Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Datum och tid. Dessa kan grupperas tillsammans eller i sina egna separata sektioner. Plats. Om ditt företag har flera platser kan du skriva ner adressen, men om det bara finns en plats kan du namnge rummet där du träffas (t.ex. Mötesrum #3). Deltagare. Arbetstitlar är vanligtvis valfria men inte obligatoriska. Särskilda personer som deltar. Det kan vara speciella gäster, talare eller mötesledare. 
Om vi till exempel vill skriva en målförklaring för ett budgetmöte kan vi använda detta: "Mål: Skissera viktiga finanspolitiska mål för räkenskapsåret 2014-2015 och diskutera långsiktiga kostnadsbesparingsåtgärder. Dessutom har direktör O & O Marcus Feldman presenterar resultatet av en nyligen genomförd tävlingsundersökning." Om du någonsin har skrivit i ett vetenskapligt sammanhang, se målförklaringen som sammanfattningen av mötet. Du säger i stort sett vad som behöver diskuteras på mötet, utan att gå in på detaljer. 
Ange varje tidsperiod med antingen den schemalagda start- och sluttid, eller hur lång tid du vill att varje del ska ta. Välj det ena eller det andra systemet och var konsekvent – att blanda ihop saker och ting ser oprofessionellt ut. Med andra ord, du vill markera varje tidsperiod med antingen start- och sluttid för det konversationsämnet, eller så skriver du bara ner hur länge du vill att det ska pågå. Till exempel kan en exempelregel vara "14:00 - 14:05: Introduktioner och presentation" eller "5 minuter: Introduktioner och presentation". Du bör dock undvika att växla mellan de två systemen. 
För att undvika pinsamma schemaproblem, kontakta gästerna i förväg för att ta reda på hur mycket tid var och en av dem kommer att behöva för sitt samtalsämne. 
Om du når slutet av ditt möte och ingen har ytterligare frågor eller kommentarer, kan du alltid avsluta mötet i förtid. Många av dina deltagare kommer förmodligen att tacka dig för detta! 
Dessutom kan du kontrollera att det inte finns några fel i din kalender, du tid spara och du syn eftersom att lägga ner tid på att förklara en agenda full av misstag kan förstöra ditt möte och vara pinsamt för dig, särskilt om viktiga personer är närvarande. 
Men möten blir ofta inte som planerat, så var beredd att kompensera om någon del av ditt möte tar längre tid än du vill. Var flexibel i att diskutera så mycket som möjligt under den begränsade tid du har för ditt möte. Om en del av ditt möte till exempel är försenat kan du förkorta diskussionen för andra delar av mötet, eller utelämna relativt oviktiga delar av mötet helt för att se till att det slutar i tid. 
Att börja tidigt ger dig också fördelen av att kunna få feedback på din mötesagenda. Att dela ett utkast till din kalender med kollegor eller handledare och be om deras input kan hjälpa dig att åtgärda brister och lägga till saknade detaljer som inte fanns där tidigare. Om du väntar till sista sekund med att skriva din kalender kanske du inte har tid att be om denna feedback. Även om du kan komma undan med att skriva dagordningar för vanliga, vardagliga möten dagen före mötet, kan det ta veckor att förbereda för ett viktigt möte. 
Beroende på mötets betydelse vill du förmodligen ge deltagarna dagordningen minst en timme eller två före mötet. För stora, viktiga möten kan det vara nödvändigt att skicka dagordningen en dag eller mer i förväg. Eftersom folk ofta är upptagna eller glömska är det en smart idé att ta med några extra kopior av agendan till mötet ifall någon glömmer sin.
Förbered dagordningen för ett möte
Ett ordnat möte kräver en välskriven agenda. Se till att ditt möte inte blir så tråkigt och effektivt som många möten verkar vara. Genom att hålla dig till en detaljerad men ändå flexibel agenda kan du hålla ditt möte strömlinjeformat och fokuserat så att du uppnår alla dina mötesmål på kortast möjliga tid. Oavsett om du vill skriva din egen kalender, använda en mall eller få ut det mesta av en du redan har, se steg 1 nedan för att komma igång!
