Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Kom hellre inte med påståenden som t.ex, "Jag tror att vi alla skulle bli mycket gladare om vi kunde bära vardagskläder på fredag." Det skulle vara bättre att undersöka studier om möjlig högre moral på kontoret när anställda får mer autonomi i sitt klädval, och nämna det i ditt memo. 
Prova till exempel följande: "Enligt våra fynd,..." eller "Forskning från EPA visar det...". 
Välj också ett enkelt typsnitt, som Times New Roman. Nu är det inte läge att leka med "roliga" typsnitt som Comic Sans (kommer att göra sig lustiga om du väljer den här)!). 
Det finns vanligtvis inget behov av att dra in stycken. 
Som ett förslag på en idé eller lösning. Om du till exempel tror att du har en lösning på schemaläggningsproblemen för övertid kan du skriva dessa idéer i ett memo och skicka dem till dina handledare. Att dela upp uppgifter. Att skicka ett memo kan till exempel vara en effektiv metod för att tilldela ansvar för en kommande konferens som din avdelning är värd för. som rapport. Du kan också skicka ett memo för att uppdatera dina kollegor om en nyligen genomförd händelse, ge en uppdatering om ett projekt, som en lägesrapport eller rapport om resultaten av en utredning. 
De ska vara kortfattade, tydliga och lätta att läsa av upptagna personer. Så det är viktigt att viktig information inte förbises. Genom att hålla PM fokuserat kommer ditt meddelande att tas emot och förstås väl. 
Till exempel kommer du att skriva en annan typ av PM om du vill informera kollegor om planerna för en överraskningsfest för personerna på kontoret på sommarfödelsedagar, jämfört med de för din handledare om resultaten av din månader långa forskning. 
PÅ: Namnen och titlarna på alla som får ditt memo. AV: Ange ditt fullständiga namn och titel. DATUM: Ange det fullständiga och korrekta datumet - glöm inte att inkludera årtalet. ÄMNE: Ge en kort men specifik beskrivning av vad memo handlar om. Vet att det också är brukligt att ange ämnet med "m.b.t.:" (en förkortning av med hänsyn till) eller "Angående:". 
Det är dålig affärssed att skicka ditt memo till alla i företaget om det bara gäller eller berör ett fåtal personer. Människor blir snabbt överväldigade av ett stort antal memon och kan börja ignorera dem eller inte läsa dem noggrant. 
Tänk på detta när du fyller i informationen för alla på mottagarlistan: inkludera fullständiga namn och företagstitlar på de inblandade. 
Har de till exempel en doktorsexamen?? Om så är fallet är det i allmänhet en bra idé att hänvisa till dem som Dr. vad är deras titel? Är de till exempel en vice ordförande eller en dekan? Om så är fallet bör du ta upp dem som sådana i ditt memo. 
Till exempel: "Ny kund" är ganska vagt, och om någon letar i sina egna filer för några veckor eller dagar sedan kommer de att ha svårt att hitta ditt memo. Något skulle vara bättre, "Lägesrapport om forskning för att utöka kundbasen". 
Detta är tänkt som ett snabbt och effektivt sätt att förmedla viktig information, och det bör vara tydligt för din publik vem som kommer och inte kommer att få memo. 
Till exempel, "Jag skriver det här pga...". Inledningen ska ge en kort översikt över vad mottagarna kan förvänta sig av PM. 
Håll det kortfattat — några meningar eller ett kort stycke räcker. 
Du kan till exempel välja att organisera kärninformationen efter textens betydelse, eller om du förklarar en procedur, bryta ner kärndelarna i ditt memo för att motsvara de olika stegen i processen. 
Du kan till exempel inkludera alla följande stycken när du skriver om en kommande kontorsflytt: "Ny plats för vårt huvudkontor," "Viktiga riktlinjer för kontorsförpackning", och "Tidslinje för slutförandet av kontorsflytten." 
De enskilda styckena eller styckena i ditt memo bör fokusera på bara en idé. 
Den här förinställda sidgränsen gäller för ett dokument med vanligt teckenavstånd och tomma rader mellan stycken. 
Men om informationen du beskrev var komplicerad, eller om du skickade ett memo som är längre än vanligt, kan det vara bra för dig att kort sammanfatta de viktigaste punkterna. 
