Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Antag att läkemedelsföretaget X vill samarbeta med läkemedelsföretaget Y, men fortfarande har reservationer. Företag X vill inte arbeta med ett företag som har (haft) ekonomiska problem nu eller tidigare. Företag X genomför en utredning och använder en utredningsrapport för att i detalj diskutera den finansiella informationen om Företag Y och dess styrelseledamöter. 
CALPERS (California`s Employee Retirement System) var tvungen att visa för styrelsen att den följde alla tillämpliga lagar och förordningar under 2010. CALPERS utarbetade en årlig efterlevnadsrapport för att visa deras årliga aktiviteter. 
Kan detta projekt genomföras inom budget? Är detta projekt lönsamt? Kan detta projekt slutföras inom tidsramen? 
Ett företag kan till exempel göra en företagsundersökning för att avgöra om rökning i personalloungen bör förbjudas. Den som skriver forskningen ska göra en forskningsrapport. 
Till exempel kan en säljare på ett läkemedelsföretag tillhandahålla en månadsöversikt över sina säljsamtal. 
Till exempel: en statlig myndighet vill ha en situationsanalys/rapport efter en orkan. 
Till exempel: VDL Nedcar vill sätta upp en fabrik i Asien. Rapporten kan ge tre alternativ för länder, baserat på företagets behov. Rapporten kan sedan dra en slutsats vilken av de tre länderna som är den bästa platsen för en ny fabrik. 
Oavsett din läsare, kom ihåg att ingenting talar tydligare till ett företag eller en kund än pengar. Anta till exempel att du vill implementera ett program för din avdelning där funktionella uppgifter delas. Du bestämmer att din målgrupp består av företagets HR-direktör, VD och COO. Tänk på hur mycket de kanske redan vet om den här typen av program. Svaret sätter tonen för rapporten. Om företaget aldrig har tänkt på ett sådant program bör rapporten vara både informativ och strategisk. Om företaget har tänkt på det tidigare, borde rapporten vara mindre informativ och mer övertygande. 
Data kan hittas internt, vilket gör att du kan samla in den ganska snabbt. Du kan till exempel ringa säljavdelningen för försäljningssiffror, så att du snabbt kan bearbeta din data i din rapport. Extern data kan också vara tillgänglig internt. Om en avdelning redan har gjort en kundanalys kan du låna den. Du behöver inte göra research själv. Detta varierar beroende på företag, men författaren av en affärsrapport behöver vanligtvis inte göra den första efterforskningen. Om du till exempel skriver en rekommendations-/rådsrapport bör du undersöka alla fördelarna med din föreslagna idé och införliva dessa resultat i din rapport. 
Dela upp relevant data i olika kapitel. En affärsrapport bör inte vara en flod av siffror och information. Att dela upp data i separata kapitel är viktigt för en framgångsrik skriven affärsrapport. Håll till exempel försäljningssiffrorna åtskilda från kundanalysen och ge var och en av dem en separat titel. Använd rubriker för att strukturera rapporten, vilket gör den snabb att läsa som en oberoende studie samtidigt som du stödjer rapportens grundläggande syfte. Eftersom vissa delar är beroende av analysen eller input från andra kan man ofta arbeta med delarna separat i väntan på analysen. 
Alla mål bör omfatta specifika och mätbara åtgärder. Skriv ner eventuella ändringar i arbetsbeskrivningar, scheman eller kostnader som behövs för att implementera den nya planen. Varje påstående ska direkt visa hur den nya metoden bidrar till att uppnå det mål/lösning som anges i rapporten. 
Sammanfattningen heter så eftersom det förmodligen är det enda en upptagen chef skulle läsa. Berätta för din chef om viktiga punkter i högst 200-300 ord. Om din chef är nyfiken kan han/hon läsa resten av rapporten. 
Generellt sett är visuella siffror en bra idé för affärsrapporter eftersom själva texten och data kan vara lite torra. Överdriv inte det dock. All infografik måste vara relevant och nödvändig. Använd textramar på sidor med mycket text utan tabeller eller bilder. En hel sida med text kan trötta ut läsaren. En textram kan också vara effektiv för att sammanfatta huvudpunkterna. 
Använd ett lämpligt sätt att citera källorna i din rapport, baserat på din bransch. 