Steg
Del 1 av 2: Att skriva en kalender
Skapa en kalender från grunden
1. Börja med att ge din kalender en titel. Från den finaste litteraturen till det torraste kalkylbladet, nästan alla viktiga dokument behöver en titel, och mötesagendor är inget undantag. Din titel bör berätta för läsaren två saker: för det första att han eller hon läser en agenda, och för det andra, ämnet mötet handlar om. När du har bestämt dig, placera din titel högst upp i ditt tomma dokument. Titeln behöver inte vara blommig eller komplicerad – i affärssammanhang är enkla och direkta titlar oftast bäst.
- Motstå lusten att använda separata eller stora teckensnitt för din titel. I de flesta fall vill du använda ett enkelt, anständigt typsnitt som Times New Roman eller Calibri, och göra din titel i samma storlek som resten av bokstäverna på dokumentet (eller bara lite större). Kom ihåg att syftet med din titel är att informera läsarna om vad de tittar på, inte nödvändigtvis för att roa eller distrahera dem.
2. gemensam "Vem?", "Sann?" och "när?" lägg till data i rubriken. Efter rubriken har mötesagendor vanligtvis en rubrik som kan variera i detalj beroende på hur formell din arbetsplats är. Denna rubrik handlar vanligtvis om en rad under rubriken. Vanligtvis i rubriken lägger du kort faktainformation om mötet som inte har något att göra med ämnet som ska diskuteras. Detta för att personer som inte är närvarande på mötet ska veta när och var det ägde rum, och vem som var närvarande. Nedan är några saker du kan lägga till; oavsett vilken data du väljer, se till att du märker varje information tydligt (att göra etiketten fetstil fungerar bra här):
3. Skriv ett kort uttalande med mål. Möten som inte har ett klart definierat syfte riskerar att slösa bort värdefull tid eftersom deltagarna bestämmer vad de ska prata om. Hoppa över en rad efter din rubrik och använd fet eller understruken text för att ange ditt målavsnitt med en titel som "Mål" eller "Mål", följt av ett kolon eller en nyrad. Sedan beskriver du, i några kortfattade och kvicka meningar, de punkter som ska diskuteras innan mötet. Sikta på att skriva cirka 1-4 meningar här.
4. Skriv en disposition för mötets huvudpunkter. Schema hjälper till att motverka tendensen hos affärsmöten att pågå alldeles för länge. Hoppa över en rad efter din målförklaring, ge ditt schema en fet eller understruken titel och börja skapa tider (som bör matcha viktiga diskussionspunkter) i ditt schema. För att det ska vara lätt att läsa, ge varje tidsperiod en egen rad.
5. Avsätt tid i schemat för eventuella speciella gäster. När gäster kommer till ditt möte för att diskutera viktiga ämnen, vill du avsätta tid på mötet för dessa personer. Ge varje gäst sin egen tidsperiod, även om de har mer än ett samtalsämne. På så sätt kan alla organisera sina egna ämnen som de vill.
6. Lämna extra tid i slutet av mötet för en undersökning. Under den tiden kan människor be om förklaringar om förvirrande ämnen, uttrycka sina egna åsikter, föreslå ämnen för framtida möten och göra andra kommentarer. Du kan göra denna fråga explicit genom att inkludera den som den sista punkten i ditt schema, eller så kan du ta upp den själv efter mötets sista punkt.
7. Du kan ge en överblick över samtalsämnena om du vill. Vanligtvis är schemat lejonparten av mötesagendan – den del som folk tittar på för att vägleda diskussionen. Men även om det inte är nödvändigt att göra denna extra ansträngning, kan en extra översikt över nyckelpunkter vara till stor hjälp för frånvarande deltagare. En översikt påminner deltagarna om organisationen av idéer som presenterades vid mötet och hjälper människor som kämpar för att hålla reda på varje ämne som nämns. Nedan är ett exempel på vilken typ av översikt du förmodligen vill använda:
- jag. Högprioriterade budgetposter
- a. Resebudget för anställda
- B. Priser återförsäljare
- i. Förhandla fram en bättre affär?
