Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Vem kommer att läsa rapporten? Inkludera alla i din målgrupp som rimligen skulle kunna använda rapporten. Om du skriver för olika typer av läsare, inkludera all nödvändig information så att även den minst informerade läsaren lätt kan förstå den. Använd dock rubriker för varje avsnitt så att de informerade läsarna kan hoppa över information som är överflödig för dem. Du kan också inkludera avsnitt för varje publik för att möta deras individuella behov. 
Finansiella detaljer Tabeller Grafer Statistik Undersökningar Frågeformulär Samtal med experter, kollegor, kunder m.m. 
Har projektets löptid ändrats? Vilka uppgifter har du gjort sedan senaste lägesrapporten? Vilka uppgifter kommer du att göra härnäst?? Är du på väg att slutföra projektet i tid? Om inte, varför? Vilka flaskhalsar har du stött på och hur ska du lösa dem? Har du lärt dig något den här månaden? 
I de flesta fall bör du börja rapporten med att förklara resultaten och slutsatserna eller rekommendationerna. Förklara sedan hur du kom till denna punkt och ditt resonemang, om något. Om du är på väg att göra en kontroversiell slutsats eller rekommendation, förklara processen och resonemanget först så att din målgrupp kommer att kunna förstå varför du kom på den här idén. 
Du behöver inte sammanfatta hela rapporten. Fokusera bara på huvudidéerna i rapporten, till exempel de viktigaste rekommendationerna eller slutsatserna du presenterar. Om du skriver en lägesrapport kan du hoppa över det här avsnittet. 
Använd titlar och rubriker för varje avsnitt för att göra rapporten lättläst. Om du skriver en lägesrapport behöver du vanligtvis inte inkludera en innehållsförteckning om inte din chef föredrar. Lägg dock till rubriker och rubriker för varje avsnitt för att göra det lättare att navigera i rapporten. 
Inledningen behöver inte vara lång. Var direkt och specifik så att läsaren förstår sammanhanget och syftet utan en lång förklaring. Skriv två till fyra stycken för introduktionen. I en lägesrapport bör inledningen inte innehålla mer än ett eller två stycken. Den ska sammanfatta projektet och vad du hoppas uppnå. Du kan också ange vad du redan har slutfört och vad du ska göra härnäst. 
I de flesta fall innehåller det här avsnittet ett inledande stycke och en lista över de slutsatser du har dragit. Så här ser en slutsats ut: `1. Vår befolkning åldras, vilket leder till fler hälsorisker för våra kunder.` När du skriver en lägesrapport har du inga resultat eller slutsatser att presentera. Lista istället dina prestationer eller de slutförda uppgifterna i avsnittet efter din introduktion. Du kan också skriva ett kort stycke med två till fyra meningar i det här avsnittet. Vanligtvis räcker det dock med en lista. Du kan lista: "Safnade in 200 € för att betala för festivaltältet", "Kontrakterade med festplanen för att hantera festivalschemat" och "1500 invånare undersöktes för att samla in offentliga synpunkter.` 
Du kan till exempel skriva: `1. Utbilda alla anställda att utföra HLR.` När du skriver en lägesrapport listar du istället de uppgifter eller mål du vill uppnå under den kommande arbetsperioden. Du kan till exempel lista "Hitta festivalförsäljare", "Godkänn festivaldesigner" och "Beställ reklamaffischer". 
Detta inkluderar en längre diskussion om forskningen och utvärderingarna. Detta avsnitt bör vara det längsta i rapporten. Om du skriver en lägesrapport kan du hoppa över det här avsnittet. Inkludera istället ett avsnitt om de hinder du stötte på när du arbetade med projektet och hur du hanterade dem. Du kan skriva: `Många invånare lämnade inte tillbaka enkäten eftersom den inte var stämplad. I framtiden kommer vi att inkludera förbetald post i våra undersökningar eller ge invånarna möjlighet att fylla i sin undersökning digitalt.` 
Om inget annat anges, använd APA-format för affärsrapporter. Du kan hoppa över det här avsnittet om du förbereder en lägesrapport. 
Till exempel: `Bilaga A`, `Bilaga B` och `Bilaga C.` Om du skriver en lägesrapport behöver du inte inkludera detta avsnitt. 
Du kan skriva, "Konstfestivalens planering är på rätt spår och kommer att slutföras enligt schemat. Vi har slutfört 90 % av våra förplaneringsaktiviteter och flyttar nu vårt fokus till att anskaffa den nödvändiga utrustningen. Projektet har inga utestående hinder, men vi kommer att ta itu med eventuella framtida hinder längs vägen.` 
Du kan skriva "Inkomsten ökade med 50 % för fjärde kvartalet" istället för "Inkomsten ökade med 50 % för att generera stora intäkter från fjärde kvartalet.` 
Observera att vissa arbetsrapporter kan vara ganska långa då de kan innehålla mycket information. Men ditt skrivande bör alltid vara kortfattat. Det går bra att skriva, "Försäljningen ökade under det senaste kvartalet efter att säljkåren tillämpade cold calling", snarare än, "Vi såg en exponentiell ökning av intäkterna under det senaste kvartalet när våra begåvade och hängivna säljare blev potentiella kunder började ringa för att fråga dem att köpa fler produkter.` 
Istället för att skriva "Oengagerade anställda har låg moral, vilket gör kontoret till en själlös maskin", kan du skriva, "Personal vars produktivitetspoäng var lägre än andra rapporterade att de kände sig oengagerade.".` 
Håll ditt språk professionellt under hela rapporten. 
