Hur man skapar ett kvitto: 9 steg (med bilder)

Steg
- Del 1 av 2: Göra kvittot
- Del 2 av 2: Förstå syftet med och grundläggande delar av ett kvitto
Förnödenheter

Ett kvitto är en bekräftelse på mottagande av en viss summa pengar eller varor. När du driver ett företag, eller när du säljer något, är det klokt att ha ett kvitto tillgängligt för dina egna och din kunds. Kvittot fungerar som ett avtal mellan dig och säljaren eller köparen och hjälper dig att hålla koll på dina utgifter.

Steg

Del 1 av 2: Göra kvittot

1. Köp en kupongbok med kolpapper för att påskynda processen. Om du skriver dina kvitton för hand, investera i ett kvittohäfte så kan du skriva ett kvitto och ha två exemplar, ett till dig och ett till kunden.

Arken i ett kvittohäfte innehåller ofta redan nödvändig information för ett försäljningskvitto, eller så är det fodrat papper, så att du kan skriva kvittot snyggt och tydligt.

2. Använd mörkt bläck för alla handskrivna kvitton. För att säkerställa att kvittot är läsligt måste du använda en penna med mörkt bläck. Kvittot ska bli ett permanent dokument, så använd inte en penna eller bläck som kommer att blekna med tiden.

Använd en stor, tydlig handstil som är lätt att läsa när du skriver kvitton. Om du använder karbonpapper, tryck pennan väl mot pappret när du skriver så att bläcket från karbonpappret kommer in på den andra och tredje kopian.

3. Använd en företagsstämpel eller förtryckta tomma kvitton med ditt företagsnamn på. För att få kvittot att se lite mer officiellt ut, använd en företagsstämpel överst på alla kvitton. Du kan också få förtryckta kvitton med ditt företagsnamn och logotyp på. Detta gör det tydligt för köparen att produkten/produkterna kommer från ditt företag eller företag, och är en praktisk referens om kvittot behöver användas i framtiden.

4. Ange all nödvändig information på försäljningskvittot. Oavsett om du skriver kvittot för hand eller använder ett format från ordbehandlaren på din dator, bör ditt kvitto innehålla några grundläggande saker:

Säljarinformation

Köparinformation

Datumet för transaktionen

Detaljerna om produkten

Transaktionsbeloppet

Betalningssättet

Säljarens och köparens underskrift

5. Se till att du har all nödvändig information för ett betalningsbevis vid uthyrning. Bevis på hyresbetalning är användbart för en hyresgäst som betalar kontant eller check från banken och vill föra ett register över betalningar. Bevis på hyresbetalning är också användbart för en hyresvärd, och det är ibland obligatoriskt för hyresvärden att ge till hyresgästen. Om du gör ett kvitto på hyran för din hyresvärd eller för din hyresgäst, bör ditt kvitto innehålla följande grundläggande information:

Hela hyran som betalas

Det datum då betalningen gjordes

Hyresgästens fullständiga namn

Hyresvärdens fullständiga namn

Adressen till det hyrda utrymmet

Faktureringsperioden

Betalningssätt för hyran (kontanter, check etc.)

Hyresvärdens och hyresgästens underskrift

6. Överväg att skriva ut ett gratis kvittoformat. Om du vill skapa ett utskrivet kvitto för ditt företag eller företag, finns det flera gratis kvittoformat du kan hitta online. Skriv bara ut dem och stämpla dem med ditt företagsnamn för att anpassa dem för dina dagliga transaktioner.

Del 2 av 2: Förstå syftet med och grundläggande delar av ett kvitto

1. Förstå syftet med ett kvitto. Kuponger är viktiga eftersom de hjälper till att spåra din inkomst för skatteändamål. Spara alla dina kvitton, särskilt om du driver ett företag, eftersom du kan behöva visa bevis på dina utgifter för IRS. Du måste alltid ge ett kvitto till dina kunder när du driver företag och de flesta företag ger dig även ett kvitto på dina inköp.

När du köper dyra produkter eller tjänster är det obligatoriskt att få ett kvitto från köparen eller säljaren. Detta är en försiktighetsåtgärd om det uppstår juridiska frågor kring transaktionen eftersom båda parter kan använda kvittot som bevis för stämningen.

2. Var medveten om de fyra vanligaste typerna av kvitton. I teorin kan du skriva ut ett kvitto för nästan alla transaktioner, från hyresbetalningar till hårklippningar och landskapsarkitektur. Det finns fyra generella typer av kvitton som du förmodligen stöter på minst en gång när du köper och säljer saker:

Ett betalningsbevis: Med en transaktion upprättar säljaren av en produkt ett betalningsbevis. Kvittot ska innehålla ordernummer, datum och mottaget belopp. Om betalningen gjordes kontant, vänligen notera "kontant". Om betalningen har skett med check eller betalningsorder ska checknummer eller ordernummer registreras. Om betalningen gjordes med kreditkort måste typen av kreditkort anges (Mastercard, Visa, American Express) och de sista 4 siffrorna på kreditkortet.

Ett medicinskt kvitto: Detta är ett kvitto på ett medicinskt köp, såsom medicin, ett läkarrecept eller ett kirurgiskt instrument. Detta kvitto ska innehålla diagnoskod, datum för besöket, tidpunkt för konsultationen och total inköpspris.

Ett kvitto: Du får alltid den här typen av kvitto när du går och handlar, och om du driver ett företag måste du ge ett kvitto till en kund när du checkar ut. Kvittot fungerar som köpbevis och måste innehålla belopp, försäljningsdatum, namn och pris på produkten samt namnet på den person som gjorde transaktionen.

Bevis på hyresbetalning: Detta kvitto utfärdas av en hyresvärd till en hyresgäst. Den fungerar som bevis på hyresbetalning och måste innehålla hyresvärdens namn, hyresgästens namn, adressen till den fastighet som ska hyras, fakturaperioden, hyresbeloppet samt start- och slutdatum för hyresavtalet.

När du köper eller säljer produkter online får du eller skapar ett digitalt kvitto. Ett digitalt kvitto innehåller samma information som ett skriftligt kvitto och fungerar som köpbevis för produkter köpta online.

3. Förstå grunderna för ett köpar- och säljarkvitto. För syftet med denna artikel fokuserar vi på kvitton mellan en köpare och säljare. Som säljare av en produkt eller tjänst måste du skapa ett kvitto som innehåller följande grundläggande information:

Säljarinformation: Överst på kvittot ska det finnas säljarens namn (eller säljarens företagsnamn), säljarens adress och telefonnummer eller e-postadress. Du måste även ange namnet på butikschefen eller företagsägaren.

Köparinformation: Ange köparens eller kundens för- och efternamn.

Datum för transaktionen: Vänligen ange dag, månad och år eftersom denna information krävs för skattedeklarationen.

Detaljer om produkten: Beskriv kort de produkter eller tjänster som säljs, såsom produktnamn, kvantitet, produktnummer och annan användbar information. Detta element är användbart om du behöver komma ihåg försäljningen i framtiden.

Transaktionsbeloppet: Dela upp det totala beloppet i det ursprungliga priset, skatten, eventuella personalkostnader och eventuella rabatter eller erbjudanden. Att dela upp priset gör rean mer specifik och giltig.

Betalningsmetoden: Registrera hur kunden betalar, oavsett om det är kontanter, check, kredit- eller betalkort.

Köparens och säljarens underskrift: När kvittot har förberetts eller skrivits ut och kunden har betalat dig, markera botten av kvittot med "Betalt" och låt kunden signera kvittot. Du kan också signera ditt eget exemplar för ditt eget bruk.