Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Använd text som: "Juridisk fråga - åtgärd krävs", "Ändra personliga omständigheter - behöver omedelbar uppmärksamhet", "Brådskande policyfråga" eller "Senaste intervjun - tack". 
Börja med "Kära [medarbetarens fullständiga namn]" och avsluta med "Vänliga hälsningar" eller "Tack för din tid, [ditt fullständiga namn]". 
Om du kontaktar HR för att fråga om lediga jobb talar du inte om ett problem. Då är det bättre att presentera dig själv och göra din sista kontakt med företaget tydlig. Var tydlig med vilka åtgärder du förväntar dig eller vill att HR-medarbetaren ska vidta. 
Om möjligt bör du lämna in bevis på juridiska frågor till HR. Tyvärr kommer de flesta HR-avdelningar att försöka skydda företaget där det är möjligt. Om du upplever trakasserier eller diskriminering, föra register över datumen för incidenterna och spara all skriftlig korrespondens som innehåller kränkande språk. Behåll både papperskopior och elektroniska kopior av den dokumentation du lämnar till HR. Du måste behålla originalet och lämna kopior till HR. 
För frågor om förändrade personliga omständigheter kan kommunikationen vara mindre formell. Om du till exempel ska gå på föräldraledighet har du förmodligen redan meddelat din chef om din status och du rundar bara av det genom HR-avdelningen. 
Se till att du är medveten om kostnaderna för en advokat. De flesta kommer att vara dyra, så du måste väga dessa budgetfrågor mot ditt behov av rättsskydd. 
Om du till exempel känner att du inte får tillräckligt med pauser under arbetstid, kolla först rastreglerna. Ditt företag kanske bara har en informell, snarare än kodifierad, avbrottspolicy, vilket innebär att det inte finns mycket HR kan göra för att hjälpa dig i en officiell egenskap. 
Förvänta dig inte att HR ska ha tillfälliga samtal om dessa frågor. När du anmäler det är de skyldiga att agera. 
Detta kommer sannolikt att kräva att du fyller i pappersarbete med HR, så tänk på denna procedur. 
Om du känner att det inte finns några lämpliga resurser för funktionshindrade, till exempel, kan HR ta itu med detta problem. Avdelningen kan också tillhandahålla ett särskilt område för ammande mödrar. 
Om du inte har fått något svar efter en vecka kan du skicka ett uppföljningsmail. Efter det är det bättre att släppa företaget. 
Skriv ett mejl till ett företags personalavdelning
Företag anställer personalpersonal för att hantera allt från löne- och policyfrågor till juridiska frågor. Om du har en juridisk eller policyfråga, eller ett allvarligt problem med en av dina kollegor, kan du behöva kontakta personalavdelningen (HR). Personal kan också vara den första avdelning du kontaktar inom ett visst företag. Det är en bra idé att börja den här konversationen med ett enkelt, formellt e-postmeddelande som förklarar ditt specifika problem för mottagaren.
Steg
Metod 1 av 3: Skriv och skicka mejlet
1. Adressera din e-post till rätt person. Kolla HR:s lista och se om det finns någon ansvarig för att hantera just ditt ärende. Det kan även finnas en kontaktpunkt för avdelningen på företaget där du arbetar. Om du är orolig över hur allvarligt din fråga tas kan du också kontakta HR-chefen direkt.
- Dubbelkolla att endast den person du vill kontakta anges i mejlet. Speciellt om detta är en personlig eller känslig fråga, vill du inte av misstag skicka det till fel person. Framför allt, se till att du tar bort alla listor som e-postmeddelandet skulle skicka till en fast grupp anställda.
2. Ange ett specifikt ämne där du klargör vilka åtgärder som behövs. En tydlig ämnesrad förmedlar både ditt ärende och graden av brådska du tilldelar det, och hjälper HR att prioritera ditt ärende. Om du lämnar denna rad tom eller otydlig kan din korrespondens försvinna i någons inkorg.