Vad är syftet med memo? Vill du att adresserna ska göra något? Måste de svara en viss dag? Om ja, ange detta tydligt. Om ingen ytterligare åtgärd krävs, skriv en enkel avslutande mening, som t.ex "Jag skulle vilja diskutera detta vidare" eller "Låt mig veta om du har några frågor eller kommentarer". 
Om det är vanligt att skriva under formellt (t.ex, "Med vänlig hälsning, fru Smith"), gör detta själv. Även om du hoppar över signaturen kan du fortfarande inkludera dina initialer i slutet av dokumentet. 
Du kommer också att behöva hänvisa till bilagorna i meddelandets brödtext. Om du till exempel meddelar dina anställda om en kommande kontorsflytt kan du skriva något i stil med följande: "Vi siktar på att vara redo med flytten i slutet av detta kvartal. Se bifogad tabell 1 för en mer detaljerad tidtabell." 
Överväg att inte skicka det på ett tag efter första korrekturläsningen, om det inte är akut. Om du granskar memo efter en timme eller två kan du upptäcka fel som du först förbisett. Om PM innehåller känslig information, granska företagets policyer för att se vem som kan granska PM åt dig och ge ett slutgiltigt godkännande av dess innehåll.
Skriv ett memo
En promemoria - vanligen känd som ett memo - är ett dokument som vanligtvis används för intern kommunikation mellan kollegor eller anställda på en avdelning. Denna wikiHow leder dig genom processen att skriva ett affärsmemo.
Steg
Del 1 av 3: Ställa in språk och formateringsalternativ
1. Undvik alltför informellt språk. I allmänhet bör ditt språk vara enkelt och enkelt, men inte alltför företagssamt. Använd inte en alltför vardaglig samtalston i ditt memo.
- Undvik till exempel att skriva saker som, "hej killar! TGIF, eller inte? Strunt i, jag ville bara diskutera en viktig affärsfråga."
- Istället är det bättre att gå rakt på sak: "Detta är lägesrapporten för Project Z".
2. Undvik känslomässigt språk. Det är också bäst att hålla en neutral ton och undvika känslomässigt laddat språk. Gör ditt bästa för att citera fakta och bevis för att stödja dina påståenden.
3. Använd vägbeskrivningar. När du citerar bevis eller refererar till en källa, se till att använda ett språk som låter läsaren veta vad du gör.
4. Välj en lämplig typsnittsstil och storlek. Din memo ska vara lätt att läsa, så det är bäst att undvika extremt små teckensnitt — 11 eller 12 punkter är standard.
5. Använd standardmarginaler för ditt memo. 1-tums marginaler är vanliga för företagsanteckningar, även om vissa ordbehandlingsprogram har förformaterade kreditnotismallar med något bredare marginaler (t.ex. 1,25 tum).
6. Använd ett radavstånd för ditt dokument. Företagsmemon skapas vanligtvis inte med dubbelt mellanrum 2. För att hålla antalet sidor lågt är det bäst att använda enkelmellanrum, men lämna tomma rader mellan enskilda stycken eller stycken.
Del 2 av 3: Förbereder för att skriva ett affärsmemo
1. Undrar om PM ska skickas. Om du behöver meddela flera personer i ditt team om en viktig affärsfråga är det en bra idé att skicka ett memo. Du kan till och med skicka ett memo om du kommunicerar med bara en person, till exempel om du vill att korrespondensen ska mörkas.
- Men i vissa fall kan det vara lättare att bara prata direkt med personen i fråga.
- Viss information kan också vara för känslig för att läggas i ett memo.
2. Bestäm vad ditt mål är med memo. Beroende på ditt specifika syfte kommer innehållet och organisationen av ditt memo att ändras. De flesta anteckningar är skrivna av följande skäl:
3. Begränsa ämnet. Du kanske arbetar med många projekt samtidigt och frestas att skicka ett memo för att hålla dina kollegor, överordnade eller kunder informerade om allt du arbetar med just nu. Kom dock ihåg att företagsmemon bör fokusera på ett problem.
4. Tänk på din publik. Innehållet, stilen och tonen i ditt memo kommer att bero på den avsedda publiken, så tänk noga på vem som kommer att få ditt memo.
Del 3 av 3: Utarbeta ditt företagsmemo
1. Tagga ditt memo. Det finns många olika typer av affärskorrespondens. Standardproceduren för ett PM är att även titulera dokumentet som sådant.
