Att berätta för någon att han eller hon inte var anställd: 12 steg (med bilder)

Steg
- Metod 1 av 2: Avvisa en kandidat via telefon
- Metod 2 från 2: Skriv ett avslagsmejl
Tips

Det är aldrig en lätt uppgift att berätta för en kvalificerad kandidat att du har bestämt dig för att anställa en annan person för en tjänst. Om personen har haft ett samtal är det bäst att berätta nyheterna per telefon. Om personen inte har blivit intervjuad ännu, säg till via e-post att de inte har anställts. Den bästa strategin är att vara artig men direkt och tydlig med ditt beslut oavsett om du kommunicerar via telefon eller e-post.

Steg

Metod 1 av 2: Avvisa en kandidat via telefon

1.Ring kandidaten. Även om det kan verka mindre besvärligt att skicka ett e-postmeddelande eftersom det undviker risken för en besvärlig konversation, är det mer artigt och professionellt att prata med kandidaten över telefon. Gör detta för alla kandidater du intervjuat.

Ring under normal kontorstid så att personen inte äter när du ringer.

2.Börja inte ett normalt samtal och prata inte om vardagliga saker. Planera att hålla konversationen kort, helst mindre än fem minuter. Presentera dig själv och gå sedan direkt till saken för att visa den andra personen att du respekterar deras tid och inte vill hålla upp dem. Fråga inte om personens personliga liv, skämta inte och fråga inte om vädret.

Det skulle till exempel vara olämpligt att säga, "Hej Ben? Med Susan från Vitamin Plus. Det var en trevlig anställningsintervju! Hur är vädret där du är? Jag har hört att det kommer en del åskväder. Har du märkt något ännu??"

3. Förklara att företaget har lagt ett erbjudande till en annan kandidat. Ange artigt att du tyckte om att träffa kandidaten under intervjun och att du seriöst övervägde honom eller henne för tjänsten, men bestämde dig för att välja någon annan istället. Det är bäst att göra detta klart direkt, så kom med den här nyheten direkt efter att ni hälsat på varandra.

Säg något i stil med, "Hej, Rita, det här är Michel från AAA Tech Services. Tack igen för att du tog dig tid att chatta förra veckan -- vi gillade alla att träffa dig och var imponerade av ditt CV. Vi har dock bestämt oss för att erbjuda jobbet till någon annan.`

4.Nämn några specifika styrkor som den sökande har visat. Många avslagna kandidater vill verkligen veta varför den anlitade kandidaten fick jobbet och det gjorde de inte. Även om det skulle vara opraktiskt att påpeka hur väl de höll upp sitt CV och intervjuprestationer, är det lämpligt att nämna några styrkor som anställningskandidaten hade jämfört med personen du avvisar.

Säg till exempel något som: "Även om vi tyckte att din års erfarenhet var en styrka, hade kandidaten vi valde en magisterexamen, och den utbildningsnivån är mycket viktig för oss."

Eller något i stil med: "Personen vi anställde har arbetat i samma position på ett annat företag, så vi visste att övergången skulle vara enkel."

5.Gör det klart att många andra kvalificerade personer har svarat. Kvalificerade kandidater kan känna sig lurade om de nekas ett jobb, eller som om de personligen har misslyckats på något sätt. I dessa fall kan det hjälpa att påminna kandidaten om att han/hon konkurrerar med ett stort antal andra lika kvalificerade individer.

Säg något i stil med: "Även om du var en stark kandidat för jobbet var det hård konkurrens om denna tjänst. Jag är ledsen att säga att du inte vann den matchen."

6. Bjud in personen att hålla kontakt med företaget på sociala medier. Det här kan vara ett svårt samtal för personen du pratar med. Så, lätta upp konversationen genom att bjuda in honom eller henne att professionellt interagera med företaget online. Detta kommer också att visa att det inte finns några negativa känslor.

Så säg något i stil med: "Vi vill ha dig i åtanke om det uppstår lediga tjänster inom vår organisation i framtiden. Kan du skicka en LinkedIn-inbjudan till HR-avdelningen?"

Eller säg något i stil med: "Vi vill hålla dig uppdaterad -- företaget har många intressanta program"s i högen. Följ oss på Facebook och Twitter för att se om det finns något för dig!"

