Hur man håller ett möte (med bilder)

Steg

Affärsarbete, särskilt i en kontorsmiljö, kräver en viss grad av samarbete. Viktiga beslut kräver ofta inblandning av mer än en person och viktiga projekt kräver ofta expertis från flera personer. Möten är ett sätt att göra samarbetet mer strukturerat och organiserat, men utan syfte eller riktning kan möten snabbt bli för långa och ineffektiva. Att veta hur man planerar, förbereder och leder ett möte med dig som ordförande kan betyda skillnaden mellan ett effektivt möte eller bortkastad tid.

Steg

Del 1 av 3: Förbereder mötet

1. Diskutera nästa möte med dina deltagare. När du hör att du kommer att leda ett kommande möte är en av de första sakerna du bör göra att ägna lite tid åt att prata med personerna som kommer att delta (särskilt de av högre rang eller viktiga personer). Fråga dem om det är något de särskilt skulle vilja prata om under mötet. Gör anteckningar av deras svar och använd dem som riktlinje när du skriver dagordningspunkterna.

Att fråga deltagarna vad de vill diskutera är ett smart drag, inte bara för att det gör det lättare att komma på agendapunkter, utan också för att det engagerar dem innan själva mötet. Människor tenderar att vara mer uppmärksamma och delta i ett möte när de vet att det diskuteras saker som är viktiga för dem.

2. Skriv dagordning för mötet och dela ut. En mötesdagordning kan vara ett värdefullt verktyg för ordföranden, men också för deltagarna. Agenda innehåller värdefull information om mötet, som när och var det kommer att äga rum och vem som kommer att vara där. Ännu viktigare är att de ger en översikt över alla ämnen som kommer att diskuteras, så att alla kan förbereda sig väl. Skicka mötespunkterna till alla innan själva mötet äger rum – ju viktigare mötet är, desto tidigare bör du skicka det.

Något som din agenda definitivt bör innehålla är en uppskattning av den tid som kan avsättas för varje diskussionspunkt. Att ha ett grovt schema i förväg gör det lättare att inte låta mötet ta för lång tid. Medan vissa av punkterna på din agenda kan ta lite längre tid (och andra tar lite kortare tid), gör det att ha ett schema mycket lättare att hålla ett öga på detta och ingripa vid behov.

3. Undersök diskussionsämnena och eventuella tidigare möten. De som deltar i mötet kanske inte alla har hunnit med de ämnen du vill diskutera – vissa har inte deltagit i tidigare möten, medan andra helt enkelt har glömt. Som ordförande är det en bra idé att känna till historien så här långt av en viss diskussionspunkt. Försök att prata med personer som har varit på tidigare möten för att lära dig om alla viktiga oavslutade ärenden som du borde diskutera under ditt möte. Du kan också be arkivarien om protokollet för att vägleda planeringen.

Protokoll från tidigare möten kan vara en viktig informationskälla för dig som ordförande. Dessa är en sammanfattning av de diskussioner som har ägt rum och beslut som fattats vid tidigare möten, vilket gör det relativt enkelt och snabbt att gå med igen. Du kan till och med skicka viktiga mötesprotokoll till deltagarna via din kalender.

4. Se till att boka ett mötesrum i god tid. Dagen före mötet måste du kontrollera att mötesrummet är rent, presentabelt och redo att ta emot mötesdeltagarna. Du måste vara säker på att tekniska delar av mötet (som presentationer, projektorer, skärmar, etc.).) fungerar korrekt och kan användas direkt – teknisk byråkrati kan slösa bort värdefull tid och försena ditt möte.

Använder du en elektronisk presentation (som PowerPoint, etc.).), ta en stund att bekanta dig med fjärrkontrollen eller klickern du kommer att använda för att byta bild. Du vill helst inte slösa tid på att pilla med enheter när du kan diskutera viktiga ämnen.

