Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
De flesta ordbehandlingsprogram låter dig välja mellan flera vanliga bokstavsstorlekar. Välj formatet för ett formellt affärsbrev och inte formatet avsett för ett personligt eller informellt brev. Välj ett traditionellt, lättläst typsnitt, som Times New Roman eller Helvetica. Vanligtvis i bokstavens brödtext är det valt att lämna två rader öppna mellan styckena, utan indrag. Om du väljer att dra in i början av varje stycke är det inte nödvändigt att lämna två rader mellan styckena. 
Det är meningen att du även ska inkludera ytterligare kontaktuppgifter i brevet, såsom telefonnummer eller e-postadress dit du kan nås direkt. Om du använder ett brevpapper som redan innehåller dina kontaktuppgifter är det i princip inte nödvändigt att ange ditt namn och din adress igen. Endast om du använder brevpapper som hänvisar till din arbetsgivare som helhet och inte till dig personligen, måste du också lägga till dina egna uppgifter. Det ska finnas en rad för datumet under adressen. Beroende på vilken modell du använder kan det även finnas en ämnesrad. Som ämne kan du helt enkelt fylla i: `Ämne: Rekommendationsbrev för` följt av kandidatens namn. I de flesta fall vill du adressera brevet till en specifik person. Om brevet kommer att läsas av mer än en person, adressera det helt enkelt till "Urvalskommittén" eller "Antagningskommittén". Prata om möjligt med kandidaten för att ta reda på vem som är bäst att rikta brevet till. 
Brevets utseende ger ett intryck av både kandidaten och dig själv. Det är därför bäst att se till att brevet ser så professionellt ut som möjligt. Vitt papper av god kvalitet är bra. Använd aldrig billigt kopieringspapper. Du kan säkert hitta bra pappersvaror i vilken pappersaffär som helst eller i något av de bättre vattenhusen. 
Observera att ditt brev normalt inte bör vara mer än en sida. Ett akademiskt rekommendationsbrev kan vara upp till två sidor långt. Detta ger dig utrymme för ungefär tre korta stycken i brevets brödtext. Eftersom utrymme är det viktigaste kriteriet måste du skriva på ett effektivt sätt så att varje ord räknas. Ibland kan det vara en bra idé att prata med kandidaten igen medan du arbetar med brevutformningen. Ta reda på lite mer om jobbet eller studieprogrammet han eller hon söker eller vill söka, och vilka egenskaper eller färdigheter som kommer att uppskattas av den som ska granska brevet. 
Vilken typ av färdigheter eller egenskaper du inkluderar i det här avsnittet beror både på din relation med kandidaten och syftet med ditt brev. En så kallad karaktärsreferens är avsedd att nämna exklusiva karaktärsdrag i brevet, medan en jobbreferens i första hand ska fokusera på specifika färdigheter som kandidaten behärskar och som gör honom eller henne lämplig för jobbet i fråga. Akademiska rekommendationsbrev är till viss del en kombination av dessa två typer av brev. Förutom färdigheter som gör kandidaten lämplig för en specifik utbildning eller studie, kan du även lägga till karaktärsdrag, såsom hans eller hennes intelligens eller att kandidaten är nyfiken av naturen. Detta borde vara den sista meningen i ditt första stycke. Lista helt enkelt färdigheter eller egenskaper – du kommer att diskutera dem vidare i nästa stycke. Du kan till exempel skriva: "Baserat på min erfarenhet kan jag säga att Jaap Jansen har uthållighet, organisations- och kommunikationsförmåga för att vara ett värdefullt tillskott till ditt företag.".` 
Glöm inte att utrymme är ett viktigt kriterium och att bokstaven inte ska vara för lång. Det är därför bäst att försöka hitta ett konkret exempel som illustrerar minst två, om inte alla tre, av de egenskaper eller färdigheter du nämnde i inledningen. Något konkret som du har observerat från kandidaten och som visar de färdigheter eller egenskaper du har nämnt är det mest effektiva sättet att klargöra vad du menar. Du kan till exempel skriva: `Jaap Jansen har visat mig att han kan utföra flera uppgifter samtidigt och utföra ett antal olika åtgärder relaterade till att montera eller skriva ut knappar samtidigt. Till exempel anmälde han sig en gång frivilligt att göra extraarbete när han förutsåg produktionsförseningar på grund av att flera andra anställda var sjuka. Han har regelbundet tagit på sig ytterligare ansvar och övertid, samtidigt som han också tagit en aktiv roll inom sitt samhälle och sin familj.` 
Denna paragraf bör inte vara längre än två eller tre meningar. I en mening kan du sammanfatta brevets kärna och rekommendera kandidaten. Du kan också inkludera en mening som relaterar exemplet från andra stycket till ditt framtida arbete. Du kan till exempel skriva: "Sedan dess, när jag utvärderar mina andra anställdas arbete, har jag alltid Jaap Jansens arbete i åtanke. Med sin uthållighet, organisations- och kommunikationsförmåga skulle Jaap vara ett värdefullt tillskott till ditt företag.` 
Ange ett specifikt sätt som mottagaren kan kontakta dig på, inklusive dagar och tider när du är eller inte är tillgänglig. Du kan till exempel skriva: `Om du har några frågor eller vill diskutera mina erfarenheter med Jaap på ett mer omfattande sätt, tveka inte att ringa mig på (020) 123 45 67. Jag kan vanligtvis nås på det här numret från måndag till fredag från 09:00 till 17:00.` 
Efter att noggrant granskat brevet och säkerställt att det är felfritt, kan du skriva ut en kopia på ditt logotypbrevpapper eller vitt brevpapper av god kvalitet. Signera brevet med blått eller svart bläck. Gör en kopia av det undertecknade brevet till ditt eget arkiv. Gör även en kopia till kandidatens personliga arkiv. Om du skickar brevet från din officiella position som kandidatens handledare kan du bli tvungen att göra en tredje kopia för företagets register. 