- Till exempel: skriv "Memo" eller "Memorandum" högst upp på sidan.
- Det är upp till dig om du vill motivera titeln till vänster eller centrera den. En bra tumregel är att använda de företagsmemon du fått som exempel och kopiera formateringen.
2. Skriv rubriken på ditt memo. Den första delen av ditt memo bör innehålla fyra viktiga delar av information. I senare steg hittar du mer detaljerad information om varje del.
3. Förbered din mottagarlista noggrant. Se till att ta med alla som behöver informeras. Begränsa distributionen av ditt memo till de som behöver veta.
4. Använd rätt namn och titlar för personerna på din mottagarlista. Även om du undervisar din chef är det bättre att hålla skriftlig korrespondens mer formell. Till exempel kanske du ringer henne "Susan" när du träffas i hallen, men för din memo skull, tilltala henne som "Fru Willems" eller "dr. Willems".
5. Kontrollera de korrekta titlarna på de personer du skickar ett externt memo till. Om du skickar ett memo till någon utanför ditt kontor är det också viktigt att ta reda på rätt titel. Ta dig tid att undersöka deras profil; deras personliga information kommer sannolikt att listas på deras företags webbplats.
6. Komponera ämnesraden noggrant. Din ämnesrad är tänkt att vara kort, men också tydlig och inte för allmän.
7. Hoppa över hälsningen om det behövs. Det är upp till dig om du vill starta ett PM med en hälsning, som t.ex "Kära fru Winters" eller "kära kollegor". Tänk dock på att dessa hälsningar inte förväntas i ett affärsmemo.
8. Skriv den första, inledande delen av memot. Beskriv tydligt syftet med att skriva och skicka memo.
9. Håll inledningen kort. Det finns ingen anledning att lägga alla detaljer och/eller bevis i första stycket i ditt memo.
10. Bestäm organisationen av kärnan i ditt memo. Efter introduktionen innehåller en affärsmemo vanligtvis ytterligare två till fyra stycken innan stängning. Innehållet och organisationen kommer att variera beroende på ditt ämne.
11. Bestäm om du vill inkludera underrubriker och titlar. Din affärsmemo bör ha tydliga stycken. Det är vanligt att företagsmemon är indelade i tydliga sektioner så att mottagarna enkelt kan läsa och ta till sig informationen. Du kan ytterligare hjälpa dem att förstå huvudpunkterna i ditt memo genom att lägga till rubriker för stycke.
12. Skriv specifika undertexter. Se till att fokus i varje stycke är tydligt för din publik.
13. Inkludera ämnesmeningar i vart och ett av styckena i meddelandets brödtext. Den första meningen i varje stycke eller stycke bör göra det tydligt för publiken vad huvudpunkten i det stycket kommer att vara.
14. Överväg att använda kulpunkter. Du kanske tycker att det är bra att använda punktpunkter eller listor för att markera de viktiga punkterna. Detta kan hjälpa läsarna att fokusera på huvudpunkterna och läsa PM snabbare och mer effektivt.
15. Håll det kortfattat. En typisk affärsmemo bör inte vara längre än en till två sidor.
16. Bestäm om du behöver ett sammanfattande stycke. I allmänhet behöver du inte sammanfatta vad du just skrev i ditt memo, särskilt om du har lyckats hålla det på en sida.
17. Lägg till ett avslutande stycke eller ett stycke. Även om du inte tycker att det är nödvändigt att sammanfatta PM:et måste du ändå stänga texten. Tänk på följande:
18. Skriv under PM om du vill. Det är vanligtvis inte nödvändigt att lägga till ditt fullständiga namn eller signatur i slutet av ditt memo. Tänk dock på att det är bäst att följa kollegornas exempel.
19. Kommentera eventuella bilagor. Om du inkluderar bilagor med ditt memo, såsom tabeller, diagram eller rapporter, vänligen inkludera detta i slutet av ditt memo. Till exempel, "bilaga: tabell 1".
20. Läs PM noggrant. Innan du skickar PM, vänligen korrekturläs texten noggrant. Kontrollera att dina meningar är grammatiskt korrekta, att det inte finns några fel i stavning eller skiljetecken och att innehållet är tydligt.
Оцените, пожалуйста статью