Del 2 av 3: Ordförande för mötet

1. Ange att mötet kan starta. När det är dags att öppna mötet och alla deltagare (eller åtminstone alla viktiga) är närvarande, få alla i rummets uppmärksamhet. Presentera dig som ordförande och ange syftet med mötet. Gör det tydligt vad den avsedda tidsramen för mötet är genom att låta alla veta hur mycket tid du vill lägga på det - detta kan vara sent eller tidigare, men att sätta en sluttid som en gräns i förväg hjälper till att hålla mötet på rätt spår. Om några av deltagarna inte känner varandra, ägna en stund åt att kort presentera varandra och ange deras roll och presentera nyckeldeltagare.

Observera att vissa företag och organisationer har strikt reglerade rutiner för att öppna och hålla ett möte. American Federation of State, County and Municipal Employees (AFSCME) driver ett system som kallas Robert`s Rules of Order, som består av att ge order genom att slå med en klubba och mycket specifika regler för att införa och skicka rörelser.

2. Lista relevanta punkter från tidigare möten. I början av möten som är en del av ett långsiktigt projekt är det viktigt att uppdatera alla deltagare om det aktuella läget genom att kort sammanfatta relevanta händelser eller beslut från tidigare möten. Alla deltagare vet inte lika mycket om diskussionspunkterna som du, så en snabb uppdatering av alla deltagare om projektets aktuella status kan göra ditt möte effektivt och effektivt.

Istället för att själv lista tidigare möten, be en officiell sekreterare eller arkivarie att läsa dessa protokoll för att ge sammanfattningen formalitet.

Du kanske också vill överväga att läsa viktig korrespondens eller meddelanden som har inträffat sedan det senaste mötet.

Observera att om du delar ut kopior av anteckningarna/korrespondensen till de närvarande är det vanligtvis inte nödvändigt att läsa upp dem.

3. Ge nyckeldeltagare möjlighet att rapportera om läget. Låt sedan personer med relevant kunskap informera deltagarna om nya eller senaste händelser som har inträffat sedan föregående möte. Detta kan vara nästan vad som helst - till exempel kan nya problem som ditt företag eller organisation står inför, förändringar i personalstyrkan, projektutveckling och strategiska förändringar åtgärdas. Deltagarna kommer också att vilja bli informerade om resultaten av specifika åtgärder som vidtagits som svar på beslut som fattades vid föregående möte.

4. Ange vilka ärenden som ännu inte är avslutade. Om det finns olösta frågor eller beslut som inte fattades vid föregående möte, försök ta upp dem innan du går vidare till andra frågor. Ju längre de gamla frågorna drivs framåt, desto mindre kommer en mötesdeltagare att känna ansvar för dem, så försök att identifiera pågående frågor under mötet. Vanligtvis är oavslutade ämnen specifikt listade som "obeslutsam" eller "lämnas in för framtida diskussion" i protokoll från tidigare möten.

Beroende på kulturen och reglerna på jobbet kan ditt företag eller din organisation ha specifika procedurer för att fatta ett beslut – till exempel behöver majoriteten av deltagarna bara nå konsensus, eller så kan en utvald grupp högt uppsatta personer ta sig an uppgiften. att fatta alla beslut.

Observera att vissa saker bara är för skrymmande för att slutföras under perioden mellan två möten. Det är inte nödvändigtvis nödvändigt att uppehålla sig vid utvecklingen av långsiktiga projekt som ännu inte är klara. je måste dock lägga fram beslut om projekt där åtgärder för närvarande krävs.

5. Hantera alla nya ärenden. Ta sedan med nya frågor, bekymmer och punkter som behöver diskuteras. Det bör vara sådant som naturligt kommer av den utveckling som skett under tiden mellan de tidigare mötena och den nuvarande. Försök få deltagarna att fatta konkreta, slutgiltiga beslut - ju fler punkter som är oavgjorda, desto fler oavslutade ärenden måste du ta upp vid nästa möte.

6. Sammanfatta mötets slutsatser. Efter att ha täckt alla tidigare och nuvarande frågor, vänligen ägna en stund till att lista alla slutsatser från mötet för alla närvarande. Bryt ner resultatet av alla beslut och, om nödvändigt, beskriv de specifika åtgärder som deltagarna måste vidta innan nästa möte.