I synnerhet, om du skriver ett akademiskt rekommendationsbrev eller ett rekommendationsbrev för att erhålla en yrkeslicens, kan det finnas ytterligare krav för att skicka brevet. Ibland kan du bara ge brevet till kandidaten så skickar han eller hon det vidare till mottagaren, men i andra fall måste du skicka det direkt till mottagaren och kandidaten ska inte lämna ut brevet får. Det brukar i alla fall se bättre ut om du skickar brevet direkt till adressaten, snarare än genom kandidaten. På så sätt vet den slutliga mottagaren att kandidaten inte har ändrat innehållet i brevet. Var uppmärksam på inlämningsdeadline. Självklart vill du förhindra att ditt brev kommer för sent eller inte behandlas. Detta skulle ge ett dåligt intryck av kandidaten eller hindra honom eller henne från att få det där drömjobbet eller att bli antagen till sin önskade utbildning.
Skriv ett referensbrev
Om du har en ledande position, oavsett om du är på ett företag, skola eller universitet, eller som volontär i en förening eller ideell organisation, kan du ibland bli ombedd att skriva ett rekommendationsbrev till någon. Människor behöver ofta ett rekommendationsbrev eller en referens för att söka jobb eller för att söka en viss utbildning, kurs eller studie. Rekommendationsbrevet du skriver bör vara formellt i både format och ton och bör betona de positiva egenskaper eller färdigheter som framkommer av kandidatens arbete eller beteende.
Steg
Del 1 av 3: Formatera ett referensbrev
1. Skriv ditt brev på datorn med hjälp av ett ordbehandlingsprogram. Det kan verka mer personligt att skriva brevet för hand, men ett maskinskrivet brev ser mycket mer professionellt ut. Ett maskinskrivet brev är också mycket lättare att läsa för mottagaren.
- Använd hellre ett speciellt ordbehandlingsprogram för bokstäver än det vanliga skrivprogrammet på din dator. Du hittar till exempel inte alla alternativ du behöver för layouten av ditt brev i de vanliga ordbehandlingsprogrammen.
- Om kandidaten ber dig att skicka brevet med e-post måste du ändå skriva ett brev separat som du kan skriva under för hand, så att du sedan kan skicka det undertecknade brevet som en bilaga i PDF med e-postmeddelandet, i stället för att bara skriva brevet i själva e-postmeddelandet.
2. Hitta mallen för ett affärsbrev. Ordbehandlingsprogrammet du använder har oftast flera mallar som gör att du enkelt kan välja rätt format för ditt brev. Den klassiska affärsbrevmallen har vanligtvis fasta marginaler och andra fördefinierade inställningar så att du inte behöver ställa in allt manuellt.
3. Ange namn och adressuppgifter. Överst på första sidan i brevet anger du ditt namn och din adress; för att vara exakt i det övre högra hörnet på sidan. Du lägger namn och adress på mottagaren till vänster på samma sida.
4. Om du har det, använd brevhuvud med brevhuvud. Om din arbetsgivare har speciella brevpapper, eller om du har ditt eget personliga brevpapper, kommer det att få brevet att se mycket mer professionellt ut. I båda fallen, se till att du skriver ut brevet på papper av god kvalitet.
5. Gör ett första utkast. Det är vanligtvis en bra idé att organisera dina tankar om kandidaten innan du faktiskt skriver brevet. Gör en lista över egenskaper som du vill ha med i brevet och välj sedan de starkaste punkterna.