- C. Lobbying kostar
- II. Åtgärder för att förbättra omsättningen
- a. Alternativa serviceavtal
- i. Presentera alternativ för kunder
- ii. Begär feedback
- B. Återinvestering i mobil teknik
- ...och så vidare.
8. Kontrollera agendan för fel innan du lämnar ut den. Eftersom vissa deltagare förlitar sig mycket på mötesagendan är det en mycket bra idé att kontrollera den för fel innan du delar ut den. Att göra detta är inte bara en tjänst för de närvarande – det speglar också positivt på din uppmärksamhet på detaljer och det värde du sätter på din position.
Använda en kalendermall
- Medan varje ordbehandlare är något annorlunda, låter de flesta med mallkapacitet dig navigera till mallarna via menyraden högst upp i programmets fönster.
- Om din ordbehandlare kan använda mallar, men inte har lämpliga mallar för mötesagendor, kan du ladda ner en från programmets skapares webbplats. Till exempel finns mallar för Microsoft Word tillgängliga från kontoret.Microsoft.com, medan du kan hitta mallar för Pages för Mac i Apple App Store.
- Spara Word-mallar — Den här professionella webbplatsen erbjuder många kvalitetsmallar för Microsoft Word.
- Word-mallar online — En annan bra resurs för Word-mallar. Den här sidan erbjuder dock bara ett fåtal alternativ.
- iWorkCommunity — en bra kalendermall för Pages. Den här mallen är dock för äldre versioner av Pages (före `09).
- App Store har också massor av mallar för sidor. Tyvärr är inte alla dessa tillgängliga gratis.
- Lämna inga fält tomma. Ingenting ser mer amatörmässigt ut än, säg, en rad i ett schema som säger ensam "Skriv här". Om det av någon anledning finns delar av mallen du inte vill fylla i, ta bort dem istället för att lämna dem tomma.
- Till exempel, om du tycker att en viss mall ser bra ut, men dess rubrik är så lång att den distraherar, får du gärna ta bort alla onödiga delar av rubriken som du tycker är lämplig, så länge du gör det på ett sådant sätt att inte förstöra dokumentets layout eller få kalendern att se ful ut.
1. Använd en mall som medföljer din ordbehandlare. Många ordbehandlingsprogram, som Microsoft Office, Pages för Mac, etc., har standardmallar för en mängd olika personliga och professionella dokument, inklusive mötesagendor. Med dessa mallar kan du skapa ett professionellt dokument förvånansvärt snabbt och enkelt. Vanligtvis är dessa typer av mallar organiserade i logiska sektioner med en estetiskt tilltalande layout - du behöver bara skriva in relevant information i motsvarande utrymmen, och du är redo!
2. Du kan också ladda ner en mall från en extern källa. Om din ordbehandlare inte levereras med kalendermallar som standard och du inte kan få dem på den officiella webbplatsen, oroa dig inte - det finns massor av gratis mallar tillgängliga online. En enkel sökning på din föredragna sökmotor till exempel "mall för mötesdagordning" ger dig dussintals relevanta resultat. Men eftersom inte alla dessa resultat kommer från officiella, pålitliga källor, är det viktigt att göra en åtskillnad när du väljer vilka mallar som ska användas. Nedan finns några externa webbplatser som du kanske vill besöka:
3. Fyll i fälten i din mall. När du har hittat en lämplig mall i din ordbehandlare, eller laddat ner en som du gillar, behöver du bara fylla i mallen med nödvändig information. De flesta mallar kommer att ha tydligt markerade områden att skriva in namn, tider, samtalsämnen, avsnittsrubriker och så vidare. Fyll i alla relevanta fält för att slutföra din agenda och kontrollera ditt arbete efter fel efteråt. Så användbara som kalendermallar kan vara, de skyddar dig inte från stavnings-, grammatik- och faktafel.
4. Gör små ändringar för att skräddarsy din kalender efter dina behov. Möteskalendermallar kan vara mycket användbara, men det finns ingen anledning till varför du ska hålla dig till standardkalenderstilen och -layouten exakt. Gör gärna ändringar i mallens innehåll och stil som du tycker är lämpligt för att säkerställa att din agenda uppfyller de standarder ditt företag har satt för dig och de standarder du ställer för mötet.
