Hur man startar en bokstav rätt

Steg
Tips

Med ett brev som börjar starkt har du större chans att göra ett gott intryck på mottagaren. Oavsett om du skriver ett personligt brev, ett affärsbrev eller ett följebrev kan det vara svårt att bestämma rätt hälsning och vad du ska säga på de första raderna. Få inte panik! När det gäller korrekt formatering för en bokstav såväl som för de mest lämpliga inledande meningarna, finns det vissa regler och strategier som kan hjälpa dig.

Steg

Metod 1 av 3: Starta ett personligt brev

1. Ange din egen adress längst upp till höger i brevet. Om du ska skriva ett personligt brev är det bäst att sätta din adress längst upp till höger på tidningen. Det gör det lättare för mottagaren att svara dig, eftersom han eller hon inte behöver leta upp din adress och inte behöver behålla kuvertet.

Du behöver inte nödvändigtvis nämna ditt namn i adressen. Skriv helt enkelt din adress eller postboxnummer på första raden och sedan postnummer, din bostadsort och eventuellt landet där du bor, om mottagaren av ditt brev är utomlands.

2. Nämn datumet efter din adress. Det är viktigt att nämna datumet så att mottagaren vet exakt när du skrev brevet. Att nämna ett datum kan också vara användbart om mottagaren vill spara och organisera breven han eller hon får. Sätt datumet under din adress, eventuellt med en rad emellan.

Skriv datumet i sin helhet med först månaden, sedan datumet och sedan året. Till exempel: "22 april 2016."

3. Adressera mottagaren. Därefter måste du hoppa över en rad och gå till vänster sida av arket. I princip startar du ett personligt brev med hälsningen "Bäst" (eller "Kära"). Notera efter "Bäst" namnet på mottagaren och ett kommatecken.

Tänk på hur du brukar tilltala mottagaren när du pratar med dem. Du kan till exempel tilltala mottagaren med "Kära Stefanie", "Kära mormor" eller "Bäste herr Timmer", beroende på hur du normalt tilltalar personen.

4. Ställa en fråga. För ett personligt brev, till exempel till en vän eller familjemedlem, är en fråga ett lämpligt sätt att börja. Du kan börja brevet med en fråga för att visa intresse för vad mottagaren gör eller hur de har det.

Du kan till exempel börja med "Hur mår du?", "Hur är din nya skola?" eller "Mår du lite bättre?".

5. Visa att du är intresserad av något som mottagaren har sagt eller gjort. Ett annat bra sätt att starta ett personligt brev är genom att visa intresse för något som din mottagare nämnde i sitt senaste brev, till exempel en prestation, en rolig semester eller ett problem han eller hon har att göra med.

Du kan till exempel börja med något som: "Grattis till din utmärkelse!" eller "Det låter som att du haft en väldigt trevlig semester!" eller "Jag är ledsen att höra att din nya skola inte går bra."

Metod 2 av 3: Starta ett affärsbrev

1. Ange din adress. Din fullständiga postadress måste finnas överst i ditt brev. Sätt inte ditt namn framför adressen, utan valfritt en e-postadress och/eller ett telefonnummer under postadressen.

Du kan lägga adressen till höger eller vänster efter eget val.

2. Spela in datumet. När du har skrivit ner din adress och all annan kontaktinformation som du vill inkludera, hoppa över en rad och lägg till datumet. Skriv datumet i sin helhet, med månad, dag och år.

Till exempel: "22 april 2016."

3. Notera mottagarens adress till vänster. I ett affärsbrev ska mottagarens namn tillsammans med hans eller hennes fullständiga adress finnas på den vänstra sidan av pappret. Skriv adressen efter datumet med ett mellanslag emellan.

Hoppa också över en rad efter adressen. Ingressen ("Kära Herr / Fru ___," eller, om du inte känner till mottagarens namn: "Till vem det gäller,") kommer på raden nedan.

4. Bestäm om "Bäst" eller "Kära" är lämplig för ditt ändamål. Ett affärsbrev med "Bäst" är standard, men det är inte alltid den lämpligaste hälsningen. så kan "Bäst" låter för personligt i början av ett klagomål, ett följebrev eller för affärskorrespondens.

Fundera på vem du skriver brevet till och om "Bäst" om det är lämpligt för ditt ändamål eller inte. Om du hoppas lära känna mottagaren bättre, till exempel genom att arbeta i ett projekt tillsammans, då "Bäst" förmodligen på plats.

Om du känner dig obekväm med att använda antingen "Bäst" om "Kära", du kan alltid utelämna dessa ord och öppna brevet med titeln och namnet på mottagaren. Du kan till exempel bara börja med "Herr Jansen," och följ sedan din inledande mening.

"Till vem det gäller" är ett annat alternativ, men det här är ännu mer avlägset och affärsmässigt än att använda "Kära" eller utelämnar "Bäst". Använd bara den här inledande meningen om du verkligen inte vet namnet på din mottagare.

5. Tänk på hur du normalt vänder dig till mottagaren. Innan du skriver mottagarens namn på brevet, ägna en stund till att bestämma hur du bäst adresserar dem. I de flesta fall bör du i ett affärsbrev tilltala mottagaren på ett mer formellt sätt, som att använda en titel personen har. Du kan ta hänsyn till hur personen har tilltalat dig i sina tidigare brev, och vilken typ av relation du har med den personen.

