Instrucțiuni gratuite pas cu pas 
Att tajma en stor uppgift är inte till hjälp utan att titta på de delar som utgör uppgiften. Om du analyserar komponenterna kan du leta efter ineffektivitet. Du kommer inte att hålla upp personen - du avbryter bara uppgiften i registreringssyfte. Om jobbet till exempel är att kontrollera posten, kan komponenterna inkludera att gå till postavdelningen, hämta posten, lämna tillbaka posten till skrivbordet, öppna kuvert, läsa posten och slänga eller hantera brev. Det kan hjälpa att observera som grupp. På så sätt kan du be en person att arbeta med stoppuret, en person till tid och en person att göra anteckningar. Du kan också tillämpa detta tillvägagångssätt på dig själv. Skriv i så fall ner varje del när du gör det. 
Testa uppgiften under en tid. Du kan till exempel testa det i en vecka eller till och med en månad. 
Nyckeln är att hitta rätt detaljnivå. Du vill inte vara för detaljerad eftersom det inte hjälper att tajma hur lång tid det tar att trycka på en enda knapp. Men man vill inte heller jobba för brett, för då har man inte tillräckligt med data för att jobba med effektivitet. Låt oss säga att du kollar din e-post. Du kan dela upp detta i att logga in på din dator och e-post, radera skräppost utan att öppna den, läsa e-postmeddelanden, skriva svar och organisera e-post i mappar. 
För mer exakthet, inkludera data över flera dagar. 
Om du ständigt kollar och läser e-post under dagen, distraherar du hela tiden ditt sinne från vad du än gör. Det är ofta bättre att göra alla uppgifter på en gång, som att läsa mejl på morgonen, eftermiddagen och precis innan du slutar arbeta. 
Om du till exempel måste lagra pappersarbete i ett annat rum utanför ditt kontor dagligen, överväg att göra allt på en gång. Att ständigt gå fram och tillbaka tar bort tid som du kan lägga på andra uppgifter. ">
Genomför en tids- och rörelsestudie
En tids- och rörelsestudie används för att analysera arbetseffektivitet genom observation och timing av uppgifter. Det kan hjälpa dig att se var din dag kan bli mer effektiv, vilket sparar tid och energi – något som alla kan använda! Du kan utföra en för dig själv eller observera en annan person. Först måste du bestämma vilken metod du ska använda, från realtidsobservation till en samplingsmetod, och sedan observerar och tidsbestämmer du uppgiften. Efter att du är klar med researchen kan du använda datan för att skapa en mer effektiv arbetsprocess.
Steg
Del 1 av 3: Välja metod för dataregistrering
1. Använd "arbetsprover" om du har ont om tid. Med detta tillvägagångssätt observerar du personen vid vissa ögonblick istället för kontinuerligt. Intervallerna kan vara regelbundna eller slumpmässiga. Man observerar personen under en tid och extrapolerar sedan från proverna hur mycket tid som läggs på varje uppgift. Denna typ av forskning fungerar bättre på uppgifter som har färre komponenter eller anställda som generellt utför färre olika uppgifter.
- Till exempel, om någons huvudsakliga jobb är fakturering, kan slumpmässigt urval fungera eftersom varje gång du checkar in får du en ögonblicksbild av vad personen gör. När du har all data kan du ta reda på vilken uppgift eller del personen lägger mest tid på genom att titta på hur ofta och hur länge han eller hon dyker upp i varje slumpmässigt urval.
- Fördelen med denna metod är att du kan observera mer än en person under en given tidsperiod genom att rotera varje person.
- Om du använder den här metoden på dig själv, ställ in ett alarm så att det går i specifika intervall så att du kan spela in vad du gör under en viss tid.
2. Observera uppgiften i realtid för att ställa frågor. I detta tillvägagångssätt är du i rummet med personen som gör uppgiften. Observera vad de gör och dela upp uppgiften i mindre delar medan du registrerar tiderna. Varje del ska vara vettig som en helhet utan att bli så detaljerad att du inte kan hänga med.
3. Spela in en video för att hjälpa deltagaren att prestera på ett mer naturligt sätt. Istället för att observera uppgifterna i realtid spelar du in en video. På så sätt kan du gå tillbaka senare och analysera hur lång tid varje uppgift tar. Du kommer inte att missa mycket eftersom du alltid kan spola tillbaka videon för att se något igen.
