Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Språk eller regionala skillnader kan orsaka missförstånd. När människor försöker använda sarkasm eller humor i ett e-postmeddelande, tolkas det ofta som elakhet. 
Du kan sedan svara med: `Alla mina rapporter är klara förutom den som ska in imorgon. Behöver ett utkast till ett projekt idag?` Be inte om en förklaring av vad de betyder och var inte kortfattad. Fråga till exempel inte `Vad betyder det här??` eller `Vad menar du med detta??` 
Säg, "Jag har tänkt på projektet igen och tänkte att det skulle vara lättare att prata med dig om det personligen. Har du ett ögonblick?` Du kan också säga: "Ditt e-postmeddelande föreslog att specifikationerna borde ha varit klara vid det här laget, men deadline som jag fick den indikerar att det inte är förrän nästa vecka.". Jobbar jag med fel schema?` 
Var inte rak i ditt svar eftersom det kan låta oförskämt. 
När du har skrivit ditt svar, lägg det åt sidan i ungefär en timme. Om du vet att du skrev av känslor, gå vidare till en annan uppgift tills du har lugnat ner dig lite. Lägg till e-postadressen sist för att undvika att skicka e-postmeddelandet av misstag. 
Välj ett arbetsrelaterat ämne att fokusera på. 
Till exempel, om det oförskämda e-postmeddelandet frågade om statusen för en rapport, kan du säga "Tack för att du kollade. Jag fick de nya uppgifterna i morse, så jag uppdaterar min rapport. Den nya rapporten kommer att finnas tillgänglig i eftermiddag.` Detta håller fokus på svaret på det arbete som tilldelats dig och ditt projekts framsteg, inte på ditt svar till din oförskämda kollega. 
Anklaga inte den andra personen för oförskämt beteende. Håll dina känslor borta från e-post. Innan du trycker på skicka, fråga dig själv om du försvarar dig i någon del av e-postmeddelandet. 
När du bestämmer vem du ska rapportera detta till, tänk på situationen på ditt kontor. Till exempel, om din chef har en bra relation med den kränkande personen, är det bäst att gå till HR-avdelningen. 
Att rapportera de oförskämda mejlen till HR är det enda sättet som din chefs beteende mot dig kan åtgärdas, om det fortsätter. Du måste bygga en fil från e-postmeddelandena.
Svarar på oförskämda mejl
Att få oförskämda mejl på jobbet kan vara svårt att hantera. Även om det kan vara frestande att reagera hårt när du känner att någon är oförskämd mot dig, måste du upprätthålla ett professionellt uppträdande. Innan du svarar - antingen via e-post eller personligen - ta en stund att ta några djupa andetag, ange tydligt avsikten med ditt svar och formulera vad du vill säga.
Steg
Del 1 av 3: Förstå avsändarens avsikt
1. Bestäm om det är värt din tid och energi. Det är frestande att svara direkt, men försök att lugna ner dig först genom att ta några djupa andetag. Fråga dig sedan om mejlet verkligen förtjänar din uppmärksamhet. Även om du kan känna dig kränkt, låt inte den här personen diktera hur du känner eller hur resten av dagen kommer att gå.
- Koncentrera dig på det som är rätt för dig.
- Fråga dig själv: `Vad vill jag uppnå med det här? Vad händer om jag konfronterar den här personen? Vad händer om jag inte gör det?`
2. Undvik antaganden. Vi kommunicerar på olika sätt och att skriva är inte allas starkaste färdighet. Det en person upplever som ett professionellt, direkt uttalande kan uppfattas som främmande eller oförskämt för en annan. Utgå inte direkt från att personen menar det oförskämt.
3. Fråga avsändaren om mer information. Svara genom att be om mer information och citera de specifika kommentarer du vill ha förtydligade. Ibland är oförskämda meddelanden bara dåligt formulerade. Till exempel kan din kollega ha skickat ett meddelande till dig som läser "Jag hoppas att du har tid idag för att få dina rapporter gjorda.".`
4. Prata med avsändaren. Genom att prata med personen kan du bättre höra tonen i hans ord. Gå till deras arbetsplats eller ring personen för att diskutera delat arbete eller ämnen relaterade till mejlet. Be sedan om en förklaring om de trubbiga kommentarerna i mejlet.
Del 2 av 3: Att skriva ett svar
1. Svara inte om inget svar krävs. Om e-postmeddelandet inte kräver ett svar, är inte svara det bästa alternativet. Vänligen överväg att inte svara om du får e-postmeddelanden som är meningslösa och som inte kräver din uppmärksamhet.