Ta hänsyn till personens titel och position. Om den som du skriver brevet till har en särskild titel eller befattning ska du ange detta i din hälsning. Till exempel, om han eller hon är en läkare (Dr.), bör du officiellt börja brevet med "Den mycket lärde herr/fru De Vries." Om personen är general i militären kan du börja ditt brev med "Hans excellens general Jansen." Någon som är läkare eller doktorand ska tilltalas "Den lärde herr/fru ____" och bli en juris magister "Den väluppfostrade herrn/fröken ____".

Ta en titt på brevet du ska besvara. Om ditt brev är svaret på ett annat brev, kan du kontrollera hur du tilltalades i det brevet för att bestämma hur du bäst tilltalar mottagaren. Till exempel om brevet du fått börjar med "Kära fru Jansen", då ska du också börja ditt brev med "Kära Herr / Fru ____".

Tänk själv hur väl du känner mottagaren. För att välja den bästa hälsningen till brevet kan du också fundera över hur väl du känner mottagaren exakt. Tilltalar du mottagaren med hans eller hennes förnamn? Eller använder du en titel om du tilltalar personen? Kom ihåg att även om du kanske har tilltalat personen med deras förnamn tidigare, kan det vara för informellt för ett affärsbrev. Vid tveksamhet, var försiktig och föredrar att tilltala personen på ett mer formellt sätt, t ex Dear Sir/Fru och mottagarens efternamn.

6. Ange en trevlig ton. Oavsett anledningen till ditt brev är det en bra idé att använda en trevlig ton för att öka chansen att din mottagare är öppen för ditt meddelande. Även om du skriver för att klaga eller för något annat obehagligt syfte, börja aldrig ditt brev med något oförskämt eller krävande. Försök istället att gratulera din mottagare eller gratulera dem till en viss prestation.

Om du till exempel vill ha en vänlig ton i början av ditt brev kan du säga något som: "Jag hoppas att du har mottagit detta brev i god ordning." Eller: "Grattis till din befordran!"

7. Ange syftet med ditt brev. Även om det är bra att öppna ett affärsbrev på ett vänligt sätt, är det också viktigt att gå rakt på sak och ange syftet med ditt skrivande. Du kan låta mottagaren veta varför du skriver genom att använda en enkel, enkel formel som börjar med något som: "Jag skriver till dig/er för/för..."

Du kan använda den här inledande meningen för olika syften. Du kan till exempel börja med något som: "Jag skriver till dig för att jag förstår att vi har liknande intressen", "Jag skriver till dig för att göra ett klagomål", eller "Jag skriver för att föreslå ytterligare samarbete mellan våra företag".

Metod 3 av 3: Starta ett följebrev

1. För att adressera ditt brev och mottagaren, använd ett affärsbrevsformat. Om du ska skriva ett följebrev kan du adressera brevet på samma sätt som ett affärsbrev.

Ange din adress längst upp till höger eller till vänster. Nämn inte ditt namn här, bara din adress.
Ange en e-postadress, adressen till din personliga webbplats (om du har en) och/eller ett telefonnummer på nästa rad.
Hoppa över en kö.
Skriv datumet med månaden utskriven: "22 april 2016".
Hoppa över en annan rad.
Lägg till din hälsning. "Bästa ___," eller "Till vem det gäller,"

2. Ge en sammanfattning av dina prestationer. Det är bra att börja ett följebrev med något enkelt, som "Jag skriver till dig för att söka tjänsten som X." Men om du vill börja ditt personliga brev på ett annat sätt kan du börja med en kort sammanfattning av vad du har åstadkommit hittills. En översikt över dina viktigaste prestationer kan dra till sig den anställningsansvariges uppmärksamhet och öka din chans till en intervju.

Du kan till exempel börja med: "Under de senaste fem åren har jag fördubblat min försäljning och utökat mitt territorium till tre angränsande provinser." Du kan då berätta mer om din arbetslivserfarenhet, utbildning, specifik utbildning och andra kvalifikationer för jobbet.

3. Visa att du är exalterad. När du skriver ett personligt brev kan du också öka dina chanser till en intervju genom att sätta din entusiasm på papper. En potentiell arbetsgivare kan bli så imponerad av ditt engagemang för din karriär.

Du kan till exempel säga något som: "Jag blev direkt upprymd när jag såg den här lediga tjänsten, för jag har alltid varit ett stort fan av ditt företag." Sedan kan du förklara vad du älskar med företaget, varför du brinner så för ditt jobb och hur du tror att du skulle passa in i teamet.

4. Inkludera relevanta sökord. Nyckelord kan vara till hjälp om du vet att ett visst jobb kräver att du tävlar mot många andra människor. Genom att inkludera vissa nyckelord tidigt i ditt brev kan du öka chanserna att din ansökan uppmärksammas, särskilt om dessa nyckelord indikerar att du kan vara en lämplig kandidat för jobbet.

Bra sökord att nämna är till exempel sökorden i annonsen, såsom specifika kunskaper eller erfarenheter som efterfrågas. Du kan till exempel börja med något som: "Under mina fem år som säljchef har jag regelbundet hållit presentationer, utvecklat framgångsrika säljstrategier och skrivit ett flertal säljmanualer för mina anställda."

Du kan också nämna namnen på personer som hänvisat dig till denna tjänst. Detta kan fånga anställningschefens uppmärksamhet och öka dina chanser att få en intervju. Du kan till exempel skriva: "Jag hörde om den här positionen från vår avdelningsordförande, herr Smits."

Tips

Du kan göra personliga brev så länge du vill. Å andra sidan, håll ett följebrev eller annan affärskorrespondens så kort och koncis som möjligt. Försök i så fall att lägga allt du vill säga på en sida.