Del 2 av 2: Bästa metoder för att använda en kalender
1. Välj de viktigaste ämnena först. När du schemalägger möten är det vanligtvis bra att sätta det viktigaste ämnet först i schemat. Detta uppnår två saker. För det första tillåter det alla att diskutera dessa viktiga ämnen när de är som vassast och ännu inte trötta i början av mötet. För det andra, om mötet slutar tidigt eller några deltagare måste lämna innan slutet, säkerställer det att de viktiga ämnena redan har diskuterats.
- Möten blir inte alltid som planerat. Om mindre, oviktiga ämnen tas bort i slutet av ett möte, kanske du kan lösa dem själv eller schemalägga ett annat möte senare. Men om du inte kan täcka de viktigaste samtalsämnena, har ditt möte misslyckats med att uppnå vissa av sina mål, vilket kan vara både frustrerande och pinsamt för dig. Att sätta de viktigaste ämnena högst upp i ditt schema förhindrar till största del det här problemet.
2. Håll dig till ditt schema, men var flexibel. När man planerar och genomför ett möte är en av de största farorna att det tar längre tid än planerat. Anställda har vanligtvis en motvilja möten som är för långa, och med rätta, eftersom de kan vara riktigt tråkiga och hindra människor från att göra riktigt arbete istället. För att se till att ditt möte håller schemat, håll ett öga på klockan, och om du får chansen, fortsätt artigt genom att säga något i stil med: "vi måste verkligen gå vidare till nästa ämne om vi vill komma härifrån i tid."
3. Börja skriva din agenda i god tid före mötet. Även om kalendrar inte nödvändigtvis är lika viktiga som andra typer av affärsdokument (som rapporter, kalkylblad med data, presentationsbilder, etc.), vill du fortfarande att din agenda ska se så professionell och snygg ut som möjligt, särskilt om du delar den med dina kollegor under mötet. För att se till att du har tillräckligt med tid för att producera ett kvalitetsdokument, börja skriva din agenda så tidigt som möjligt.
4. Dela agendan med deltagarna före mötet. För att säkerställa att alla dyker upp till mötet med full kunskap om ämnet som ska diskuteras, vill du dela agendan med alla i förväg. Beroende på företagskulturen där du arbetar kan detta innebära att du skriver ut flera kopior och delar ut dem personligen, eller helt enkelt skickar kalendern via e-post som en bilaga. Hur du än distribuerar din kalender, se till att den är fri från tekniska fel innan du skickar den.
Tips
- Om någon inte kan närvara vid mötet, överväg a "Meddelad frånvaro" avsnitt högst upp på dagordningen, eller lämna plats för detta och bara meddela det under mötet.
- Ett utmärkt verktyg för en produktiv mötet använder "DARV": Mål, Kalender, Roller & Ansvar. Ditt möte måste först vara en mål att ha. Om du bara håller ett möte för att ge information, slösa inte bort folks tid på mötet. Skicka ett nyhetsbrev till dem. Målet bör ha en aktiv komponent och, om möjligt, en produkt att visa upp: "Bestäm kvartalsmålen för laget". Dagordningen är en lista över ämnen du tar itu med för att uppnå det målet, med en tidsgräns för att hålla dig på rätt spår. Till exempel "1. Kontrollera status för senaste kvartalets mål (15 minuter), 2. Fråga runt förslag på mål (20 minuter), 3. Välj topp 5 mål (10 minuter) osv." För roller och ansvar bestämmer du vem som leder mötet, vem som tar protokoll och vem som tilldelar åtgärdspunkter från mötet.
- Om ditt företag har ett speciellt formulär för kalendrar, använd detta formulär som mall. För vissa ställen är det viktigt att hålla sig till formeln.
- Beroende på vad dina kollegor föredrar kan det vara bra att sätta en deadline för personer att föreslå idéer för agendan. Nämn ett sista datum och tid och håll dig till det. Gör plats för tillägg där de förbättrar kalendern, eller när händelser ersätter din ursprungliga kalender.
"Förbered dagordningen för ett möte"
Оцените, пожалуйста статью