7.Säg adjö om kandidaten vill föra sin talan. I vissa fall kan kandidater säga: `Ge mig en andra chans och jag är säker på att du kommer att ändra dig!` eller `Detta är ett misstag; jag vet att jag var den bästa kandidaten.Om detta händer, gå inte in i en punkt-till-punkt diskussion om vad kandidaten kunde ha gjort bättre i intervjun eller styrkorna och svagheterna i hans eller hennes CV.

För att säga hejdå artigt, säg något i stil med: "Även om vi ska anställa någon annan, är det inte för att du gjorde fel. Jag är säker på att du snart kommer att hitta ett jobb som passar dig.`

8.Uppmuntra starka kandidater att söka igen i framtiden. Bara för att en kandidat inte var bäst lämpad för ett jobb betyder det inte att det inte kommer att finnas en plats för personen i företaget i framtiden. För att undvika att kasta bort ett redan förfalskat förhållande, förklara för bra kandidater att även om de inte passade bäst för positionen, vill du ändå att de ska hålla kontakten. Förklara att en bättre arbetsmöjlighet kan ligga framför personen i framtiden.

Så säg något i stil med: "Tveka inte att söka om vårt företag har någon annan ledig tjänst i framtiden! Du blev nästan uttagen till den här tjänsten och jag skulle definitivt söka igen om jag var du och du skulle vilja jobba här."

Metod 2 från 2: Skriv ett avslagsmejl

1. Maila den avvisade kandidaten när du har anställt en annan kandidat. När du (eller HR-avdelningen eller den lediga tjänstemannen) har valt en kandidat för att fylla den lediga tjänsten, skicka ett avslagsmejl till de kandidater som inte har bjudits in till en intervju så snart som möjligt. Detta kommer att förhindra att kandidaterna utvecklar falska förhoppningar och uppmuntrar dem att söka ett annat jobb.

Skicka helst ett avslagsmeddelande nästa arbetsdag efter att du har fattat ett beslut om den nya personalen.

2.Skriv ett mail som inte är längre än 3-4 meningar. Eftersom kandidaten aldrig kom på en personlig intervju kan beskedet bli ganska kort. Öppna med kandidatens fullständiga namn. Skriv sedan något i stil med: "Tack för din ansökan till tjänsten som kreativ chef på reklambyrån ABC. Även om vi är imponerade av ditt CV, erbjöd vi så småningom en annan kandidat tjänsten. Vi önskar dig all framgång i din fortsatta karriär."

Signera e-postmeddelandet med ditt namn och skicka det när du har kontrollerat det för eventuella fel.

3.Be inte om ursäkt för att du inte anställt kandidaten i mejlet. Det kan vara svårt för sökande att få reda på att deras ansökan har fått avslag. Men för professionalismens skull, be inte om ursäkt och låtsas som att du inte håller med företagets beslut. Antyd aldrig att det finns olika åsikter om att anställa en annan kandidat.

Skriv till exempel inte: "Även om jag skulle ha älskat att anställa dig själv, hade vår chef andra idéer."

4. Ge ett kort svar om en kandidat skriver tillbaka med frågor. Om personen svarar på ditt mejl och vill veta vilka styrkor den rekryterade kandidaten hade jämfört med honom eller henne, svara med ett e-postmeddelande på 3-4 meningar. Gör din e-post kortfattad och objektiv så att du inte blir inblandad i ett långvarigt e-postutbyte.

Skriv till exempel något som: "Även om vi tyckte att ditt CV var övertygande, var din arbetslivserfarenhet avgörande. Du hade några luckor i din anställningshistorik som gjorde att vi bestämde oss för att anställa en annan person."

Tips

Låt inte ett telefonsamtal dra ut på tiden för länge. Påminn kandidaten om att han eller hon tävlar mot många andra konkurrenter om jobbet och att han eller hon är fri att söka lediga tjänster i framtiden. Håll konversationen kort och avsluta den artigt på mindre än fem minuter.
När du lägger upp en ledig tjänst, planera att ha konversationer med högst 5-6 personer. På så sätt har du bara 4-5 telefonsamtal att ringa.
Ljug aldrig för en kandidat om varför han eller hon inte anställdes. Även om personen gjorde det dåligt under intervjun och inte var i närheten av att bli anställd, letar du fortfarande efter ett artigt sätt att förmedla denna information.