Överdriv till exempel inte med dyra ord eller krångliga meningar. Undvik dialekt eller slang. Om din rapport och publik är branschspecifika kan du använda jargong eller tekniska termer. Men du måste vara försiktig så att du inte använder den för ofta. I allmänhet är affärsskrivande bättre i den passiva formen, och detta är ett av få fall där den passiva formen är bättre än den aktiva formen. Du kan ofta missa misstag när du läser om ditt eget arbete eftersom du är för bekant med det. Fundera på vem på din avdelning som också har nytta av rapporten och kan läsa den åt dig. Var öppen för feedback. Det är bättre att höra från en anställd misstagen än från en chef. Läs varje kommentar och skriv om rapporten med hänsyn till kommentarerna. 
Detta gäller även eventuella diagram och grafer i rapporten.
Att skriva en affärsrapport
Affärsrapporter är ett av de mest effektiva sätten att kommunicera i dagens affärsvärld. Det finns flera syften med en affärsrapport, och företag eller privatpersoner kan använda den för att fatta viktiga beslut. För att skriva en effektiv affärsrapport måste du först förstå vad det är och hur det kan användas.
Steg
Del 1 av 2: Besluta vilken typ av rapport som ska skrivas
1. Presentera en idé. En rapport som presenterar en idé kallas rekommendationsrapport/rådgivningsrapport. Du kan använda dessa rapporter för att ge råd till ledningen eller andra viktiga beslutsfattare. Denna rapport har vanligtvis en sammanfattning och en mittdel. Sammanfattningen betonar dina råd.
- Du kanske vill ha en 3D-skrivare för din avdelning. För att övertyga din chef att köpa en, kan du skriva en rådgivande rapport och formellt be ledningsgruppen om en skrivare.
2. Presentera riskerna med en specifik möjlighet. En forskningsrapport kan hjälpa till att fastställa riskerna med en specifik åtgärd. Denna rapport hjälper ett företag att se vilka möjliga konsekvenser det kan förvänta sig. Denna rapport innehåller en inledning, text och slutsats. Inledningen belyser problemet under utredning. Mittsektionen används för att diskutera fakta och resultatet av utredningen. Och slutsatsen sammanfattar det hela.
3. Presentera efterlevnadsinformation för ett styrande organ. Denna rapport, som kallas en efterlevnadsrapport, hjälper företag att visa sitt ansvar. Ett företag använder en efterlevnadsrapport för att bevisa för ett styrande organ (kommunal myndighet, regering etc.) att den följer alla tillämpliga lagar/regler, och att den spenderar pengar på ett klokt sätt. Denna rapport innehåller en inledning, en text och en slutsats. Inledningen innehåller vanligtvis en översikt över huvudkapitlen i rapporten. Mittsektionen innehåller de specifika uppgifterna, fakta, etc., som det styrande bör känna till. Slutsatsen sammanfattar det hela.
4. Presentera genomförbarheten av en idé eller ett föreslaget projekt. En forskningsrapport som avgör om en idé fungerar eller inte kallas för förstudie. Denna rapport ska innehålla en sammanfattning och text. Sammanfattningen presenterar idén. Kroppen innehåller idéns fördelar, potentiella problem och relaterade kostnader. Ett företag kan använda en förstudie för att svara på frågor som dessa:
5. Presentera forskningsresultat från andra studier. Denna typ av forskningsrapport presenterar en undersökning av ett visst problem. Den ger ett detaljerat perspektiv på ett mycket specifikt problem. Rapporten ska innehålla ett sammandrag (sammanfattning), en inledning, metoder, resultat, slutsats och en rekommendation. Det bör också nämna källorna till nämnda studier.
6. Hjälp ett företag att förbättra policyer, produkter eller processer genom övervakning. Denna rapport, som kallas en periodisk rapport, skrivs då och då, till exempel veckovis, månadsvis, kvartalsvis etc. Den undersöker effektivitet, vinst och förlust eller andra mätbara mätvärden över ett valt intervall.
7. Rapportera om en specifik situation. En specifik situation - till skillnad från ett visst intervall - kräver en situationsanalys. En situation kan vara så enkel som informationen som presenteras på en konferens, eller så komplex som en rapport om reaktionen på en naturkatastrof. Dessa rapporter innehåller en inledning, text och slutsats. Använd introduktionen för att beskriva händelsen och ge en kort förhandstitt på vad du kommer att diskutera i mittenavsnittet. Slutsatsen diskuterar vidtagna eller nödvändiga åtgärder i situationen.