Del 2 av 3: Gör ett första utkast
1. Presentera dig själv och kandidaten. Det bör finnas en rad under ämnet för ditt brev som börjar med "Kära", följt av namnet på den person som ska ta emot brevet. I följande inledande mening nämner du ditt namn, namnet på kandidaten och anledningen till ditt brev.
- Förklara din relation till kandidaten och hur länge du har känt honom eller henne. Om du har vissa kvalifikationer som gör din referens mer värdefull, bör du också nämna dem.
- Bekräfta uppgifter som är relevanta för kandidatens ansökan eller ansökan. Om du är hans eller hennes befattningshavare inom yrkesområdet behöver du ange företagets namn och både din egen befattning och kandidatens befattning (i förekommande fall), hur länge kandidaten har arbetat på företaget och hur länge du har varit hans eller hennes handledare.
- Du kan till exempel skriva: `Jag heter Ben de Bie och jag arbetar som avdelningschef på Jeansfabriken. Jag skriver detta rekommendationsbrev till Jaap Jansen, som har arbetat under mitt ledarskap på Jeansfabriken de senaste fem åren.`
2. Nämn sedan minst tre exceptionellt goda färdigheter eller egenskaper som kandidaten har. Direkt efter din introduktion, inkludera en mening som listar de egenskaper och/eller färdigheter du kommer att beskriva mer detaljerat i brevets brödtext.
3. Ge exempel för att illustrera. I det andra stycket av ditt rekommendationsbrev kommer du att beskriva var och en av de färdigheter eller egenskaper du listade i slutet av det inledande stycket.
4. Skriv ditt avslutande stycke. I ditt tredje och sista stycke kan du avsluta med en positiv ton genom att upprepa och sammanfatta de färdigheter eller egenskaper du betonade i brevets brödtext. Dessutom kan du ange att du anser att kandidaten är lämplig för jobbet eller för den utbildning eller utbildning som han eller hon vill söka eller har sökt till.
5. Bjud in att ställa följdfrågor. I sista meningen i ditt brev är det bäst att ange på vilket sätt mottagaren enklast kan kontakta dig om han eller hon har frågor eller vill diskutera informationen i brevet med dig vidare.
Del 3 av 3: Avslutande av referensbrevet
1. Kontrollera ditt brev noga. En bokstav med stavnings- eller grammatikfel och felaktig användning av skiljetecken ger inte bara en negativ bild av kandidaten, utan också av dig. Beroende på vilken typ av jobb, kurs eller utbildning kandidaten har ansökt om kan ett dåligt granskat rekommendationsbrev påverka negativt.
- Ordbehandlingsprogrammet du har använt har förmodligen en stavnings- och/eller grammatikkontroll, men du bör aldrig lita blint på dessa funktioner.
- Skriv ut ett utkast till ditt brev och läs det noggrant. Att läsa bokstaven fram och tillbaka avslöjar ibland fel som du kan ha förbisett när du bara läser bokstaven fram och tillbaka.
- Du kan också läsa brevet högt. Detta kan hjälpa dig att upptäcka grammatiska fel, såväl som konstiga meningar eller strukturer som är förvirrande eller svåra att läsa. Om du märker att du stammar vid vissa delar när du läser dem högt, se om du kan skriva om dessa meningar för att göra dem lättare att läsa.
2. Sätt din signatur under brevet. Du bör avsluta ditt brev med en officiell avslutande fras som "Med vänlig hälsning", följt av utrymme för din signatur. Nedanför måste du skriva ditt fullständiga namn, precis under platsen där du ska sätta din signatur. Du kan också lägga kontaktuppgifter under ditt inskrivna namn, men det är inte nödvändigtvis nödvändigt.
3. Skicka brevet. Fråga kandidaten hur man skickar brevet till mottagaren och följ dessa anvisningar. Om du skickar brevet med e-post kan du även överväga att skicka en utskriven kopia av brevet med vanlig post.
Varningar
- Var positiv och försök att inte nämna några svagheter eller andra mindre goda egenskaper som kandidaten kan ha.
- Om du inte tror att du kan säga tillräckligt mycket positiva saker om kandidaten, är det bättre att inte acceptera begäran om att skriva hans eller hennes rekommendationsbrev.
- Glöm aldrig att du genom att skriva ett rekommendationsbrev faktiskt sätter ditt eget rykte på spel. Det är därför bättre att inte göra det om du inte har fullt förtroende för hans eller hennes lämplighet för jobbet han eller hon söker.
- Ange inte i brevet kandidatens kön, ursprung eller ålder, om kandidaten har en funktionsnedsättning eller någon annan information relaterad till kandidatens fysiska eller kulturella situation. Dessa är egenskaper som mottagaren av ditt brev inte bör beakta när han bestämmer sig för att anställa eller anta kandidaten.
Оцените, пожалуйста статью