4. Spela in en video av dig själv för en närmare undersökning. Om du gör forskningen på dig själv, kommer detta tillvägagångssätt att vara mycket lättare än de andra två. Sätt en kamera på ett stativ på en plats som kan fånga vad du gör. Låt kameran spela in medan du utför någon uppgift, som att skriva en rapport.
Del 2 av 3: Genomförande av utredningen
1. Skapa ett kalkylblad för att hålla reda på data. Du behöver en plats att skriva vad uppgiften är, och ett kalkylblad är idealiskt. Du behöver också en plats att hålla koll på tiden. Jobben körs ofta i omgångar. Om så är fallet måste du registrera tiden för varje del av varje uppgift någonstans. Allt du behöver är några numrerade rutor för denna del. Lägg också till en kolumn för anteckningar.
- Om uppgiften till exempel kontrollerar e-post och en av komponenterna läser e-post, anteckna den tid det tar att läsa varje e-postmeddelande i de numrerade rutorna bredvid komponenten.
2. Dela in arbetet i små kategorier. En del av att genomföra en tids- och rörelseundersökning är att ta reda på exakt hur mycket tid som läggs på varje uppgift. I allmänhet är det enda sättet att förbättra effektiviteten att titta på de små åtgärderna inom varje uppgift. Medan arbetet pågår, identifiera varje del av uppgiften och skriv en kort beskrivning.
3. Håll koll på tiden för varje uppgift. Börja med ett stoppur. Håll reda på tiden för varje del av uppgiften, och anger hur lång tid det tog att slutföra varje del. Det är ofta lättare att bara stanna och starta timern, baserat på förfluten tid. Du kan komma tillbaka senare och ta reda på hur många sekunder som spenderades på varje uppgift.
4. Håll koll på tiden med hjälp av videoinspelning. När du använder en video måste du stoppa och starta videon för varje del du vill tajma. På så sätt hinner du skriva ner dina anteckningar och tiderna för varje del.
Del 3 av 3: Analysera resultaten och göra ändringar
1. Beräkna medelvärdet av tiderna för varje komponent. När du är klar, ta tiderna för varje del och hitta medelvärdet. För att hitta ett medelvärde lägger du ihop alla tider för en händelse och dividerar summan med antalet gånger i den gruppen.
- Om du till exempel läser e-postmeddelanden som en del kan tiderna vara 65 sekunder, 210 sekunder, 240 sekunder, 39 sekunder och 354 sekunder. Lägg ihop siffrorna: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Dividera summan med antalet gånger. I det här fallet är det fem, så dividera 908 med fem så får du i genomsnitt 181,6 sekunder per e-post.
2. Bestäm den genomsnittliga tiden för uppgiften. Det enklaste sättet att hitta medeltiden för hela uppgiften är att lägga ihop alla medelvärden för delarna. Det ger dig genomsnittet för hela uppgiften.
3. Tilldela dina uppgifter ett högt eller lågt värde. Att tilldela ett högt eller lågt värde till varje uppgift kan hjälpa dig att prioritera det som är viktigt. Du behöver inte tilldela ett nummer - du måste bara markera dem som högt eller lågt värde. Till exempel kan det vara viktigt att svara på e-postmeddelanden på jobbet, men om du inte är i kundtjänst är det förmodligen mindre värt än att fylla i en viktig rapport.
4. Dra ner på tidskrävande uppgifter med lågt värde. När du har betygsatt dina uppgifter kan du se vilka uppgifter som är tidskrävande men totalt sett lågt värde. Det är de uppgifter där du måste tänka på ett sätt att skära ner på dem. Det är också viktigt att titta på de uppgifter som är tidskrävande, men som har ett högt värde. Det är ingen skada att försöka göra dessa uppgifter mer effektiva.
5. Akta dig för multitasking. Multitasking gör i många fall att enskilda uppgifter tar längre tid eftersom du inte kan ge någon av uppgifterna din fulla uppmärksamhet. I fall där du gör flera saker, som att gå fram och tillbaka mellan e-post och skriva en rapport, bör du försöka ändra det. Ställ in en period där du bara gör en sak. Om du skriver en rapport, ignorera dina e-postmeddelanden.
6.Leta efter saker som är ineffektiva att skära ner på. Sådana problem hittar man ofta i rutinerna som man tar tid och beskriver. Att eliminera ineffektiv handel kan hjälpa dig att arbeta bättre och få mer gjort på den tid du har.
"Genomför en tids- och rörelsestudie"
Оцените, пожалуйста статью
