Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Om du har många olika typer av föremål att arkivera (recept, skattekvitton, brev, etc.), då kan det vara användbart att använda uppslagsverksformatet. Gruppera objekten först efter typ, sedan i alfabetisk ordning av objekten i varje grupp. Håll grupperna åtskilda med avdelare eller färgkodning. 
Anta att du har följande saker att indexera och arkivera: en artikel om myrslokar med titeln "Nattmatning av myrslokar", en biografi om den kända myrsloksexperten Jane A. Doe och en reklambroschyr för en myrsloksutställning på Artis. Biografin om Jane A. Doe skulle indexeras som "Doe, Jane A"., eftersom efternamnet förekommer först i arkivet. Det skulle stå under bokstaven "D". är arkiverade. Artikeln `Nattmatning av myrslokar` kan indexeras så här, om du väljer en ordboksliknande gruppering. Det kan arkiveras under bokstaven `N` (för `Nightly`), med hjälp av denna gruppering. Alternativt kan du indexera "Myrslokars nattmatningar" som "Myrslokar, nattmatningar av". Detta skulle vara vettigt om du använde ett uppslagsverk som gruppering, och inte bara arkivering av myrsotarerelaterade saker. Objektet skulle sedan arkiveras under "A". Reklambroschyren skulle kunna indexeras som "Myrslokar, utställningar (Artis)". Detta skulle vara vettigt om du förväntar dig att ha olika material på myrsloksutställningar - du kan till exempel ha ett annat föremål indexerat som "Myrslokar, utställningar (Emmen Zoo)". Reklambroschyren kan också indexeras som `Artis (Utställning om myrslokare)`. Detta kan vara användbart om du förväntar dig att ha flera föremål om Artis Zoo, eller om du vill använda en encyklopediliknande gruppering för att arkivera föremål efter geografisk plats. 
Ordningen på dina indexerade filer i föregående steg kan då vara följande (beroende på vilket system du använder): `Do, Jane A`., `Artis (Anteaters Exhibition)` och `Anteaters Nocturnal Feeding` eller `Anteaters, Exhibits (Artis)`, `Anteaters, Nocturnal Feeding` och `Doe, Jane A`. En fil som heter `Wallaby` kommer sedan efter en för `Emu`. En fil för `Känguru` kommer då emellan, och en fil för `Aardvark` kommer före `Bear`. Detta ger följande ordning: Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby. Om du sedan lagt till en fil för `Antilope` kommer den efter alla filer för `Aardvark`. Eftersom båda börjar med bokstaven `A` måste du titta på den andra bokstaven i varje ord (`N` respektive `A`) för att bestämma ordningen och sedan ordna filerna enligt det. Den nya ordningen skulle vara: Aardvark, `Antelope`, `Bear`, `Emu`, `Känguru`, `Wallaby`. 
Placera objekt i lämplig mapp. Det kan också vara bra att färgkoda dina filer för att förbättra användbarheten. Till exempel, om du använder en encyklopediliknande gruppering, ge varje grupp en separat färg och märk varje objekt/fil i varje grupp med sin respektive färg. 
Till exempel, `Jane A. Doe` indexeras och arkiveras som `Doe, Jane A`. Lägg titlar (Dr., herr., Fru., etc.) i slutet.`Dr. Jane A. Doe` till exempel indexeras och arkiveras som `Doe, Jane A., dr.`. I allmänhet sätter du namn i stavningsordning. Hur "MacDonald" kommer före "McDonald". Kallas även `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de`, etc. anses vara en del av namnet, inte separata enheter. Så här organiserar du filer som `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` och `Wolfe` i den ordningen (och inte som `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ). Ett vanligt undantag från dessa regler om namn är när en individs namn är en del av ett företagsnamn eller en organisation. Behandla i dessa fall individens namn som enheter inom företagsnamnet. Till exempel, `Jane A. Doe Pest Control` skulle arkiveras under `J` och inte som `Doe, Jane A. Pestkontroll`. 
"En studie av apans matvanor" kan sedan arkiveras under "A" för "Apa" (det viktiga ordet i rubriken på detta inlägg), istället för "E" för "A". `Doe and Smith Pest Control` kommer sedan efter `Doe, Jane A`. Båda indexerade namnen börjar med ordet `Doe`, så du går vidare till nästa viktiga term i varje (`Smith` respektive `Jane`) för att bestämma ordningen på filerna. Ignorera ordet "och" eftersom det inte är signifikant. 