- Till exempel kan kollegor ibland göra antaganden om dina arbetsvanor. Svara inte på ett mejl som "Det måste vara trevligt med extra långa luncher" eller "Alla vet att dina möten verkligen inte varar hela eftermiddagen.".Så länge din chef känner till sanningen kan du hålla dig borta från kontorsdrama.
2. Håll dig professionell. Om ett svar behövs ska tonen vara professionell, även om avsändaren inte var professionell. Läs ditt e-postmeddelande högt innan du skickar det för att se till att det låter professionellt och inte oförskämt eller känslosamt.
3. Ta dig tid att skriva ditt svar. Ditt svar ska vara lugnt och professionellt, så skynda dig inte. De flesta e-postmeddelanden är inte tidskänsliga, så du kan ta hela dagen att svara på dem om du vill.
4. Håll ditt meddelande kort och enkelt. Försök inte svara på allt, och ge inte ett långt personligt försvar. Om du vill krossa det oförskämda beteendet, se till att du håller e-postmeddelandet fokuserat på arbetsrelaterade ämnen.
5. Håll dig till fakta och fördjupa inte. För att se till att din e-post är professionell, diskutera bara fakta. Fakta inkluderar specifika saker som vilket arbete som tilldelades och slutfördes, förfallodatum, tidslinjer, data och relaterade ämnen.
6. Låt inte känslor gå igenom ditt svar. Det är frestande att svara defensivt eller oförskämt på ett kränkande e-postmeddelande, men det kommer bara att göra situationen värre. Istället bör du bete dig professionellt.
Del 3 av 3: Få extra stöd
1. Anmäl stötande språk eller en personlig attack. Om mejlet innehåller hot eller personangrepp ska du göra en kopia och diskutera ärendet med din chef och HR. Se till att händelsen dokumenteras av din arbetsplats och begär en utredning.
- Berätta för oss om du tror att innehållet i mejlet skapar en fientlig arbetsmiljö.
2. Berätta när elakhet övergår i skrämsel. Håll reda på varje gång en incident inträffar för att visa ett beteendemönster. Om du ofta får oförskämda e-postmeddelanden som påverkar din arbetsmiljö, ta dina register över dessa e-postmeddelanden med din chef eller HR-avdelning. Ta med kopior av mejlen för att visa vad du menar.
3. Prata med HR om din chef skickar ett oförskämt mejl till dig. Den här avdelningen, eller din chefs chef, kan hjälpa dig om din chef är avsändaren av ett oförskämt e-postmeddelande. Innan du rapporterar händelsen bör du kunna förklara varför du tycker att mejlet är oförskämt. Beroende på vad som har sagts kan du bli ombedd att fylla i en rapport om händelsen, bli ombedd att träffa en medlare eller förflyttas till en annan avdelning.
Tips
- Om avsändaren är någon med en historia av oförskämda e-postmeddelanden, tänk på det när du närmar dig e-postmeddelandet.
- Om du vill skriva bort din ilska, gör det i ett tomt e-postmeddelande eller ett Word-dokument. På så sätt kan du radera den och inte av misstag trycka på skicka.
- Föreslå att din arbetsplats gör en session om e-postetikett. Om ingen vet hur man undervisar i en sådan kurs, be att få anställa någon som kan göra det; detta kan också vara ett tecken på att sådan utbildning behövs.
- Ett sätt att hantera en medarbetare som konsekvent skickar oförskämda e-postmeddelanden är att skicka det till din chef eller annan relevant kollega varje gång du svarar.
- Att e-posta är svårt, även för en professionell, så kom ihåg att det inte alltid är möjligt att förmedla känslor och avsikter korrekt via ett e-postmeddelande.
Varningar
- Vissa människor är tickande bomber och kan rikta sin ilska mot dig om du reagerar oförskämt. Var artig och professionell, och om du har några frågor eller funderingar, prata med din chef eller personalavdelningen.
- Allt ärekränkande, kränkande, trakasserande, ärekränkande, rasistiskt eller förolämpande i ett e-postmeddelande kan rapporteras. E-post anses vara offentligt i de flesta jurisdiktioner och kan utsätta ditt företag för juridiska tvister. En person som skickar sådana e-postmeddelanden kan förvänta sig disciplinära åtgärder och till och med uppsägning. Om du är orolig för att e-postmeddelandet innehåller sådant stötande innehåll, vänligen prata med din chef eller HR för ytterligare råd, eller ditt juridiska ombud om du inte vill diskutera detta med arbetsplatsen.
Оцените, пожалуйста статью