3. Använd en formell hälsning i början och slutet av ditt e-postmeddelande. Du vill ange en formell och professionell ton tidigt i det här samtalet. Detta kommer att låta HR veta att du menar allvar med att hantera ärendet. Även om du inte känner den HR-anställda personligen, kom ihåg att detta är ett företag och inte en vänlig diskussion.
4. Skriv i tydliga, direkta och specifika termer. Håll dina meningar korta och raka. Ge inte mer information än nödvändigt, för du vill inte att läsaren ska lägga mycket tid på din e-post. Använd inte detaljer som kan förvirra HR om ditt problem. Du kan hantera komplicerade fall personligen.
5. Beskriv det exakta problemet. Förklara den exakta karaktären av ditt problem. Ange en tidslinje för när problemet började eller kommer att börja. Förklara om du tror att detta är en juridisk fråga, eller en fråga som kan hanteras av företaget självt.
6. Notera om du har dokumentation för ditt problem. HR vill genast veta hur man ska reagera på juridiska eller policyfrågor. Din dokumentation kan påverka deras svar eftersom det hjälper till att klargöra problemets allvar och de juridiska konsekvenserna en viss anställd kan möta. Gör alla "bevis" i din ägo tydliga för HR-ansvarig och erbjud dig att ta med dem till ett möte.
7. Förklara vad du gjorde för att lösa problemet. Du kanske redan har försökt lösa problemet innan du slog på HR. Kanske har du haft ett samtal med din chef eller en kollega, eller till och med informerat dem om att du skulle kontakta HR. HR-personen kommer att uppskatta denna information eftersom den hjälper dem att förstå vem som redan är medveten om problemet.
8. Be om ett personligt samtal. Ett samtal där du och HR-medarbetaren sitter öga mot öga hjälper dig att diskutera problemet i detalj. Detta kommer att ge företrädaren möjlighet att ställa uppföljnings- eller förtydligande frågor. Din e-post är det perfekta stället att börja planera det viktiga mötet. Bestäm en lämplig tid med varandra.
9. Se till att kontaktinformation tillhandahålls. Personal kan vilja kontakta dig per telefon, så ange flera kontaktuppgifter längst ner i ditt e-postmeddelande. Denna information kan finnas direkt under ditt namn efter stängningen. Kontrollera att de telefonnummer och e-postmeddelanden du anger är korrekta.
10. Kontrollera din e-post för stavfel, stavfel och grammatikfel. De flesta e-posttjänster har en stavningskontroll. Läs sedan din e-post igen för att rätta till saknade ord och grammatiska fel, samt oklarheter.
Metod 2 av 3: Skicka ett uppföljningsmejl
1. Tack HR för varje svar de skickar. Först, tacka medarbetaren för att han tog sig tid att granska ditt ärende, eftersom detta omedelbart sätter en artig ton i ditt samtal. Se till att svara på alla svar från HR omgående. Detta indikerar att du fortfarande är orolig över problemet och hellre skulle ta itu med det förr än senare.
2. Organisera allt nödvändigt material för ditt personliga möte. Förbered dig inför mötet genom att sätta ihop en speciell aktmapp med alla dokument du vill ta med dig. Om du har en policyfråga, vänligen bokmärk Employee Handbook i lämplig policy. Detta kommer att få konversationen att löpa smidigt från början.
3. Överväg att anlita en juridisk rådgivare om du vill ta upp juridiska frågor. Om du är orolig över åtgärder som företaget kan vidta mot dig, prata först med en advokat. De kan ge dig information om dina rättigheter och du kan bestämma dig för att ta dem med dig i varje samtal ansikte mot ansikte. Det kan vara klokt att informera HR om dina planer på att anlita en advokat om du väljer att gå den här vägen.