Till exempel: `Jane A. Do Office Supplies" skulle arkiveras efter "Jane A. Gör försäkring". 
Till exempel: `3M Company` kommer före `100 Great Entrepreneurial Ideas` (eftersom `3` kommer före `100`). "Great Entrepreneurial Ideas" och "Great Entrepreneurs" placeras efter "100 Great Entrepreneurial Ideas" eftersom siffror kommer före bokstäver. Siffror som stavas behandlas som ord. Till exempel: arkivera "100 stora entreprenöriella idéer", "Great Entrepreneurial Ideas" och "Two Hundred Great Entrepreneurial Ideas" i den ordningen. Men om det tjänar ditt arkiveringssyfte kan du göra ett undantag och alltid lagra nummer som om de stavas. 
Skiljetecken (som apostrof, punkter och kommatecken) ignoreras vanligtvis vid indexering och arkivering av objekt. Så du lägger "Washingtons bästa kaffe" och "Washington State Fair" i den ordningen. Diakritiska tecken behandlas som motsvarande bokstav utan diakritiska tecken. Så arkivera din `Éclair` som `Eclair` och `Über` som `Uber. Undantaget från detta är när du arkiverar enligt alfabetet för ett språk som använder diakritiska tecken, i vilket fall du måste följa den normala alfabetiska ordningen för det språket. 
Lägg till exempel "North East Bank", "Northeast Bank" och "North East Manufacturing" i den ordningen. På samma sätt, placera `Do, Jane A.` för `Gör, Jane A., dr.`. 
Om du hade föremål för två olika personer som heter Jane A. Gör det, då kan du placera dem efter födelsedatum. Place `Do, Jane A. (b. 1853)` så för `Doe, Jane A. (b. 1967)`. Du kan också sortera objekt efter geografi när du behöver särskilja. Om du har filer för tre olika banker på tre olika platser, och varje bank kallas `Nationale bank`, kan du sortera dem alfabetiskt i ordningen `National bank (Utrecht)`, `National bank (Groningen)` och `Nationale bank (Amsterdam)`. På samma sätt, om du har föremål för två olika björnar, eller typer av björnar, kan du ytterligare differentiera dem baserat på art, geografisk plats, etc. Till exempel kan du ha filer som "Bear, Brown" och "Bear, Grizzly" (i den ordningen), eller filer om "Bears (Europe)" och "Bears (North America)" (i den ordningen). 
Arkivera alfabetiskt
Alfabetisk arkivering är ett standardsätt att organisera dokument i både ditt företag och privatliv. Genom att arkivera dokument i alfabetisk ordning kan du och andra snabbt hitta och ersätta vilken fil som helst. Detta säkerställer att alla dokument är säkert och lättillgängliga. Det finns många regler om hur man arkiverar alfabetiskt, för att hålla ett arkiveringssystem hanterbart.
Steg
Del 1 av 2: Arkivering alfabetiskt
1. Bestäm vilket alfabetiskt system du ska använda. Även något så enkelt som alfabetisk arkivering erbjuder flera alternativ att välja mellan. Det är viktigt att du väljer ett system och använder det konsekvent.
- Vid arkivering efter bokstav betraktas varje bokstav i varje ord i ordningsföljd, utan mellanslag mellan orden.
- Arkivering efter ord organiserar saker baserat på den första bokstaven i varje på varandra följande ord.
- Klassificering efter enhet tar hänsyn till varje ord, förkortning och initialer och rangordnar objekten därefter. Detta system rekommenderas generellt.
2. Gruppera objekt. När du har alla objekt du behöver för att arkivera, bestäm hur du vill gruppera filerna. Du kan välja ordboksformat, som placerar alla filer i en alfabetisk ordning, oavsett vilken typ av fil eller objekt den innehåller. Du kan också använda uppslagsverksformatet, där objekt grupperas efter typ eller ämne, och varje grupp är ordnad alfabetiskt.
