Delegera

1. Lägg ditt ego åt sidan. Ett stort mentalt hinder på vägen till delegering är tanken att om du vill få något gjort rätt, är det bättre att göra det själv. Du är inte den enda personen på jorden som kan göra det på rätt sätt. Du är kanske den enda som kan göra bra ifrån sig just i detta ögonblick, men om du tar dig tid att träna någon kommer de så småningom att kunna göra det ganska bra. Kanske kan den andra personen göra det ännu snabbare eller bättre än du och det är inte bara något att acceptera, utan också något att välkomna.

• Tänk logiskt och realistiskt – kan du göra det här jobbet själv? Du måste arbeta ihjäl dig för att kunna kombinera detta arbete med ditt normala ansvar? Om så är fallet, bör du se till att du delegerar en del av ditt arbete. Det finns ingen anledning att skämmas eller känna att du inte är tillräckligt bra – faktiskt, du gör ditt jobb mer effektivt när du söker hjälp när du behöver det.

2. Vänta inte på att folk ska ställa upp som volontär. Om du har svårt att delegera uppgifter kan du lida av ett lindrigt så kallat martyrsyndrom – allt kan bli för mycket för dig, och du undrar ofta varför folk aldrig ens erbjuder dig att hjälpa dig. Var ärlig mot dig själv – när de gör det, tacka inte du nej till deras hjälp, mer eller mindre automatiskt eller av artighet, för det mesta? Undrar varför de inte tryckte på lite mer? Känner du att om dina roller var omvända, skulle du förmodligen hjälpa de andra utan att tveka?? Om du ställer dessa frågor med "Ja" du kommer att behöva arbeta med din förmåga att kontrollera situationen. Ta hand om det själv att du får den hjälp du behöver – och vänta inte på att hjälpen ska komma till dig, för den kanske inte kommer alls.

3. Sluta se en begäran om hjälp som något negativt. Många känner sig obekväma att behöva be om hjälp. Du kanske känner skuld, eller känner att du är en börda för andra, eller skäms för det för att du (av någon anledning) tycker att du borde kunna lösa allt själv.

4. Lär dig att lita på andra. Om du är rädd för att delegera för att du inte tror att någon kan göra ett jobb så bra som du, tänk på två saker: För det första är faktum att med tillräckligt med träning kan nästan vem som helst bli bra på något, och för det andra kan du är kanske inte alls en sådan världstalang som man kan tro. När du delegerar arbete frigör du inte bara tid för dig själv – samtidigt ger du den som hjälper dig en chans att öva på en ny färdighet eller göra en ny sorts jobb. Ha tålamod – om du ger honom eller henne tillräckligt med tid kommer din assistent förmodligen att göra det arbete du har delegerat om så bra som du kunde ha gjort det. Om inte arbetet du delegerar är mycket viktigt, kommer det förmodligen inte att vara ett problem om din assistent lär sig att göra det rätt över tiden. Om arbetet är mycket viktigt är det bättre att tänka efter innan man delegerar det!

1. Sätta bollen i rullning. Det första steget är det svåraste, men samtidigt det viktigaste. Du bör ta steget och be någon hjälpa dig (eller, om du är handledare, berätta för någon att han eller hon måste att hjälpa.) Känn dig inte skyldig över detta – så länge du är artig, trevlig och elegant finns det inget oförskämt i att be (eller instruera) någon att hjälpa dig. Försök att vara snäll och förstående samtidigt som du inte glömmer det allvarliga i din förfrågan.

• Om du inte är säker på hur du specifikt ska be någon att göra en del av ditt arbete åt dig, försök att hålla det kort och koncist. Säg till exempel något som: "Hej, kan jag prata med dig en sekund?? Jag undrade om du kunde hjälpa mig att installera den där stora högen med hårddiskar som vi just fick. Jag kan inte eftersom jag inte är på kontoret idag. Kan du kanske hjälpa mig?" Pressa inte hjälparen, utan se till att han/hon vet att hans eller hennes hjälp behövs.
• Be om hjälp så får du (förmodligen) den. Var inte rädd för att delegera eftersom du tror att du kommer att framstå som oförskämd eller befallande. Se på det så här: hur känner du när andra ber dig att göra något för dem? Känner du dig kränkt eller orättvist behandlad?? Eller är du (normalt) bara för villig att hjälpa? Det senare är förmodligen fallet!