Låt om möjligt någon annan kontrollera rapporten åt dig, eftersom det är svårt att upptäcka dina egna misstag. Om tiden tillåter bör du lägga rapporten åt sidan i minst 24 timmar innan du granskar den.
Att skriva en arbetsrapport
Att skriva en arbetsrapport kan vara imponerande, även om det kan vara lättare än du kanske tror. Arbetsrapporter används vanligtvis för att förklara framstegen i ett arbetsprojekt eller för att ge slutsatser och rekommendationer angående arbetsplatsfrågor. För att enkelt skriva en effektiv arbetsrapport, börja med att överväga ditt mål, din publik, forskningen och budskapet. Förbered sedan din rapport med ett standardformat för affärsrapporter. Slutligen kan du ändra rapporten så att den blir effektiv.
Steg
Del 1 av 3: Planera en arbetsrapport
1. Bestäm målet och ämnet för rapporten. Kanske har någon bett dig om en rapport. Målet eller ämnet kommer sannolikt att ingå i begäran. Om du inte är säker på vad syftet eller ämnet är, fundera över vad du förmedlar till din publik. Du kan också be din chef eller arbetsledare om ett förtydligande.
- Målet kan till exempel vara att analysera ett affärsproblem, förklara resultatet av ett projekt du har arbetat med eller ge din handledare en överblick över ditt arbete.
2. Bestäm vilken ton och vilket språk som passar målgruppen. Tänk på vad målgruppen redan kan, samt vilken jargong de kommer att förstå. När du skriver en arbetsrapport kan du ofta använda ett mer professionellt språk och jargong än när du skriver för allmänheten.
3. Samla din forskning och stödmaterial, om tillämpligt. Inkludera det material du har använt för att dra slutsatser eller ta fram rekommendationer. Du kommer att hänvisa till detta när du förbereder rapporten och du kan behöva ta med den i rapportens bilagor. Det här är sådana saker du kan ta med när du förbereder rapporten:
4. Se dina framsteg när du skriver en lägesrapport. En bra lägesrapport ger en snabb överblick över det arbete du har gjort, vad du kommer att göra och om projektet är på rätt spår. Det är bäst att se det som ett svar på frågor som folk har om ditt projekt. Här är vad du ska inkludera i din rapport:
5.Gör en överblick med den information du behöver inkludera i din rapport. Skriv ner dina idéer i en översikt och använd detta som skrivhjälp. När du gör detta, utveckla rubriker för din rapport för att hjälpa dig att organisera vad du ska säga. Översikten behöver inte vara snygg eller välutvecklad, eftersom den endast är till för personligt bruk.
Del 2 av 3: Utarbeta en arbetsrapport
1. Använd ett försättsblad eller titelblad. Titelsidan ska innehålla rapportens namn, följt av datumet – på en separat rad – då du lämnade in den. På en tredje rad nämner du namnen på alla författare. Skriv sedan namnet på din organisation på den fjärde raden.
- I vissa fall kan du också lägga till ett motiveringsbrev för att förklara varför du skrev rapporten, vad den innebär och vad du tycker att du ska göra härnäst. Detta är vanligare med rapporter som har tagit lång tid att förbereda eller kräver ytterligare förklaring innan läsaren själv ser rapporten.
- Med en lägesrapport anger du ditt namn, projektnamn, datum och rapporteringsperiod på en titelsida. Placera varje objekt på en separat rad. Du kan märka varje rad med "namn", "projektnamn", "datum" och "rapporteringsperiod", eller så kan du bara lista informationen.
- Fråga din chef om det finns några specifika rekommendationer för att utarbeta din arbetsrapport. Han eller hon är den bästa källan för att förbereda din rapport.
2. Ge en sammanfattning av den viktigaste informationen. Inkludera dina slutsatser, motiveringar och rekommendationer. Detta gör att man kan förstå huvudpunkterna i din rapport utan att behöva läsa rapporten i sin helhet. Du behöver inte skriva en detaljerad förklaring, men läsaren ska kunna förstå vad rapporten handlar om. Sammanfattningen bör vara från en till fem sidor.
3. Bädda in en innehållsförteckning med vad som finns i rapporten. Ange avsnittsrubrikerna i innehållsförteckningen, samt sidnumren där avsnittet börjar. Gör det möjligt för läsarna att enkelt navigera genom rapporten för att hitta nödvändig information.
