn. 
Det är också klokt att låta en vän eller kollega läsa brevet. De kan försöka sätta sig i mottagarens position och ange om de skulle vara nöjda med svaret. 
Ett enkelt "Tack för att du skriver, vi uppskattar att höra från dig" kan göra stor skillnad i tonen i ditt brev. Gör sådana här fraser till en vana i dina brev. Ge aldrig intrycket att du är irriterad på personen du skriver. Det är bättre att överdriva med vänlighet än att få någon att tro att du är arg eller irriterad. 
Detta är särskilt viktigt om du driver ett företag eller svarar på en kundtjänstförfrågan. Din klient kan bli frustrerad om de måste lägga tid på att läsa ett långt brev som kunde ha varit hälften så långt. Var självklart inte så kort att du inte svarade på personens fråga. Om något behöver mycket förklaring, ge det. Men var inte lång med sak och ge inte mer information än nödvändigt. 
En bra tumregel är att föreställa sig att din läsare läser brevet snabbt. Kommer den då att kunna se alla viktiga punkter du gjorde? Om inte, förbättra ditt språk och göra det tydligare. 
Redigera ditt brev genom att fråga dig själv: "Skulle någon som inte gör mitt jobb veta vad jag pratar om?"?Om inte, ändra ditt språk så att vanliga människor kan förstå. Detta är ett bra sätt att ta bort jargong från ditt skrivande. 
Lita inte enbart på stavningskontroll för att hitta dina misstag. Dessa program upptäcker vanligtvis inte grammatikfel. Läs bokstaven ord för ord för att hitta dina misstag. Om detta är ett viktigt brev, till exempel adresserat till en affärspartner, låt någon annan läsa det också. En fräsch blick kan upptäcka misstag som du har förbisett.
Skriv ett svarsbrev
Ett svarsbrev är ett svar på ett brev som ställer en fråga eller begär information. Det är främst till exempel företagsannonser. För att komponera ett perfekt svarsbrev, granska först noggrant originalbrevet och bestäm vad brevskrivaren vill ha av dig. Hitta sedan all ytterligare information du behöver för att svara på begäran. Skriv ett artigt, tydligt brev som tar upp frågan eller frågan från originalbrevet. Håll tonen vänlig och informativ för att se till att din mottagare är nöjd med ditt svar.
Steg
Metod 1 av 3: Gå igenom originalbrevet
1. Bestäm vad som frågades i det ursprungliga brevet. Ett svarsbrev bör ta upp det som originalbrevet ville veta. Läs originalbrevet noggrant. Ta reda på vad skribenten behöver och hur man tillhandahåller nödvändig information.
- Ibland är det inte så lätt att avgöra vad som efterfrågas i ett brev, särskilt om brevet inte är tydligt skrivet. Kolla in brevet för att ta reda på vad originalskribenten behöver av dig.
- Anteckna vid behov brevet för att avgöra vad det handlar om. Skriv ner vad brevet frågar om och hur du kan svara på det.
2. Ta reda på vilken information som efterfrågas i brevet om du inte redan vet det. Om brevet du fick ber om information kanske du inte kan det utantill. Gör vad du kan för att ta reda på hur du svarar på författarens fråga innan du svarar på brevet.
3. Vidarebefordra brevet till någon annan om du inte är kvalificerad att svara. Ibland, särskilt i affärer, skickar människor brev till den allmänna adressen eller kontaktpersonen. Om du får ett brev som du vet att någon annan kan svara mycket bättre på, vidarebefordra det till dem för att svara. Detta säkerställer att mottagaren får ett så korrekt svar som möjligt.
Metod 2 av 3: Formulera svaret
1. Adressera brevet till den som begärt informationen. Öppna alltid med en artig hälsning som "Kära", följt av personens namn. Hälsa personen direkt, snarare än en generisk hälsning som "Till mottagaren". Det senare är opersonligt och verkar som om förfrågan hanterades av en dator. Istället är det mer personligt att hälsa på personen med namn och visa att man var försiktig med att skriva detta svar.
- Om du inte känner personen personligen, använd titlarna Sir eller Madam följt av personens efternamn. Om personen har en viss titel, såsom Drs., använd den sedan.
- Om du känner personen eller inte vet vad deras kön är, använd hans/hennes förnamn.