3. Indexera dina filer. Indexering är sättet att placera varje avsnitt av en titel i rätt enhet. För att indexera objekt innan du arkiverar dem måste du dela upp elementen i varje objekts namn och skapa ett nytt alfabetiserat namn, som kan skilja sig från standardnamnet. Till exempel:
4. Ordna filer i alfabetisk ordning efter deras indexerade namn. Den allmänna regeln för att arkivera alfabetiskt är att ordna objekt i ordning från A (första) till Ö (sista). Använd allt mer specifik information för att särskilja och arkivera enskilda objekt. Till exempel:
5. Märk dina filmappar. För att göra det lätt att hitta objekt, märk varje filmapp med det lämpliga indexerade namnet på objektet/objekten som den innehåller. Detta gör det också lättare att lägga till nya filer i rätt ordning.
6. Dokumentera ditt indexerings- och arkiveringssystem. Var konsekvent med ditt indexerings- och arkiveringssystem, vad det än är. Se till att alla som har tillgång till filerna är medvetna om systemet. Du kan till exempel skapa och dela ett dokument som beskriver reglerna för ditt filsystem. Detta kommer att hjälpa alla att använda filsystemet effektivt.
7. Arkivera nya objekt ordentligt. Placera filer i garderoben baserat på deras indexerade namn och alfabetiskt, beroende på vilket system du använder. Flytta aktuella filer efter behov för att arkivera nya filer på rätt plats.
Del 2 av 2: Hantering av specialfall
1. Arkivera föremål under en signaturterm. Ibland är det meningsfullt att arkivera objekt baserat på nyckelord, oavsett i vilken ordning orden förekommer i en titel eller ett namn. Detta säkerställer att en fil kan indexeras och lokaliseras med den mest logiska termen. Till exempel:
- `First Bank of Chicago` kan indexeras och arkiveras som `Chicago, First Bank of`. `Chicago` är nyckeltermen i det här avsnittet, snarare än `First` eller `Bank`, särskilt om du har andra föremål med liknande namn, som `First Bank of Tulsa` eller `Chicago Bank and Trust`.
2. Beställ namn efter efternamn. Vanliga arkiveringsstandarder rekommenderar att individer indexeras med efternamn först, eftersom efternamn anses vara den viktiga termen.
3. Ignorera artiklar, konjunktioner och prepositioner. Artiklar (som `den`, `het` och `a`), konjunktioner (som `och`, `men` och `eller`) och prepositioner (som `för`, `av` och `in`) används över de generellt överhoppade vid indexering och arkivering i alfabetisk ordning eftersom de inte anses vara viktiga termer. Detta är fallet även när de är början på ett objekts namn. Till exempel:
4. Behandla förkortningar som om de var stavade. När du indexerar och arkiverar objekt kan du stöta på förkortningar som `Prod.` (för `Producer`) eller `Inc.` (för `Incorporated`). I allmänhet bör du indexera och arkivera objekt som om dessa förkortningar var stavade, snarare än bara som strängar av bokstäver.
5. Arkivera numeriska värden som vanligt. När du organiserar objekt alfabetiskt kan du stöta på siffror i titlar. I allmänhet ordnar du siffror som vanligt, snarare än som om de var stavade. Siffror ordnas också före bokstäver.
6. Bearbeta specialtecken. Alla icke-alfabetiska eller icke-numeriska tecken som påträffas vid indexering och lagring av objekt bör beaktas. Men vad man ska göra med dessa tecken beror på typen:
7. Använd den allmänna regeln "ingenting för någonting" om det behövs. I allmänhet ignoreras mellanslag (inklusive skiljetecken och andra överhoppade element) vid alfabetisk arkivering. Men i de fall där du har artiklar som börjar på samma sätt, använd ett mellanslag eller raden "ingenting för någonting" för att bestämma ordningen.
8. Särskilj filer med mer detaljerad information om det behövs. I sällsynta fall räcker inte en alfabetisk information för att bestämma ordningen på filerna. I dessa fall måste du använda ytterligare information för att indexera och organisera objekt. Markera denna ytterligare information på respektive filer för att hjälpa dig att skilja dem från varandra. Till exempel:
9. Skapa undantag och specialregler. Se till att alla som använder dina filer är medvetna om eventuella undantag från standardriktlinjerna som ingår i ditt arkivsystem. Detta kommer att säkerställa att alla kan använda filsystemet korrekt och effektivt.
Tips
- Om du letar efter vägledning i mer komplexa eller specialiserade alfabetiska arkiveringsfrågor, kontakta institutioner som National Information Standards Organization (NISO), American Library Association (ALA), Association of Records Managers and Administrators (ARMA), biblioteket av kongressen.
Оцените, пожалуйста статью