4. Maila en andra gång om du inte har fått svar på en vecka. En vecka anses generellt vara en lämplig tid innan du kan skicka ett uppföljningsmejl. Om du har ett särskilt akut problem kan du skicka en uppföljning efter 24 timmar. Istället för att oroa sig för att framstå som en gnällare, kom ihåg att de har mycket ansvar. De kan behöva en påminnelse om att du är en av dessa ansvarsområden.
Metod 3 av 3: Besluta om du ska kontakta HR eller inte
1. Lös problemet själv om du kan. Om du har en enkel och icke-rättslig fråga som inte är relaterad till företagets policy går det att lösa det själv. Om möjligt, diskutera problemet med din chef eller kollegor för att lösa problemet med dem. Personalen kommer att uppskatta de steg du tog för att hitta en lösning innan du kontaktade dem.
- Till exempel, om du tycker att din chef har schemalagt för många helger, prata med din chef först. Du vill inte heller störa HR med ett icke-brådskande klagomål som "Jag gillar inte min arbetsplats".`
2. Gå igenom din personalhandbok för att kontrollera företagets policyer. Du kanske känner att det är ett brott mot företagets policy. Innan du kontaktar HR, läs om de specifika policyerna för ditt problem. Du kommer att behöva kunna ge dessa exempel i samtal du har med mänskliga resurser.
3. Kontakta HR omedelbart om du blir trakasserad på jobbet. Tveka inte att rapportera det om du upplever någon form av verbala, fysiska eller sexuella trakasserier från någon källa på jobbet. Du är juridiskt skyddad mot denna typ av beteende, och HR är skyldig att hjälpa och skydda dig.
4. Kontakta HR om dina personliga förutsättningar förändras. HR kan hjälpa dig att planera för kommande förändringar i din arbetssituation – till exempel om du är föräldraledig. De kan se till att du får alla dina förmåner och försäkringar. De kan också sätta dig i kontakt med personer i företaget som behöver göras medvetna om dina förändrade omständigheter.
5. Kontakta HR om du behöver statligt skydd. Vissa situationer kan uppstå i arbetet som ger upphov till skydd eller ersättning från staten. Om du till exempel har blivit skadad på jobbet kan Human Resources hjälpa dig att ordna täckning för dina sjukvårdskostnader.
6. Kontakta personal om du vill komma ifråga för utbildning. Utbildnings- eller mentorskapsprogram kan vara tillgängliga för att hjälpa dig att avancera din karriär inom ditt företag. HR kan ge dig all nödvändig information om dessa alternativ och eventuellt hjälpa dig med ansökan till dessa program. Detta skulle vara ett utmärkt tillfälle att ta din karriär till nästa nivå.
7. Be personalen om hjälp med nödvändiga boenden. Personalresurser kan också hjälpa dig med alla individuella behov du kan behöva på jobbet. Din arbetsmiljö ska ge dig samma möjligheter att lyckas som alla andra medarbetare.
8. Kontakta HR om du söker jobb. Ibland kan kontakt med en specifik HR-representant ge dig information om nya lediga jobb eller möjligheter till informella, "informativa" samtal med anställda. Du kan också kontakta HR för att tacka dig för ett samtal du nyligen haft med deras företag.
9. Föredrar att inte kontakta HR på grund av personliga besvär. Tänk på att HR arbetar för företaget först, så de är inte personerna att gå till om du bara vill ventilera. Även om du absolut inte bör misslyckas med att rapportera situationer som får dig att känna dig obekväm eller diskriminerad, bör du vara försiktig med att skilja mellan frågor som helt enkelt är irriterande eller triviala, eller mer allvarliga, juridiska frågor.
Tips
- Håll dig så lugn du kan med varje e-postmeddelande och ansikte mot ansikte kontakt du har med HR. Detta kommer att hjälpa till att hålla konversationerna artiga och professionella.
"Skriv ett mejl till ett företags personalavdelning"
Оцените, пожалуйста статью