2. Ta inte ett avslag personligt. Ibland kan folk helt enkelt inte hjälpa dig hur mycket de än vill - det är synd, men sant. Det kan bero på flera anledningar – det vanligaste är att den som ber dig om hjälp redan är väldigt upptagen med sitt eget arbete. Ta det inte för personligt – bara för att någon inte kan (eller vill) hjälpa dig just nu, betyder det inte att de hatar dig. Vanligtvis betyder det bara att den andra personen antingen är upptagen eller för lat för det – varken mer eller mindre.

3. Delegera det slutliga målet, inte proceduren. Detta är nyckeln till att undvika att förvandlas till mardrömmen för vad som är känt som en mikromanager. Sätt tydliga riktlinjer för vilken typ av resultat du förväntar dig, och visa den andra personen hur man gör det, men säg också att den andra personen kan göra det på sitt eget sätt, så länge det görs rätt och i tid är gjort.

4. Var beredd på att du måste utbilda din assistent. I nästan alla fall kommer du behöva avsätta lite av din tid för att lära personen som ska hjälpa dig hur du utför den uppgift du har delegerat till dem, även om det är ett relativt enkelt jobb. Kom ihåg att processer som kan verka ganska enkla och okomplicerade för dig kanske inte är så enkla för någon som aldrig har hanterat dem tidigare. Var redo att inte bara förklara steg för steg för din assistent det arbete du har delegerat till honom eller henne, utan också att tålmodigt svara på alla frågor han eller hon kan tänkas vilja ställa till dig.

5. Bestäm vilka verktyg som behövs för att slutföra uppgiften. Du kan ha vissa verktyg till ditt förfogande som är nödvändiga för att utföra uppgiften, medan den person som du anförtror uppgiften kanske inte har tillgång till dem. Saker som lösenordsskyddad data, specialiserade enheter och vissa andra verktyg kan vara nödvändiga för att få jobbet gjort, så se till att din assistent har allt han eller hon behöver för att få jobbet gjort framgångsrikt.

6. Förstå att din hjälpare inte kan göra mer än en sak åt gången. Medan din assistent hjälper dig, utför den personen inte sitt vanliga ansvar. Kom ihåg att din assistent förmodligen har ett fullspäckat schema, precis som du. Ställ dig själv följande fråga: vilken typ av arbete kommer han eller hon att lämna bakom sig för att utföra ditt jobb? När du delegerar en uppgift till någon, se till att du vet svaret på den här frågan.

7.Ha tålamod. Den du delegerar till kommer ändå att göra misstag samtidigt som du lär dig hur du utför den nya uppgiften. Det är en del av inlärningsprocessen, så inkludera det i ditt schema. Delegera inte en uppgift under förutsättning att din assistent kommer att göra jobbet perfekt om han eller hon inte redan har påvisbar kunskap och erfarenhet inom det berörda området. Om resultatet av ett projekt inte riktigt blir som du ville att det skulle bli eftersom din partner inte kunde slutföra en helt ny uppgift som du delegerat perfekt till honom eller henne, då är det ditt fel, inte hans eller hennes. Se till att personen som hjälper dig kan lita på dig så att det delegerade arbetet kan bli en intressant läroupplevelse för dem, inte något att vara rädd för.

8.Förbered dig på förutsägbara problem. Skapa backup-planer och var redo att gå in om något går fel. Vet vad som kommer att hända om ett viktigt ögonblick eller deadline missas. Hinder och oväntade utmaningar är ständigt närvarande oavsett om du är på jobbet eller hemma – även tekniken misslyckas ibland. Se till att din assistent kan lita på att om något oväntat händer kommer du att förstå och hjälpa honom eller henne att hålla den deadline – lägg inte hela skulden på din assistent för det första problemet.

9. Bekräfta din assistents hjälp när han eller hon förtjänar det. Att delegera uppgifter till någon annan är nödvändigt om man ska ta ett allt större ansvar. Men det är kontraproduktivt om du delegerar en uppgift, låter din assistent arbeta hårt på det och sedan tar all äran för dig själv. Erkänn och beröm de ansträngningar som andra har gjort i ditt namn.

10. Säga: "Tack." När någon gör något för dig är det viktigt att tacka dem, inse vikten av deras hjälp och låta personen som hjälpte dig veta att de är uppskattade. Om du inte gör det kommer du att göra ett otacksamt intryck, även om du kanske inte är det. Kom ihåg att folk inte kan läsa dina tankar. Chansen att någon hjälper dig igen är mycket större om han eller hon känner sig uppskattad.