8. Presentera olika lösningar på ett problem eller en situation. Använd en åtgärdsrapport för att ge olika lösningar för en given situation. Författaren kan föreslå en viss åtgärd eller åtgärd baserat på resultaten. Rapporten ska innehålla en inledning, text och slutsats. I inledningen anges syftet med rapporten. Mittsektionen presenterar situationen eller problemet, följt av potentiella lösningar/alternativ. Slutsatsen avslöjar den bästa lösningen eller alternativet.
Del 2 av 2: Att skriva en affärsrapport
1. Bestäm ditt mål och formatet. Fråga dig själv vad du vill uppnå med rapporten.Välj en av rapporterna enligt ovan, baserat på önskat mål.
- Skapa ett korrekt mål oavsett svaret. Om den är rörig kommer din rapport bara att förvirra din läsare, vilket påverkar rapportens tillförlitlighet.
- Till exempel vill du ha en större annonsbudget för din avdelning. Fokusera din rapport på den aktuella annonsbudgeten och hur du kan använda en större budget effektivt.
2. Bestäm vem din läsare är. Din läsare kan vara en extern part (någon som inte arbetar inom ditt företag) eller någon inom ditt företag. Tänk på vilken kunskap din läsare har om ämnet och hur säker han/hon är med det. Fundera också på hur läsaren kommer att använda informationen i rapporten.
3. Bestäm vad du ska lära dig. Det svåraste med att skriva en affärsrapport är inte själva skrivandet. Den sammanställer slutsatsen och samlar in nödvändiga data för att stödja den slutsatsen. Detta kräver olika färdigheter, inklusive datainsamling och marknadsanalys. Vad behöver du – och i slutändan ledningen – veta för att fatta ett välgrundat beslut i ämnet?
4. Samla in rätt data för din rapport. Det är viktigt att din data kommer från grundlig forskning; annars riskerar du att påverka tillförlitligheten. Insamlingen av data beror på vilken typ av rapport du skriver. Se till att använda korrekta indikatorer som är relevanta för rapportens syfte.
5. Sammanställ din rapport. Hur du sammanställer din rapport beror på ditt mål. Till exempel sammanställer du en efterlevnadsrapport annorlunda än en förstudie. När du har en idé om hur du vill bygga din rapport kan du skriva innehållet.
6. Dra slutsatser med specifika rekommendationer. Dra tydliga slutsatser som följer logiskt av uppgifterna i rapporten. Ge en tydlig rekommendation om den bästa policyn, baserat på slutsatsen.
7. Skriv sammanfattningen. Sammanfattningen ska finnas på första sidan i rapporten, men det ska vara det sista du skriver. Sammanfattningen ska presentera dina resultat och slutsatser, samt en kortfattad översikt över vad någon kommer att läsa om de väljer att läsa hela rapporten. Som en trailer i en film eller ett abstrakt i en akademisk uppsats.
8. Använd infografik för data om det behövs. I vissa fall kan det vara användbart att använda grafer eller diagram för att presentera kvantitativa data. Använd färg eftersom det drar till sig uppmärksamhet och gör att informationen sticker ut. Använd punkter, siffror eller textrutor när det är möjligt för att göra rapporten lättare att läsa. Detta skiljer din data från resten av rapporten och förstärker dess innebörd.
9. Ange dina källor om det behövs. Beroende på vilken typ av forskning du har gjort, måste du förklara var du fick din information ifrån. Syftet med en bibliografi eller resurssida i en affärsrapport är att ge andra informationskällan i fall de skulle vilja se data själva.
10. Läs din rapport igen. Stavfel eller enkla grammatiska fel kan ge dina läsare intrycket att du inte har ansträngt dig tillräckligt. Dessa fel kan till och med skapa tvivel om tillförlitligheten av dina resultat. Se också till att du presenterar din information på ett tydligt och korrekt sätt.
11.Skriv en innehållsförteckning. Förbered affärsrapporten så formellt som möjligt och skapa en innehållsförteckning så att den är insiktsfull och människor snabbt kan bläddra till ett kapitel. Inkludera alla relevanta kapitel, särskilt sammanfattningen och slutsatsen.
12. Bind samman din verksamhetsrapport. En noggrann och genomarbetad rapport passar bäst med en vacker presentation. Detta kan vara en vacker pärm, bokbindare eller papper. Det handlar om att få din affärsrapport att se skarp ut så att din läsare vill läsa den.
Оцените, пожалуйста статью
