Att skriva en standardprocedur

En Standard Operational Procedure (SOP) innehåller information om hur man utför en uppgift steg för steg. En befintlig SOP behöver bara modifieras och uppdateras, men du kan också vara i en situation där du behöver konfigurera en från början.

Steg

Del 1 av 3: Konfigurera din SOP

Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 1
1. Välj inställning. Det finns inget rätt och fel sätt att skriva en SOP. Men ditt företag har förmodligen redan ett antal SOP:er som du kan titta på för att få en uppfattning om den önskade installationen. Använd befintliga SOPs – om det finns några – som exempel. Om det inte finns några har du några alternativ:
  • Installationen med de enkla stegen. Detta sätt är bra för rutinprocedurer, som är korta, ger få möjliga resultat och är ganska konkreta. Förutom den nödvändiga dokumentationen och säkerhetsinstruktionerna är det i själva verket inte mer än en lista med punkter som talar om för läsaren i enkla meningar vad som behöver göras.
  • Strukturen med de hierarkiska stegen. Detta fungerar bra för längre förfaranden – med mer än tio steg, som involverar beslut som ska fattas, förtydligande och terminologi som ska förklaras. Detta är i allmänhet en sekventiell lista över huvudstegen och deras understeg.
  • Upplägget med flödesscheman. Om en procedur är mer som en karta, med många olika möjliga utfall, är ett flödesschema den bästa lösningen. Du bör välja den här inställningen när resultaten inte kan förutsägas exakt.
Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 2
2. Tänk på din publik. Det finns tre viktiga saker att tänka på innan du skriver en SOP:
  • Vad vet din publik redan? Är din publik bekant med organisationen och dess rutiner? Kan de terminologin?? Språket du använder ska matcha läsarens kunskap och bidrag.
  • Din publiks språkkunskaper. Är det möjligt att det finns personer som inte talar ditt språk när de "läser" din SOP? Om så är fallet är det en bra idé att inkludera bilder med bildtexter och diagram.
  • Storleken på din publik. Om din SOP läses av många personer (i olika roller) samtidigt, bör du ställa in dokumentet som en dialog i en pjäs: användare 1 gör något, sedan användare 2, och så vidare. På så sätt kan varje användare se hur han eller hon är en kugge i en välgående maskin.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 3
    3. Tänk på "din" kunskap. Summan av kardemumman är denna: Är du rätt person att skriva ner detta? Förstår du vad det här handlar om?? Hur det kunde gå fel? Hur man gör det säkert? Om inte, bättre lämna över jobbet till någon annan. En dåligt skriven – eller ännu värre, felskriven – SOP leder inte bara till minskad produktivitet och organisatoriskt misslyckande, utan kan också vara osäker och påverka allt från ditt team till miljön. Kort sagt, det finns ingen risk att du vill springa.
  • Om det är ett projekt som du känner dig skyldig att slutföra, var inte rädd för att be dem som är involverade i proceduren dagligen om hjälp. Att genomföra intervjuer är en vanlig del av processen att skapa SOP.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 4
    4. Välj mellan en kort eller lång SOP. Om du skriver eller uppdaterar en SOP för en grupp människor som är bekanta med protokollet, terminologin etc. och bara vill ha en kort och koncis SOP, som en checklista, kan hålla den kort.
  • Utöver det allmänna syftet och annan relevant information (datum, författare, ID-nummer etc.).), innehåller den bara en lista med steg. Om inga ytterligare detaljer eller förtydliganden behövs räcker det.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 5
    5. Ha målet med SOP i åtanke. Det är tydligt att du har att göra med en procedur som upprepas gång på gång i din organisation. Men finns det en specifik anledning till att denna SOP är så värdefull? Ska säkerheten betonas i det? Efterlevnadsåtgärder? Används den till träning eller dagligen? Här är några anledningar till varför din SOP är nödvändig för ditt teams framgång:
  • För att säkerställa att efterlevnadsstandarder uppfylls
  • För att maximera produktionskraven
  • för att säkerställa att förfarandet inte har någon negativ inverkan på miljön
  • För att garantera säkerheten
  • För att se till att allt går enligt planerna
  • För att undvika tillverkningsfel
  • Används som utbildningsdokument
  • Att veta vad man ska betona SOP gör det lättare att strukturera dokumentet runt dessa punkter. Det är också lättare att se hur viktig din SOP är.
  • Del 2 av 3: Skriv din SOP

    Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 6
    1. Beskriv nödvändigt material. Tekniska SOP består i allmänhet av fyra delar, "förutom" själva proceduren:
    • titelsida. Detta inkluderar 1) titeln på förfarandet, 2) ett identifikationsnummer för SOP, 3) datum för utfärdande eller ändring, 4) namnet på företaget, avdelningen eller avdelningen som SOP avser, och 5) underskrifterna av dem som förberedde och godkände SOP. Du kan ställa in den här sidan hur du vill, så länge den informationen är tydlig.
    • Index. Detta behövs bara om din SOP är lång, så du kan enkelt slå upp den. En enkel standardinställning är vad du behöver här.
    • Kvalitet och kvalitetskontroll. En procedur är inte bra om den inte kan kontrolleras. Se till att du har nödvändiga material och detaljer tillgängliga så att läsaren kan kontrollera om det önskade resultatet har uppnåtts. Detta kan vara i form av andra dokument, som till exempel utvärderingsexempel.
    • Referens. Se till att du har en lista över alla referensverk som citeras eller citeras. När du hänvisar till andra SOP:er, se till att nödvändig information finns med i bilagan.
    • Det kan vara så att din organisation använder andra protokoll än dessa. Om du kan referera till några redan existerande SOP:er, släpp den här strukturen och håll dig till det som redan finns där.
    Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 7
    2. Under själva proceduren, se till att du följer följande:
  • Räckvidd och tillämplighet. Med andra ord, beskriv syftet med processen, dess gränser, men också hur den används. Lägg till standarder, föreskrifter, roller och ansvarsområden samt input och output.
  • Metodik och rutiner. Detta är köttet på benen - lista alla steg, inklusive nödvändiga detaljer och inklusive all nödvändig utrustning. Inkludera efterföljande förfaranden och beslutsfaktorer. Ange "vad...om"-punkterna och möjliga intrång eller säkerhetsöverväganden.
  • Terminologiförtydligande. Identifiera förkortningar och fraser som inte är vanligt språkbruk.
  • Hälso- och säkerhetsvarningar. Lista dessa i ett separat kapitel och lista dem bredvid de steg de relaterar till. Trivialisera inte dessa saker.
  • Utrustning och förnödenheter. Lista vad som behövs och vilken utrustning eller utrustningsstandarder du kan hitta när och var.
  • Varningar och problem. Problemavdelningen alltså. Prata om allt som kan gå fel, vad man ska se upp med och vad som kan vara ett problem för den slutliga, perfekta produkten.
  • Ge varje ämne ett eget kapitel (vanligtvis numrerat) för att undvika att göra din SOP för språklig och förvirrande och för att hålla saker tillgängliga.
  • Detta är inte en uttömmande lista; detta är bara toppen av det processuella isberget. Din organisation kan ange vilka andra aspekter som kräver uppmärksamhet.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 8
    3. Håll dina texter kortfattade och lättlästa. Chansen är stor att din publik inte läser dem för skojs skull. Håll det kort och rakt på sak – annars tappar du fokus eller så hittar de inte dokumentet att komma igenom och svårt att förstå. Håll dina meningar så korta som möjligt.
  • Här är en dålig exempel: Se till att ta bort allt damm från luftintagen innan du använder dem.
  • Här är en Bra exempel`: Före användning, sug upp allt damm från luftintagen.
  • Prata inte om "dig" i allmänhet. Det talar för sig självt. Tala aktivt och börja dina meningar med imperativet.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 9
    4. Intervju vid behov de anställda som hanterar processen om hur de utför arbetet. Det sista du vill är att skriva en SOP som bara inte är rätt. Du äventyrar ditt teams säkerhet, effektivitet och tid och du tar inte hänsyn till rutiner som redan används – något som dina kollegor inte kommer att tacka dig för. Ställ frågor om det behövs! Detta måste göras rätt!
  • Om saker och ting inte är tydliga, be olika personer att ta hänsyn till alla roller och ansvarsområden. En lagmedlem får inte följa SOP och en annan kan bara vara inblandad i en del av akterna.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 10
    5. Dela upp stora bitar av text i bitar med diagram och flödesscheman. Om du har att göra med ett eller två steg som är särskilt knepiga, gör det enkelt för dina läsare med ett diagram eller diagram. Det blir lättare att läsa och det ger sinnet en paus från alla ansträngningar att förstå allt. Och för dig ser det mer komplett och välskrivet ut.
  • Använd dem inte bara för att piffa upp din SOP eller få den att se mer imponerande ut; gör det bara om det är vettigt eller om du försöker bryta en språkbarriär.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 11
    6. Se till att varje sida har rätt kodning. Din SOP är utan tvekan en av många SOP. Av den anledningen bör din organisation ha en sorts databas där allt förvaras baserat på ett visst indexeringssystem. Din SOP är en del av den indexeringen och behöver därför någon form av kodning för att hittas. Det är därför det borde vara klart.
  • Varje sida ska ha en kort titel eller ID-nummer, datum och ett sidnummer. Du kan behöva fotnoter; det beror på din organisations policy på denna punkt.
  • Del 3 av 3: Säkerställa framgång och precision

    Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 12
    1. Testa proceduren. Om du inte vill testa din procedur har du förmodligen inte skrivit det tillräckligt bra. Be någon med "begränsad förståelse" av processen (eller någon som är representant för den tillfälliga läsaren) att använda och bli vägledd av din SOP. Vilka problem stöter de på?? Om det finns, måste du ta itu med dem och göra nödvändiga justeringar.
    • Det är bäst att få din SOP testad av några få personer. Olika människor stöter på olika saker, vilket kommer att ge dig många (förhoppningsvis användbara) svar.
    • Se till att proceduren testas av någon som aldrig har gjort den. Någon med insiderkunskap kommer fortfarande att lita på det och inte i första hand på att ditt arbete ska utvecklas, så att det missar sitt mål.
    Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 13
    2. Låt SOP granskas av de som faktiskt utför proceduren. Det spelar ingen roll i slutändan verklig från vad dina chefer tycker om SOP. Det handlar om de som faktiskt måste samarbeta. Så, innan du skickar det till cheferna ovan, visa frukten av din penna för dem som ska göra eller redan gör jobbet. Hitta vad hon av det?
  • Genom att involvera dem och göra dem till en del av processen är det mer sannolikt att de accepterar denna SOP. Och de har utan tvekan några bra idéer!
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 14
    3. Låt dina rådgivare och kvalitetskontrollavdelningen kontrollera din SOP. När teamet är OK kan du vidarebefordra det till dina rådgivare. De kanske har mindre att säga om själva arbetet, men de kommer att meddela dig om installationen är bra, om du har glömt något, och de kommer att låta dig veta hur du gör allt officiellt och en del av systemet.
  • Använd de officiella routingsystemen för att få dokumentbehörigheter, så att du kan vara säker på att godkännandevägen är korrekt avloggad. Detta skiljer sig från organisation till organisation. Du vill bara se till att alla har sagt sitt och att alla regler följs.
  • Måste ha signaturer. De flesta företag har inte längre problem med elektroniska signaturer.
  • Bild med titeln Skriv en standardoperationsprocedur Steg 15
    4. Börja använda din SOP så snart den är godkänd. Du kanske måste ordna utbildning för de anställda först, men det kan också innebära att ditt papper hängs på toaletten. Hur som helst, se till att ditt arbete används! du gjorde det. Dags för lite erkännande!
  • Se till att din SOP håller sig uppdaterad. Om så inte längre är fallet, tillhandahåll omedelbart en uppdatering, se till att uppdateringarna är godkända och dokumenterade och skicka SOP igen. Ditt teams säkerhet, produktivitet och framgång beror på det.
  • Tips

    • Använd enkel holländska för att förklara stegen.
    • Kom ihåg att involvera intressenter där det är möjligt så att den skriftliga processen blir densamma som den faktiska processen.
    • Se om det finns en äldre version av SOP. Kanske kan du begränsa dig till några snabba justeringar. Se till att du också dokumenterar det väl!
    • Ha en dokumenthistorik med varje ny version.
    • Använd flödesscheman och bilder för att hjälpa läsaren att följa processen.
    • Var uppmärksam på ljusstyrkan. Se till att flera tolkningar inte är möjliga. Visa proceduren för någon som inte känner till den och fråga vad de tycker: du kan få en överraskning.
    • Låt din pjäs kontrolleras innan du får den godkänd.

    Оцените, пожалуйста статью