- Som en bra regel, börja brevet med samma namn och titel som personen undertecknade sitt brev med. Till exempel: om brevet är signerat med `Drs. a. Janssen`, börja ditt svar med `Dear Drs. a. Janssen`.
2. Ange att du svarar på originalbrevet. Låt läsaren veta i din första mening att du svarar på hans eller hennes brev. Detta berättar för läsaren att deras brev har mottagits och behandlats, och vad syftet med ditt brev är.
3. Svara på personens fråga så direkt du kan. Gå till hjärtat av brevet efter öppningen. Behandla varje fråga eller problem i personens ursprungliga brev så fullständigt du kan. Se till att du träffar varje punkt så att personen blir nöjd med ditt svar.
4. Ange tydligt om du inte kan följa personens begäran. Ibland kan du inte uppfylla en persons begäran. Var direkt om detta. Använd inte ett långrandigt svar för att mildra slaget. Mottagaren kommer att uppskatta ett tydligt, direkt svar på sin fråga. Kom ihåg att alltid vara artig och be om ursäkt när du gör detta så att du inte förolämpar mottagaren.
5. Tacka personen för att han skrev. Oavsett om du kunde svara på personens begäran eller inte, var alltid artig och tacka personen för hans brev. Detta visar att du uppskattar deras uppmärksamhet och fortsätter att upprätthålla en positiv relation med brevskrivaren.
6. Skriv under brevet med ditt namn och titel. Stäng brevet med en formell avslutning som "Med vänliga hälsningar", följt av ditt namn. Om du arbetar för ett företag, skriv din tjänst under ditt namn.
7. Granska brevet för att se till att du svarat på personens fråga. Din mottagare kommer att bli frustrerad om de får ett svar som inte svarar på deras frågor. Om du inte tillfredsställer personen kan det göra en kund missnöjd eller skapa mer arbete för dig eftersom du måste svara på en annan fråga senare. Se till att mottagaren är nöjd genom att svara på sin fråga så fullständigt som möjligt. Dubbelkolla ditt brev och se till att allt från originalbrevet är adresserat. Om något saknas, lägg till det innan du skickar brevet.
Metod 3 av 3: Använd en professionell ton
1. Använd det typiskaformatet på ett affärsbrev. Se alla svarsbrev som formell affärskommunikation. Skriv professionellt och enligt ett vanligt affärsbrev, för att ange rätt ton.
- Längst upp till vänster skriv ditt namn, titel, företag (om tillämpligt) och adress. Nedan skriver du datumet. Skriv till sist hela namnet och adressen till den person du svarar till.
- För maskinskrivna bokstäver, använd marginaler på 2,5 cm runt kanten. Håll ett enda radavstånd i texten och två avstånd mellan stycken.
- När du skriver bokstaven, använd ett 12-punkts teckensnitt och en standardtextinställning. Om du skriver brevet för hand, se till att du skriver läsligt.
2. Få mottagaren att känna sig nöjd med sin förfrågan. Detta är särskilt viktigt om du driver ett företag eller en tjänst. Människor ska alltid känna att du värdesätter deras tid och tankar. Tacka dem för deras förfrågan och använd alltid en varm, hjärtlig ton när du skriver.
3. Håll brevet kort så att mottagaren kan läsa det snabbt. Respektera din mottagares tid. Förvänta dig inte att de läser ett tresidigt brev när ett stycke kan svara bra på frågan. Vänligen ta upp problemet i det ursprungliga brevet så gott du kan och skicka sedan brevet. Lägg inte till extra stycken som inte behöver stå i brevet.
4. Skriv tydligt så att mottagaren förstår ditt svar. Använd inte långrandiga meningar eller komplicerade termer. Skriv på ett enkelt, direkt språk som inte kommer att förvirra din läsare. Kortare meningar är bäst för detta ändamål.
5. Undvik jargong och tekniska termer som läsaren kanske inte förstår. Detta har att göra med att skriva tydligt. Om du inte är säker på att personen du skriver till är en professionell som förstår tekniska termer, utelämna dem från ditt brev. Ersätt tekniska termer med alternativa ord som en icke-specialist kan förstå.
6. Korrekturläs ditt brev. Skrivfel och andra fel gör att ditt skrivande ser oprofessionellt ut. Läs alltid ditt brev och rätta till eventuella problem med stavning, grammatik, struktur och textflöde. Några minuters extra arbete kan få ditt brev att se mycket mer professionellt ut.
Оцените, пожалуйста статью