Det här steget är avgörande – det är din sista chans att se till att alla lämnar mötet och vet exakt vad projektets status är och vad som förväntas av dem.

7. Avsluta med att lägga grunden till nästa möte. Berätta slutligen för alla vad de kan förvänta sig vid nästa möte och, om du redan förbereder det, när du kan förvänta dig det och var. Detta hjälper till att ge deltagarna en känsla av kontinuitet från ett större projekt eller beslut till nästa, och ger dem en tidsram för att slutföra eller utveckla sina tilldelade uppgifter.

Observera att det inte är det "nödvändigtvis" krävs för att schemalägga ett nytt möte om du har hanterat alla tidigare och aktuella punkter under det pågående. Men om det finns tillräckligt många oavslutade affärer för att motivera framtida diskussioner, eller om du väntar på utveckling av vissa projekt, är det förmodligen en bra idé.

Del 3 av 3: Leda mötet effektivt

1. Led diskussionen som vägledning, men dominera den inte. En av dina roller som ordförande vid ett möte är att se till att diskussionen fortsätter och är uppgiftsorienterad. Din roll är inte att ha en åsikt om varje enskild punkt eller att hålla diskussionen i exakt ordning. Vara rörlig. Tillåt de andra deltagarna att tala fritt och låt nya diskussionspunkter läggas till, även om de inte finns på dagordningen. Du kanske upptäcker att du behöver avsluta vissa ämnen på ett subtilt sätt för att hålla diskussionen igång som planerat, men du behöver inte känna att du måste kontrollera varje aspekt av mötet. Det är trots allt en samarbetsprocess.

Håll utkik på agendan allt eftersom mötet fortskrider. Om du hamnar på efterkälken kan du behöva hoppa över vissa diskussionspunkter eller schemalägga dem till en annan tid, till förmån för tid. Var inte rädd för att göra detta om de ämnen som väl att diskuteras är mycket viktiga.

2. Uppmuntra alla deltagare att delta i diskussionen. Som ordförande för mötet är det din uppgift att säkerställa ett öppet och produktivt möte. Om du märker att vissa deltagare som har relevant kunskap inte engagerar sig i diskussionen, uppmuntra dem att börja prata. Du behöver inte fråga eller utmana dem direkt – säg bara något som, "Jag tror att Mrs expertis. Smith kan komma väl till pass här " är ett bra sätt att få de mindre aktiva medlemmarna i mötet med.

3. Se till att alla förstår vad som diskuteras. Det kan vara svårt att komma ihåg att inte alla närvarande på mötet har samma erfarenhet eller kunskap om en viss diskussionspunkt. För att se till att alla som deltar i mötet har använt sin tid klokt kan du kort och förenklat förklara vissa komplexa ämnen eller frågor. Deltagarna med mindre kunskap kommer utan tvekan att uppskatta detta.

4. Ignorera inte svåra eller konstiga frågor. Om de inte kontrolleras av en kompetent ordförande kan möten bli anmärkningsvärt improduktiva. Försök att se till att varje viktig punkt på dagordningen tas upp. Tillåt inte deltagare att skylla på varandra eller komma med vaga ursäkter för problem som inte har åtgärdats. Försök fastställa eller få svar på punkter som ingen vill prata om. Även om det inte nödvändigtvis är vad alla deltagare vill ha, kan den här typen av konstiga frågor vara exakt de som behöver ett svar för att göra mötet så effektivt som möjligt.

Se till att viktiga beslut registreras (om du har en officiell anteckningsförare eller arkivarie, tilldela den uppgiften till honom/henne). Om du ska anstränga dig för att ställa de svåra frågorna, vill du se till att svaren spåras väl.

5. Håll koll på din tid. Det finns en anledning till att möten har ett dåligt rykte - många anser att de är ett allvarligt slöseri med tid. För att förhindra att mötet blir försenat, använd den makt du har som ordförande för att hålla diskussionen igång. Var inte rädd för att skjuta upp vissa oviktiga punkter eller diskussioner till ett senare datum, om mötet tar längre tid än du förväntat dig. Var redo och villig att justera schemat när ni träffas, för att se till att ingens dyrbara tid går till spillo.