4.Skriv en introduktion för att ge en överblick över rapporten. Berätta för läsaren varför du skrev den här arbetsrapporten. Sammanfatta sammanhanget kring rapporten och förklara ditt mål. Ange vilka frågor du kommer att besvara eller vilket problem du kommer att lösa. Ange rapportens deadline och en handlingsplan med dess innehåll.
5. Förklara de resultat eller slutsatser du presenterar. Ge en grundläggande översikt över den forskning eller utvärderingar du har genomfört i samband med detta projekt. Diskutera och tolka sedan dina observationer och hur de relaterar till ämnet för rapporten.
6. Ge dina rekommendationer för framtiden. Dina rekommendationer bör förklara vad som kommer att hända i framtiden. Förklara vad lösningarna kommer att medföra och hur de förhåller sig till dina slutsatser. Efter att ha skrivit din förklaring, ge dina rekommendationer i form av åtgärdspunkter i en numrerad lista. Lista dina rekommendationer från viktigast till minst viktigt.
7. Diskutera processen och resonemang som ledde till dina slutsatser. Förklara hur du närmade dig ämnet, problemet eller frågan. Kontrollera dina observationer och förklara sedan hur de leder till dina rekommendationer. Dela upp diskussionen i olika avsnitt med rubriker som talar om för läsaren vad som finns i avsnittet.
8. Lista alla referenser du använde när du förberedde rapporten. Referenser kan inkludera tidskriftsartiklar, nyhetsartiklar, intervjuer, undersökningar, frågeformulär, statistik och annan relaterad information. Citera dessa referenser i slutet av rapporten och hänvisa till sidan som "Referenser".
9. Bifoga bilagor till material såsom undersökningar, frågeformulär eller e-postmeddelanden. Alla arbetsrapporter behöver inte bilagor. Du kan dock inkludera dem om du vill förse läsarna med material som du har refererat till eller om du vill ge ytterligare information för att hjälpa dem att bättre förstå ämnet eller dina observationer. Märk varje bilaga med en separat bokstav.
10. Avsluta en kort slutsats tillsammans med en sammanfattning av dina observationer eller framsteg. Du kanske inte behöver dra slutsatser, men att skriva det kan vara en trevlig sammanfattning av dina ansträngningar. Håll din slutsats till tre till fyra meningar som sammanfattar informationen du presenterade i din rapport.
Del 3 av 3: Gör rapporten effektiv
1. Använd tydliga rubriker för att hjälpa din publik att navigera i rapporten. Skapa rubriker som är direkta och gå rakt på sak. Läsaren bör veta exakt vad rapporten innehåller.
- Rubrikerna kan vara: Introduktion, slutförda uppgifter, mål för nästa kvartal, hinder och lösningar samt slutsats.
- Rikta in avsnitten med informationen i rapporten.
- I en lägesrapport är läsarna sannolikt din handledare, teamet eller kunderna.
2. Använd ett enkelt och direkt språk för att förmedla dina idéer. En arbetsrapport behöver inte innehålla svåra ord och kreativa meningar. Du behöver bara förmedla din poäng till läsaren. Uttryck dina idéer med så enkla ord som möjligt och rakt på sak.
3. Skriv kortfattat för att göra rapporten så kort som möjligt. Onödigt skrivande slösar både din och läsarnas tid. Var inte ytlig och gå direkt till affärer.
4. Uttryck dina idéer på ett objektivt och icke-emotionellt språk. Håll dig till fakta och låt läsaren dra sina egna slutsatser utifrån en objektiv syn på ämnet. Även om du kan komma med rekommendationer för ett problem, försök inte att framkalla känslor hos läsarna för att övertyga dem. Låt läsaren bilda sig sina egna idéer och bedömningar utifrån en objektiv syn på fakta.
5. Undvik att använda slang, liksom ordet "jag" i de flesta rapporter. Det kan vara lämpligt att använda `jag` i en lägesrapport, när du skriver om ett projekt du arbetar med ensam. Om inte, använd inte ordet "jag" eller annan slang i din arbetsrapport. Det är dock okej att använda "du" när du riktar in en mening.
6. Granska din rapport för att se till att den inte innehåller några fel. Grammatik och stavfel undergräver professionaliteten i din arbetsrapport. Det är viktigt att du granskar rapporten för att säkerställa att du inte har använt stavfel, felaktiga formuleringar eller missbrukade ord. Det är bäst att kontrollera rapporten minst två gånger.
Tips
- När du har skrivit din första arbetsrapport kan du använda den som mall för framtida rapporter.
- Du har förmodligen redan en arbetsrapportmall på din arbetsplats. Kontrollera med din handledare om du kan använda en mall för din rapport.
- Om möjligt, basera ditt rapportformat på en befintlig arbetsrapport från ditt företag eller din organisation. Kontrollera filer på ditt kontor eller be en kollega eller arbetsledare om en kopia av en befintlig rapport.
Varningar
- Om du använder en befintlig rapport som exempel, kopiera inte formuleringen i den. Detta är plagiat och kommer sannolikt att leda till professionella konsekvenser.
"Att skriva en arbetsrapport"
Оцените, пожалуйста статью
